Kontrola niemieckiego urzędu celnego w polskiej firmie

Autor: dr Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. – radca prawny, specjalistka w zakresie prawa delegowania pracowników do Niemiec i reprezentowania firm delegujących w sporach z niemieckimi firmami. Autorka bloga bartmanlegalupdates.com

Spis treści:

1. Poprawność delegowania
2. Kontrola Zollamt a gwarancja wynagrodzenia
3. Wymóg posiadania wizy Vander Elst
4. Zgłoszenie i aktualizacja danych w Meldeportal
5. O co może zapytać urząd?
6. Brak siedziby w Niemczech a przebieg kontroli
7. O czym warto pamiętać?
8. Sekcja FAQ
9. Checklista

Przedsiębiorca wykonujący usługi na terytorium Niemiec i delegujący pracowników do Niemiec, może spodziewać się kontroli ze strony urzędu celnego w Niemczech – Zollamt. Taka kontrola może być bardzo stresującym zdarzeniem, dlatego wskazujemy, jak się do niej przygotować i na co zwrócić uwagę.

Poprawność delegowania

W pierwszej kolejności zawsze radzimy, aby przygotować się do kontroli zawczasu, czyli zadbać o poprawność delegowania… Poprawność delegowania z perspektywy Zollamt oznacza przede wszystkim spełnienie wymagań dotyczących zagwarantowania pracownikom delegowanym warunków delegowania na terytorium Niemiec w rozumieniu niemieckiej ustawy o delegowaniu pracowników Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) oraz ustawy o płacy minimalnej Mindestlohngesetz (MiLoG). W przypadku pracy tymczasowej należy także uwzględnić regulacje ustawy Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG).

Kontrola Zollamt a gwarancja wynagrodzenia

W przypadku kontroli Zollamt chodzi przede wszystkim o gwarancję wynagrodzenia na terytorium Niemiec, które może wynikać z niemieckiej ustawy o płacy minimalnej (MiLoG) lub układów zbiorowych obowiązujących na terytorium Niemiec dla pracowników delegowanych. W celu sprawdzenia, czy przedsiębiorca gwarantuje pracownikowi wymagane wynagrodzenie, Zollamt wzywa do przedłożenia m.in. ewidencji czasu pracy, listy płac, czy też dowodów wypłaty wynagrodzeń dla pracowników. Pracownicy delegowani powinni posiadać przy sobie zaświadczenia A1, zaś pracownicy z tzw. państw trzecich – wizę vander elst.

Wymóg posiadania wizy Vander Elst

W kwestii wspomnianej wizy, praktyka kontrolna Zollamt nie jest jednolita. W niektórych miejscowościach jednostki Zollamt wymagają okazania takich wiz podczas kontroli, jednak nie zawsze. Na oficjalnej stronie internetowej Zollamt znajduje się jednak informacja, zgodnie z którą posiadanie takiej wizy jest wymagane dla obywateli państw trzecich. Trzeba zatem o tym pamiętać.

Zgłoszenie i aktualizacja danych w Meldeportal

Jeżeli dla danej branży wymagane jest zgłoszenie pracowników za pośrednictwem portalu meldeportal-mindestlohn.de (dotyczy przede wszystkim branży budowlanej i okołobudowlanej), wówczas podczas kontroli okoliczność ta zostanie również sprawdzona. Warto więc nie tylko zgłaszać pracowników, ale i dbać o aktualizację danych wskazanych w zgłoszeniu, chociażby w zakresie wydłużonych lub skróconych terminów delegowań.

O co może zapytać urząd?

W przypadku kontroli urzędu celnego, urząd może zapytać o wiele szczegółowych kwestii dotyczących wynagrodzenia, w tym o:

• wynagrodzenie brutto i netto wynikające z listy płac,
• składniki wynagrodzenia ujawnione na liście płac,
• umowy o pracę, aneksy wyjazdowe, polecenia podróży,
• wykazanie wydatków na zwrot kosztów noclegu, wyżywienia, itp.,
• wykazanie diet, które są zgodnie z polskim prawem zwolnione z opodatkowania i oskładkowania,
• ewidencje godzin.

Zollamt może także zainteresować się rozliczeniami pomiędzy przedsiębiorcami w kontekście tzw. ukrytej pracy tymczasowej, jednak jest to również stosunkowo rzadko spotykana sytuacja.  

Brak siedziby w Niemczech a przebieg kontroli

W przypadku polskich firm, które nie mają siedziby w Niemczech, kontrole opierają się w znaczącej mierze na dokumentach przedłożonych przez pracodawcę, choć nie można wykluczyć przesłuchania pracowników. Przesłuchania dotyczą w szczególności sytuacji nielegalnych pracowników z państw trzecich, którzy bez wymaganej wizy vander elst mogą zostać „wydaleni“ z Niemiec z zakazem wjazdu na okres np. 2 lat lub też w łagodniejszej formie – zostać poproszeni o opuszczenie kraju z obowiązkiem poświadczenia powrotu w konsulacie w Polsce (jeżeli mają np. polskie zezwolenie na pobyt).

O czym warto pamiętać?

Kontrole niemieckiego urzędu celnego przebiegają zazwyczaj w dość spokojny sposób i koncentrują się na uzyskaniu od przedsiębiorcy wymaganej dokumentacji. Z urzędem można także kontaktować się mailowo, choć w przypadku większych plików może być wymagane dosłanie pendrive z danymi. Kluczem do sukcesu w przypadku kontroli jest jednak prawidłowe przygotowanie dokumentacji oraz jej spójność. Zoll będzie przede wszystkim zwracać uwagę na gwarancję płacy minimalnej.

Warto pamiętać:

• niemiecki urząd celny może wymagać przedłożenia polskich dokumentów płacowych, ale nie może kwestionować zasad rozliczeń płacowych przyjętych przez pracodawcę. W razie powzięcia wątpliwości, urząd może skierować w tym zakresie odpowiednie zapytanie do Państwowej Inspekcji Pracy w celu ewentualnej kontroli pracodawcy w Polsce, co jest jednak bardzo rzadką praktyką,

• niemiecki urząd celny nie kontroluje delegujących przedsiębiorców pod kątem spełniania obowiązków podatkowych na terytorium Niemiec, np. w kwestii powstania zakładu podatkowego, czy też klauzuli 183 dni. Zagadnienia te należą do wyłącznej kompetencji urzędów skarbowych w Niemczech.

✅ Sekcja FAQ

❓ Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy każda kontrola Zollamt kończy się karą?

Nie - celem kontroli jest weryfikacja dokumentacji. Kara może być nałożona tylko przy brakach, np. niezłożeniu zgłoszenia lub niewłaściwej płacy pracowników delegowanych.

Jakie dokumenty należy przygotować na kontrolę?

M.in. ewidencję czasu pracy, listy płac, dowody wypłaty, zaświadczenia A1, umowy, rozliczenia diet i kosztów oraz ewentualnie wizę Vander Elst dla pracowników spoza UE.

Czy potrzebna jest wiza Vander Elst?

Tak - jeśli delegujesz pracowników spoza UE, a nie mają paszportu UE lub EOG. Niektóre oddziały Zollamt wymagają okazania tej wizy przy kontroli.

Czy Zollamt sprawdza podatki w Finanzamt?

Nie - Zollamt kontroluje tylko zgłoszenia i warunki pracy delegowanych. Sprawy podatkowe należą do Finanzamtu i innych urzędów skarbowych.

✅ Checklista: Co przygotować na kontrolę Zollamt:

• Zgłoszenie delegowanych pracowników  w portalu Meldeportal (jeżeli wymagane)
• Ewidencja czasu pracy i listy płac,
• Zaświadczenia A1,
• Wizy Vander Elst – dla pracowników spoza UE,
• Umowy, aneksy delegacyjne, polecenia wyjazdu,
• Rozliczenia diet, zwrotów kosztów, potwierdzenia wypłat.

Zobacz jeszcze:

• Kontrola agencji pracy tymczasowej przez Bundesagentur für Arbeit
• Zgłoszenie pracowników do niemieckiego urzędu celnego (Zollamt) – krok po kroku
• Zakład podatkowy w Niemczech…co przerywa bieg 12 – miesięcznego okresu
• Od czego zacząć delegowanie do Niemiec?

W razie zainteresowania powyższą tematyką, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią lub udziału w szkoleniach organizowanych przez naszą Kancelarię.

Więcej informacji na temat aktualnych szkoleń znajdziecie Państwo w zakładce „Szkolenia”.

O mnie

Dr Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. jest radcą prawnym w BLU Kancelarii Prawnej we Wrocławiu oraz autorką bloga bartmanlegalupdates.com, na którym w przystępny i praktyczny sposób analizuje zagadnienia z zakresu prawa delegowania, europejskiego prawa pracy, międzynarodowego prawa podatkowego, prawa umów i dochodzenia roszczeń w transgranicznych relacjach gospodarczych.  

Specjalizuje się w obsłudze firm prowadzących działalność transgraniczną – w szczególności na styku Polski i Niemiec. Na co dzień doradza przedsiębiorcom w sprawach dotyczących zakładów podatkowych, obowiązków rejestracyjnych, delegowania pracowników, sporów sądowych z niemieckimi firmami, umów handlowych. 

Autorka licznych publikacji branżowych, prelegentka i szkoleniowiec. W swojej pracy stawia na jasny przekaz, konkretne rozwiązania i podejście dostosowane do realnych wyzwań biznesowych.

"Nie piszę o przepisach dla samych przepisów – piszę, żeby pomóc firmom zrozumieć ich konsekwencje w praktyce."

Skontaktuj się ze mną pod adresem