Zaświadczenie A1: trzy błędy, które mogą drogo kosztować polskie firmy
Autorka: dr Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. – radca prawny, specjalistka w zakresie prawa delegowania pracowników do Niemiec i reprezentowania firm delegujących w sporach z niemieckimi firmami. Autorka bloga bartmanlegalupdates.com.
Spis treści:
- Błąd nr 1 – przecież księgowa składa nam wnioski o zaświadczenia A1
- Błąd nr 2 – zapomniałem uzyskać zaświadczenia A1 dla pracownika lub zleceniobiorcy. Co teraz?
- Błąd nr 3 – cofnęli mi zaświadczenie A1. To tragedia
- Czy to wszystko można sensownie poukładać?
W dzisiejszym wpisie wracamy do tematu zaświadczeń A1, który nieustająco powraca przy delegowaniu pracowników i świadczeniu usług za granicą.
Prawdopodobnie każdy przedsiębiorca, czy to delegujący pracowników lub zleceniobiorców, czy też sam wykonujący usługi w ramach własnej działalności gospodarczej, wie, jak ważnym dokumentem jest zaświadczenie A1. Mimo to wiele firm zapomina o jego uzyskaniu albo popełnia błędy, które potem „słono” kosztują.
W dzisiejszym wpisie przezornie wskażę, co gubi polskie firmy w procesie uzyskiwania zaświadczeń A1 i kiedy te błędy wychodzą na jaw. I od razu dodam: moim celem nie jest straszenie. Chodzi o podpowiedź, że może czas coś zmienić albo zwrócić uwagę na kwestie, które są naprawdę ważne.
Błąd nr 1 – przecież księgowa składa nam wnioski o zaświadczenia A1
Zauważyłam, że podczas konsultacji dotyczących cofnięcia przez ZUS zaświadczeń A1, szczególnie osobom prowadzącym własną działalność gospodarczą, powraca podobny scenariusz.
Klient wskazuje, że faktycznie nie miał obrotu w Polsce albo był on znacznie niższy od zadeklarowanego. Wnioski składało jednak biuro księgowe, które wpisywało określony obrót przypadający na Polskę. Przedsiębiorca nie sprawdzał tych danych, bo przecież „księgowa się tym zajmowała”.
Problemem nie jest oczywiście samo powierzenie składania wniosków biuru księgowemu. Problem pojawia się wtedy, gdy nikt nie weryfikuje, czy wpisane informacje odpowiadają rzeczywistości i czy wybrana podstawa uzyskania A1 jest właściwa dla danego modelu działalności.
Prawidłowo wypełniony wniosek to podstawa. Ale równie ważne jest to, czy rzeczywiście spełniamy warunki stosowania polskiego ustawodawstwa.
Rzetelny wniosek i prawidłowa ocena modelu działalności istotnie ograniczają ryzyko późniejszych problemów. Nie dają jednak gwarancji, że ZUS nigdy nie zakwestionuje zaświadczenia, zwłaszcza jeżeli rzeczywisty sposób wykonywania pracy okaże się inny niż opisany we wniosku albo zmienią się okoliczności.
Pamiętajmy również, że weryfikacja może dotyczyć okresów sprzed kilku lat. Wtedy trzeba wrócić do dawnych umów, faktur i dokumentów potwierdzających wykonywanie usług. To staje się naprawdę realnym problemem wielu firm.
Jaki z tego wniosek? Nie traktujmy wniosku o A1 jako dokumentu, który ktoś po prostu ma za nas wysłać. Omówmy jego treść z biurem księgowym, sprawdźmy dane, a w razie wątpliwości zweryfikujmy podstawę prawną. Nie wskazujmy obrotów ani innych okoliczności, które nie są zgodne z rzeczywistością. To prędzej czy później może wyjść. Na tym etapie można jeszcze przemyśleć strukturę zaświadczeń A1 i nie dać się zaskoczyć za kilka lat.
Błąd nr 2 – zapomniałem uzyskać zaświadczenia A1 dla pracownika lub zleceniobiorcy. Co teraz?
Tak, to również dość częsty przypadek, w którym pracodawca lub przedsiębiorca po prostu zapomina o uzyskaniu zaświadczenia A1. Wielu myśli, że to nigdy nie wyjdzie. I faktycznie czasami nie wychodzi na światło dzienne, ale czasami… może zdarzyć się coś nieprzewidzianego. Co to może być?
Na przykład pracownik albo zleceniobiorca miał wypadek lub po prostu potrzebował skorzystać z opieki medycznej w Niemczech. Przy rozliczeniu kosztów leczenia przez niemiecką kasę chorych i NFZ pojawia się kwestia ustalenia, czy rzeczywiście podlegał polskiemu ubezpieczeniu. Okazuje się, że zaświadczenia A1 nie ma.
O sprawie dowiaduje się ZUS i rozpoczyna się wyjaśnianie, któremu ustawodawstwu ta osoba powinna była podlegać. Jeżeli wobec braku zaświadczenia A1 nie było podstaw do stosowania polskich przepisów, pojawia się problem zgłoszenia do ubezpieczeń w Niemczech.
Dalszego scenariusza nie rozwijam, ponieważ są różne możliwości działania w podobnych sprawach. Warto jednak pamiętać, że brak zaświadczenia A1 może wyjść na jaw właśnie wtedy, gdy wydarzy się coś, czego wcześniej nie przewidywaliśmy… czasami nawet po zakończeniu współpracy z danym pracownikiem lub zleceniobiorcą… czasami na skutek donosu pracownika do PIP lub ZUS. Scenariuszy jest naprawdę wiele.
Błąd nr 3 – cofnęli mi zaświadczenie A1. To tragedia
Tak myśli wielu przedsiębiorców. Cofnięcie zaświadczenia A1 kojarzy się od razu z karami i koniecznością odprowadzenia ogromnych kwot do niemieckiego systemu ubezpieczeń.
Ale stop. Najpierw trzeba ustalić, co dokładnie wynika z rozstrzygnięcia ZUS, jakiego okresu ono dotyczy i czy są podstawy do jego zakwestionowania.
Następnie należy sprawdzić konsekwencje po stronie niemieckiej.
To, że dana osoba nie podlega polskiemu ustawodawstwu, nie oznacza jeszcze, że w Niemczech będzie zobowiązana do opłacenia wszystkich składek na takich samych zasadach jak w Polsce.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku osób prowadzących własną działalność gospodarczą. Niemiecki system ubezpieczeń jest skonstruowany inaczej niż polski. Nie każda osoba rzeczywiście wykonująca samodzielną działalność podlega tam obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu. Trzeba jednak odrębnie ocenić poszczególne obowiązki ubezpieczeniowe i to robimy na podstawie przepisów prawa niemieckiego.
Istotne jest również to, czy działalność była faktycznie samodzielna. Samo posiadanie polskiego wpisu do CEIDG i wystawianie faktur nie przesądza, że niemieckie instytucje ocenią tę współpracę tak samo.
Tu wchodzimy już w niuanse prawa niemieckiego. I właśnie dlatego nie warto ani z góry zakładać najgorszego scenariusza, ani uznawać, że problem sam się rozwiąże.
Cofnięcie A1 wymaga analizy i odpowiedniej reakcji. Zakres konsekwencji zależy od konkretnej sytuacji.
Czy to wszystko można sensownie poukładać?
Niewątpliwie zaświadczenia A1 wzbudzają wiele emocji wśród firm delegujących pracowników i przedsiębiorców wykonujących usługi za granicą. Obok nich pojawiają się pytania o zakład podatkowy, podatek dochodowy, kontrole niemieckiego Zollamtu, ZUS i urzędów skarbowych.
W praktyce te zagadnienia często się ze sobą łączą. Dlatego warto przyjrzeć się całemu modelowi działalności: gdzie rzeczywiście wykonywana jest praca, na jakich zasadach, dla kogo i jakie dokumenty to potwierdzają.
Czy można to sensownie poukładać?
Oczywiście. I do tego też zachęcam. Najlepiej zanim pojawi się kontrola albo pismo kwestionujące zaświadczenia za kilka minionych lat.
W razie zainteresowania powyższą tematyką, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią lub udziału w szkoleniach organizowanych przez naszą Kancelarię.
Więcej informacji na temat aktualnych szkoleń znajdziecie Państwo w zakładce „Szkolenia”.
O mnie
Dr Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. jest radcą prawnym w BLU Kancelarii Prawnej we Wrocławiu oraz autorką bloga bartmanlegalupdates.com, na którym w przystępny i praktyczny sposób analizuje zagadnienia związane z delegowaniem pracowników, europejskim prawem pracy, międzynarodowym prawem podatkowym oraz prawnymi aspektami działalności gospodarczej prowadzonej pomiędzy Polską a Niemcami.
Posiada niemiecki doktorat z prawa uzyskany na Uniwersytecie w Ratyzbonie (Universität Regensburg). Dzięki temu łączy znajomość polskiego i niemieckiego systemu prawnego z praktycznym doświadczeniem w obsłudze przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną.
Specjalizuje się w doradztwie dla firm działających na rynku niemieckim – w szczególności w sprawach dotyczących delegowania pracowników, obowiązków podatkowych, sporów z niemieckimi kontrahentami oraz przygotowywania i opiniowania umów handlowych w relacjach międzynarodowych.
Na co dzień wspiera przedsiębiorców w analizie modeli prowadzenia działalności w Niemczech, w tym w szczególności w zakresie prawidłowego delegowania pracowników, obowiązków rejestracyjnych oraz relacji z niemieckimi organami administracji.
„Nie piszę o przepisach dla samych przepisów – piszę po to, aby pomóc przedsiębiorcom zrozumieć ich konsekwencje w praktyce.”
W jakich sprawach najczęściej pomagamy przedsiębiorcom
Wsparcie kancelarii najczęściej dotyczy sytuacji takich jak:
- kontrola Zoll w firmie delegującej pracowników do Niemiec,
- pisma z niemieckich urzędów dotyczące delegowania pracowników lub wynagrodzenia minimalnego,
- analiza modeli współpracy z niemieckimi kontrahentami (outsourcing usług czy praca tymczasowa),
- spory z niemieckimi kontrahentami,
- analiza obowiązków podatkowych związanych z działalnością prowadzoną w Niemczech,
- postępowania prowadzone przez niemieckie organy po kontroli.
W takich sytuacjach kluczowe znaczenie ma szybka analiza problemu oraz właściwa strategia działania.
Współpraca międzynarodowa
BLU Kancelaria Prawna współpracuje również z prawnikami z Niemiec oraz doradcami podatkowymi z Polski i Niemiec, co pozwala na kompleksowe wsparcie przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną.
Jeżeli prowadzisz działalność na rynku niemieckim lub planujesz delegowanie pracowników do Niemiec i potrzebujesz wsparcia prawnego w tym zakresie, zapraszam do kontaktu: .📩
