Zgłoszenie pracowników do niemieckiego urzędu celnego (Zollamt)

Świadczenie usług bądź wykonywanie prac na terytorium Niemiec przez polskich przedsiębiorców wiąże się z koniecznością spełnienia licznych wymogów, jakie nakładają przepisy prawa niemieckiego. Jednym z nich jest ciążący na firmach działających w konkretnie określonych branżach, na przykład budownictwie, obowiązek zgłaszania delegowanych do Niemiec pracowników do tamtejszego urzędu celnego (Zollamt).

Obowiązek zgłoszenia pracowników delegowanych do Zollamt

Obowiązek ten wynika z treści:

• ustawy o delegowaniu pracowników (Arbeitnehmer-Entsendegesetz),
• ustawy o minimalnym wynagrodzeniu (Mindestlohngesetz) oraz
• ustawy o zwalczaniu nielegalnego zatrudnienia i pracy „na czarno" (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz).

Zgłoszenie pracownika online

Na potrzeby zgłaszania pracowników utworzona została specjalna witryna internetowa, dostępna pod adresem www.meldeportal-mindestlohn.de. Korzystanie z niej wymaga uprzedniej rejestracji, zaś przy pierwszym prawidłowym zalogowaniu konieczne jest podanie podstawowych danych podmiotu zgłaszającego; w przypadku działalności jednoosobowej będą to najczęściej dane osoby prowadzącej tę działalność, natomiast w sytuacji osób prawnych – dane samej firmy oraz osoby, która w jej imieniu dokonywać będzie zgłoszeń.

Jak dokonać zgłoszenia?

Sam proces zgłoszeniowy polega na wypełnieniu kilku następujących po sobie zakładek. Pierwsza odnosi się do wskazania rodzaju zgłoszenia – czy jest to zgłoszenie dokonywane po raz pierwszy, czy też modyfikacja przesłanego uprzednio zgłoszenia (zgłoszenie modyfikujące). W kolejnej zakładce należy wybrać właściwą branżę (np. budowlana i okołobudowlana) i wskazać miejsca wykonywania prac oraz okres ich realizacji (data końcowa jest datą szacunkową, a więc może ulec zmianie).

Następne zakładki uzupełniane są o informacje z zakresu miejsca przechowywania dokumentacji związanej z delegowaniem (takiej jak umowy o pracę, ewidencja czasu pracy, dowody wypłaty wynagrodzenia), osoby upoważnionej do kontaktów na terytorium Niemiec (przede wszystkim na wypadek kontroli urzędu) i przyjmowania wszelkich doręczeń (może być to jedna i ta sama osoba). W tym miejscu warto się zatrzymać i zwrócić uwagę, że wskazanie prawidłowego adresu do doręczeń bywa problematyczne. Adres ten jest wskazywany w celu umożliwienia Zollamt kontaktu z przedsiębiorcą na wypadek na przykład kontroli lub czynności wyjaśniających. Jeżeli nazwa przedsiębiorcy nie jest prawidłowo oznakowana np. na budynku, a listonosz nie doręczy przesyłki z Zollamt z uwagi na brak adresata pod wskazanym w zgłoszeniu adresem, powyższe może skończyć się nałożeniem kary z powodu nieprawidłowego wykonania obowiązku zgłoszeniowego. Warto więc zwrócić na tę kwestię uwagę i uzgodnić z podmiotem, którego adres wskazujemy, aby oznaczył w sposób niebudzący wątpliwości, dane przedsiębiorcy wykonującego zgłoszenie do Zollamt.

Jedną z ostatnich zakładek jest ta pozwalająca wpisać dane osobowe pracowników (imię, nazwisko i datę urodzenia) oraz okres realizacji prac w Niemczech (zasadniczo tożsamy z tym podanym kilka zakładek wcześniej). Na koniec pozostaje weryfikacja wprowadzonych danych, złożenie oświadczenia o dotrzymywaniu warunków pracy obowiązujących w Niemczech oraz wysłanie zgłoszenia do urzędu.

Co ważne, w przypadku zmiany długości pobytu pracowników w Niemczech (skrócenie lub wydłużenie okresu podanego w zgłoszeniu) należy niezwłocznie dokonać aktualizacji poprzez złożenie zgłoszenia modyfikującego.

dr Katarzyna Styrna – Bartman LL.M., radca prawny, Rafał Garus, radca prawny.

Wszystkie prawa zastrzeżone.