Kontrola niemieckiego urzędu celnego w polskiej firmie

Przedsiębiorca wykonujący usługi na terytorium Niemiec i delegujący pracowników do Niemiec, może spodziewać się kontroli ze strony urzędu celnego w Niemczech – Zollamt. Taka kontrola może być bardzo stresującym zdarzeniem, dlatego wskazujemy, jak się do niej przygotować i na co zwrócić uwagę.

Poprawność delegowania

W pierwszej kolejności zawsze radzimy, aby przygotować się do kontroli zawczasu, czyli zadbać o poprawność delegowania… Poprawność delegowania z perspektywy Zollamt oznacza przede wszystkim spełnienie wymagań dotyczących zagwarantowania pracownikom delegowanym warunków delegowania na terytorium Niemiec w rozumieniu niemieckiej ustawy o delegowaniu pracowników Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) oraz ustawy o płacy minimalnej Mindestlohngesetz (MiLoG). W przypadku pracy tymczasowej należy także uwzględnić regulacje ustawy Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG).

Kontrola Zollamt a gwarancja wynagrodzenia

W przypadku kontroli Zollamt chodzi przede wszystkim o gwarancję wynagrodzenia na terytorium Niemiec, które może wynikać z niemieckiej ustawy o płacy minimalnej (MiLoG) lub układów zbiorowych obowiązujących na terytorium Niemiec dla pracowników delegowanych. W celu sprawdzenia, czy przedsiębiorca gwarantuje pracownikowi wymagane wynagrodzenie, Zollamt wzywa do przedłożenia m.in. ewidencji czasu pracy, listy płac, czy też dowodów wypłaty wynagrodzeń dla pracowników. Pracownicy delegowani powinni posiadać przy sobie zaświadczenia A1, zaś pracownicy z tzw. państw trzecich – wizę vander elst.

Wymóg posiadania wizy Vander Elst

W kwestii wspomnianej wizy, praktyka kontrolna Zollamt nie jest jednolita. W niektórych miejscowościach jednostki Zollamt wymagają okazania takich wiz podczas kontroli, jednak nie zawsze. Na oficjalnej stronie internetowej Zollamt znajduje się jednak informacja, zgodnie z którą posiadanie takiej wizy jest wymagane dla obywateli państw trzecich. Trzeba zatem o tym pamiętać.

Zgłoszenie i aktualizacja danych w Meldeportal

Jeżeli dla danej branży wymagane jest zgłoszenie pracowników za pośrednictwem portalu meldeportal-mindestlohn.de (dotyczy przede wszystkim branży budowlanej i okołobudowlanej), wówczas podczas kontroli okoliczność ta zostanie również sprawdzona. Warto więc nie tylko zgłaszać pracowników, ale i dbać o aktualizację danych wskazanych w zgłoszeniu, chociażby w zakresie wydłużonych lub skróconych terminów delegowań.

O co może zapytać urząd?

W przypadku kontroli urzędu celnego, urząd może zapytać o wiele szczegółowych kwestii dotyczących wynagrodzenia, w tym o:

• wynagrodzenie brutto i netto wynikające z listy płac,
• składniki wynagrodzenia ujawnione na liście płac,
• umowy o pracę, aneksy wyjazdowe, polecenia podróży,
• wykazanie wydatków na zwrot kosztów noclegu, wyżywienia, itp.,
• wykazanie diet, które są zgodnie z polskim prawem zwolnione z opodatkowania i oskładkowania,
• ewidencje godzin.

Zollamt może także zainteresować się rozliczeniami pomiędzy przedsiębiorcami w kontekście tzw. ukrytej pracy tymczasowej, jednak jest to również stosunkowo rzadko spotykana sytuacja.  

Brak siedziby w Niemczech a przebieg kontroli

W przypadku polskich firm, które nie mają siedziby w Niemczech, kontrole opierają się w znaczącej mierze na dokumentach przedłożonych przez pracodawcę, choć nie można wykluczyć przesłuchania pracowników. Przesłuchania dotyczą w szczególności sytuacji nielegalnych pracowników z państw trzecich, którzy bez wymaganej wizy vander elst mogą zostać „wydaleni“ z Niemiec z zakazem wjazdu na okres np. 2 lat lub też w łagodniejszej formie – zostać poproszeni o opuszczenie kraju z obowiązkiem poświadczenia powrotu w konsulacie w Polsce (jeżeli mają np. polskie zezwolenie na pobyt).

O czym warto pamiętać?

Kontrole niemieckiego urzędu celnego przebiegają zazwyczaj w dość spokojny sposób i koncentrują się na uzyskaniu od przedsiębiorcy wymaganej dokumentacji. Z urzędem można także kontaktować się mailowo, choć w przypadku większych plików może być wymagane dosłanie pendrive z danymi. Kluczem do sukcesu w przypadku kontroli jest jednak prawidłowe przygotowanie dokumentacji oraz jej spójność. Zoll będzie przede wszystkim zwracać uwagę na gwarancję płacy minimalnej.

Warto pamiętać:

• niemiecki urząd celny może wymagać przedłożenia polskich dokumentów płacowych, ale nie może kwestionować zasad rozliczeń płacowych przyjętych przez pracodawcę. W razie powzięcia wątpliwości, urząd może skierować w tym zakresie odpowiednie zapytanie do Państwowej Inspekcji Pracy w celu ewentualnej kontroli pracodawcy w Polsce, co jest jednak bardzo rzadką praktyką,

• niemiecki urząd celny nie kontroluje delegujących przedsiębiorców pod kątem spełniania obowiązków podatkowych na terytorium Niemiec, np. w kwestii powstania zakładu podatkowego, czy też klauzuli 183 dni. Zagadnienia te należą do wyłącznej kompetencji urzędów skarbowych w Niemczech.

W razie zainteresowania powyższą tematyką, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią lub udziału w szkoleniach organizowanych przez naszą Kancelarię.

Więcej informacji na temat aktualnych szkoleń znajdziecie Państwo w zakładce „Szkolenia”.

dr Katarzyna Styrna – Bartman LL.M., radca prawny. Wszystkie prawa zastrzeżone.

O nas

Kancelaria Prawna BLU z Wrocławia od wielu lat wspiera krajowych przedsiębiorców w procesie delegowania pracowników w ramach Unii Europejskiej. Stworzyliśmy zespół polskich i niemieckich radców prawnych, adwokatów i doradców podatkowych, który skutecznie wspiera naszych Klientów w zagadnieniach prawnych i podatkowych, które powstają w związku z delegowaniem i działalnością za granicą, w szczególności w Niemczech. W naszej codziennej pracy opieramy się przede wszystkim na wieloletnim doświadczeniu i praktycznym wykorzystaniu instytucji prawa delegowania, niemieckiego prawa podatkowego, procedurach kontrolnych krajowych i zagranicznych. Wspieramy naszych Klientów w opiniowaniu umów z niemieckimi kontrahentami, pomagamy w sporach przedsądowych i sądowych w Niemczech oraz doradzamy w postępowaniach kontrolnych Zollamt, czy Finanzamt.