Od czego zacząć delegowanie do Niemiec?

Autorka: dr Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. – radca prawny, specjalistka w zakresie prawa delegowania pracowników do Niemiec i reprezentowania firm delegujących w sporach z niemieckimi firmami. Autorka bloga bartmanlegalupdates.com.

Spis treści:

1. Ubezpieczenie pracowników - uzyskanie A1
2. W jaki sposób rozliczać wynagrodzenia?
3. Zollamt i inne obowiązki na terytorium Niemiec
4. Sekcja FAQ

Od czego zacząć delegowanie do Niemiec?

Najlepiej od tego, co najłatwiejsze, czyli formalności na terytorium Polski.

Ubezpieczenie pracowników - uzyskanie A1

Jeśli Państwa firma planuje delegować pracowników do Niemiec i chce nadal ubezpieczać ich w Polsce, konieczne jest uzyskanie dla nich zaświadczenia A1 na czas delegowania.

Krok 1: uzyskanie A1

Istnieją dwie podstawy prawne do wydania takiego zaświadczenia: art. 12 lub art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. dotyczącego koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Brak uzyskania zaświadczeń A1 wiąże się z koniecznością ubezpieczenia pracowników w Niemczech, o czym często firmy zapominają. Zaświadczenie A1 to nie zwykła formalność, ale niezwykle istotny dokument w delegowaniu do Niemiec.

Należy również pamiętać, że jeżeli firma nie spełnia wymogu obrotu na terytorium Polski, to nie przekreśla to możliwości uzyskania zaświadczenia A1 na innej podstawie prawnej, o czym wiele firm nie wie. Najgorsze co można zrobić, to delegować bez zaświadczeń A1 i zamykać oczy na ten problem. Są trzy inspekcje, które na pewno zapytają o zaświadczenia A1 w razie kontroli. Jest to niemiecka inspekcja celna Zoll, nasz krajowy ZUS oraz PIP.

W jaki sposób rozliczać wynagrodzenia?

Kolejna kwestia, to sposób rozliczania wynagrodzeń (ZUS i podatki).

Tutaj w grę wchodzą zasadniczo dwie metody rozliczeń, oparte na modelu:

• oddelegowania, w którym diety nie są wypłacane (§ 2 ust. 1 pkt 16 rozp. składkowego),

• podróży, w którym diety są wypłacane (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozp. składkowego oraz art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT). 

O tym, który model stosować i jak do tego podejść, możecie Państwo przeczytać na naszym blogu albo dowiedzieć się więcej podczas szkoleń. Więcej o systemie dietowym piszemy również w naszym artykule o sporach z ZUS-em o diety.

Zollamt i inne obowiązki na terytorium Niemiec

Krok 2: zgłoszenie do Zollamt

Tutaj należy uwzględnić kwestię:

• ewentualnego zgłoszenia przez Meldeportal - w zależności od tego, czy usługi można zakwalifikować np. jako budowlane lub okołobudowlane,

• wynagrodzenia i stawek godzinowych dla pracowników delegowanych, w tym obowiązku stosowania układów zbiorowych, kwestii czasu pracy, nadgodzin i urlopów na prawie niemieckim dla pracowników delegowanych,

•  ewentualnego zezwolenia Agencji Pracy w Düsseldorfie, jeżeli przedmiotem usług ma być praca tymczasowa na terytorium Niemiec.

Krok 3: ewentualne zgłoszenie do Finanzamt

Nie mniej istotna jest kwestia obowiązków podatkowych na terytorium Niemiec, ponieważ ich ewentualne powstanie uzależnione jest od zaistnienia tzw. zakładu podatkowego na terytorium Niemiec.

Tutaj w grę wchodzą następujące kwestie:

• zakład podatkowy w świetle art. 5 ust. 3 polsko - niemieckiej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (powyżej 12 miesięcy),

• zakład podatkowy w świetle § 12 ust. 8 niemieckiej Ordynacji podatkowej (powyżej 6 miesięcy),

• klauzula 183 dni,

• Freistellungsbescheinigung i obowiązki informacyjne wobec niemieckich urzędów skarbowych na terytorium Niemiec.

Warto także poznać i zrozumieć z perspektywy praktycznej kryteria, którymi niemieckie urzędy kierują się w ocenie, czy powstał zakład podatkowy (kwestia przerw, długości trwania zleceń na poszczególnych budowach, znaczenia odbiorów prac budowlanych i sporządzania protokołów odbioru). 

Dodatkowo należy rozważyć obowiązki wobec Soka – Bau, BG Bau, czy izby rzemieślniczej. W przypadku Soka – Bau obowiązek przynależności do Soka- Bau jest po stronie firm budowlanych w rozumieniu niemieckiego układu zbiorowego BRTV, z kolei zaś odpowiednie zaświadczenie izby rzemieślniczej powinny uzyskać firmy, które wykonują usługi określone w załączniku A do Handwerksordnung. Odnośnie BG Bau, jeżeli dysponują Państwo zaświadczeniami A1, zgłoszenie nie będzie potrzebne.

✅ Sekcja FAQ

❓ Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy zawsze trzeba mieć A1, jeśli deleguje się pracownika do Niemiec?

Tak – formularz A1 jest wymagany jako dowód ubezpieczenia społecznego w Polsce.

Kiedy trzeba zgłosić pracowników do Zollamt?

Gdy praca wykonywana jest w branżach objętych obowiązkiem meldunku (np. budownictwo, sprzątanie, logistyka). Zgłoszenie następuje przez Meldeportal.

Czy zawsze trzeba rejestrować firmę w Finanzamt?

Nie. Rejestracja w niemieckim Finanzamt jest uzależniona od rodzaju działalności, którą firma wykonuje. Na pewno zgłoszeniu podlegają firmy budowlane i okołobudowlane, czyli np. firmy elektromonterskie, hydrauliczne, fotowoltaiczne, itp. 

Zobacz jeszcze:

• Umowa z pracownikiem tymczasowym delegowanym do Niemiec
• Modele współpracy z opiekunkami – jak wybrać najlepsze rozwiązanie?

W razie zainteresowania powyższą tematyką, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią lub udziału w szkoleniach organizowanych przez naszą Kancelarię.

Więcej informacji na temat aktualnych szkoleń znajdziecie Państwo w zakładce „Szkolenia”

O mnie

Dr Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. jest radcą prawnym w BLU Kancelarii Prawnej we Wrocławiu oraz autorką bloga bartmanlegalupdates.com, na którym w przystępny i praktyczny sposób analizuje zagadnienia z zakresu prawa delegowania, europejskiego prawa pracy, międzynarodowego prawa podatkowego, prawa umów i dochodzenia roszczeń w transgranicznych relacjach gospodarczych.  

Specjalizuje się w obsłudze firm prowadzących działalność transgraniczną – w szczególności na styku Polski i Niemiec. Na co dzień doradza przedsiębiorcom w sprawach dotyczących zakładów podatkowych, obowiązków rejestracyjnych, delegowania pracowników, sporów sądowych z niemieckimi firmami, umów handlowych. 

Autorka licznych publikacji branżowych, prelegentka i szkoleniowiec. W swojej pracy stawia na jasny przekaz, konkretne rozwiązania i podejście dostosowane do realnych wyzwań biznesowych.

"Nie piszę o przepisach dla samych przepisów – piszę, żeby pomóc firmom zrozumieć ich konsekwencje w praktyce."

Skontaktuj się ze mną pod adresem