Duże zmiany w A1 i delegowaniu pracowników
Autorka: dr Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. – radca prawny, specjalistka w zakresie prawa delegowania pracowników do Niemiec i reprezentowania firm delegujących w sporach z niemieckimi firmami. Autorka bloga bartmanlegalupdates.com.
Spis treści:
- Co czeka firmy po zmianie rozporządzeń 883/2004 i 987/2009?
- Co w tej reformie jest naprawdę ważne dla polskich firm?
- Co właściwie ma się zmienić przy art. 13?
- Trzy miesiące ubezpieczenia przed delegowaniem
- A1 trzeba będzie załatwić przed rozpoczęciem pracy
- Podróż służbowa wreszcie doczeka się unijnej definicji
- Kiedy nowe przepisy zaczną obowiązywać?
- Czy firmy delegujące powinny już dzisiaj zmieniać swoje procedury?
Co czeka firmy po zmianie rozporządzeń 883/2004 i 987/2009?
W ostatnim czasie otrzymujemy coraz więcej pytań od naszych Klientów – firm delegujących pracowników przede wszystkim do Niemiec – o „wielką” reformę delegowania, która miałaby drastycznie wpłynąć na dotychczas stosowane modele delegowania.
Osobiście nie lubię formuły doradztwa prawnego opierającego się na straszeniu przedsiębiorców i wykorzystywaniu wiedzy prawniczej do wywoływania niepokoju. Zdecydowanie bardziej wolę fakty.
Czuję się więc w obowiązku wobec naszych Klientów i Czytelników bloga, aby zająć stanowisko w sprawie wielkiej reformy, która – sądząc po niektórych pojawiających się informacjach – ma niczym tsunami zmieść z rynku firmy delegujące pracowników.
Czy rzeczywiście jest się czego bać?
Na dzisiaj – nie. Ale jest jeden element reformy, któremu firmy korzystające z A1 na podstawie art. 13 rozporządzenia 883/2004 powinny przyglądać się szczególnie uważnie.
A teraz kilka faktów.
Temat reformy obowiązujących zasad koordynacji zabezpieczenia społecznego wraca co jakiś czas jak bumerang.
W ostatnim dziesięcioleciu mieliśmy dwie ważne reformy europejskich dyrektyw regulujących kwestie delegowania pracowników, które – przynajmniej z perspektywy wielu polskich firm działających na rynku niemieckim – w praktyce zmieniły mniej niż pierwotnie się obawiano.
Były również podejmowane próby reformy europejskich zasad koordynacji zabezpieczenia społecznego. Prace ciągnęły się jednak przez lata i nie udało się ich zakończyć w poprzedniej kadencji Parlamentu Europejskiego.
W międzyczasie Europa miała inne problemy: kryzys migracyjny, COVID-19, wojnę w Ukrainie. Temat reformy zszedł więc nieco na dalszy plan.
Teraz wrócił.
W kwietniu 2026 r. osiągnięto wstępne porozumienie dotyczące reformy, a w lipcu 2026 r. Parlament Europejski przyjął swoje stanowisko w pierwszym czytaniu.
Nie oznacza to jednak, że mamy już nowe obowiązujące przepisy.
Do zakończenia procesu legislacyjnego potrzebne jest jeszcze formalne przyjęcie aktu, a następnie jego publikacja w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Co w tej reformie jest naprawdę ważne dla polskich firm?
Po zapoznaniu się z proponowanymi zmianami powiedziałabym, że oprócz szeregu zmian proceduralnych i porządkujących wraca temat, który już wiele lat temu rozpalał duże emocje: ustalanie właściwego ustawodawstwa dla osób pracujących w dwóch lub więcej państwach Unii Europejskiej, czyli popularny wśród polskich firm art. 13 rozporządzenia 883/2004.
I właśnie temu zagadnieniu przyglądałabym się dzisiaj najdokładniej.
Dlaczego?
Art. 13 jest obecnie bardzo ważnym instrumentem dla przedsiębiorstw, których pracownicy rzeczywiście wykonują pracę naprzemiennie w kilku państwach członkowskich. Ma to szczególne znaczenie dla tych polskich przedsiębiorców, którzy znaczną część swoich przychodów osiągają na rynkach zagranicznych. Są to niejednokrotnie rzeczywiste polskie przedsiębiorstwa: zarządzane z Polski, zatrudniające tutaj pracowników, posiadające tutaj administrację i całe zaplecze organizacyjne, ale zarabiające przede wszystkim w Niemczech czy innych państwach UE. Przedsiębiorcy zarabiają więc za granicą, natomiast podatki i składki na ubezpieczenia społeczne w znacznej części pozostają w Polsce.
Oczywiście w mojej ocenie przedsiębiorcy ci nie zawsze są przez nasze państwo szczególnie doceniani. Najlepszym przykładem jest milczące od lat potraktowanie problemu diet i brak jednoznacznej regulacji ustawowej w tym zakresie, co pozostawia ZUS i organom podatkowym ogromne pole interpretacyjne, a przedsiębiorcom odbiera poczucie elementarnego bezpieczeństwa prawnego. Jak to możliwe – ktoś mógłby zapytać. A jednak.
Co właściwie ma się zmienić przy art. 13?
Tutaj potrzebne jest pewne doprecyzowanie. W procesie uzyskiwania zaświadczeń A1 z tzw. art. 13 rozp.883 istotna będzie rzeczywista siedziba lub miejsce prowadzenia działalności przedsiębiorstwa delegującego. Przy ustalaniu rzeczywistej siedziby lub miejsca prowadzenia działalności przedsiębiorstwa ma być dokonywana całościowa ocena okoliczności konkretnego przypadku.
Wśród przykładowych czynników pojawiają się m.in.:
- obrót przedsiębiorstwa,
- miejsca odbywania zgromadzeń wspólników,
- miejsce podejmowania kluczowych decyzji,
- funkcje centralnej administracji,
- charakter i miejsce zwyczajowego prowadzenia działalności.
Katalog ten nie jest zamknięty. I właśnie tutaj zaczyna się ta część, która z perspektywy polskich przedsiębiorców interesuje mnie najbardziej. Czy ZUS znowu skoncentruje się na obrocie? Moja pierwsza obawa po przeczytaniu nowych regulacji dotyczy właśnie praktyki ZUS, a nie samych przepisów.
Firmy, które od lat zajmują się delegowaniem pracowników, doskonale wiedzą, jak duże znaczenie przy art. 12 rozporządzenia 883/2004 ZUS przywiązuje do działalności prowadzonej w Polsce, w tym do osiąganego tutaj obrotu. Tymczasem w nowych regulacjach dotyczących ustalania siedziby przedsiębiorstwa na potrzeby przepisów o właściwym ustawodawstwie obrót zostaje wprost wymieniony jako jeden z elementów oceny.
Jeżeli w przyszłości ZUS zacząłby sprowadzać całościową ocenę przedsiębiorstwa przede wszystkim do kryterium obrotu osiąganego w Polsce, mogłoby to istotnie utrudnić korzystanie z art. 13 przedsiębiorstwom, które są rzeczywiście prowadzone i zarządzane z Polski, ale których zasadniczym rynkiem działalności są Niemcy lub inne państwa UE. Na dzisiaj byłoby jednak zdecydowanie za wcześnie, aby twierdzić, że właśnie tak się stanie. Projekt mówi o całościowej ocenie i o szeregu czynników, a nie o jednym matematycznym kryterium obrotu. Dlatego na tym etapie nie rekomendowałabym przedsiębiorcom nerwowego przebudowywania modeli działalności.
Trzy miesiące ubezpieczenia przed delegowaniem
Bardziej konkretna zmiana dotyczy art. 12 rozporządzenia 883/2004. W przypadku osoby zatrudnianej właśnie w celu wysłania jej do pracy w innym państwie członkowskim projekt przewiduje, że bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia osoba ta będzie musiała przez co najmniej trzy miesiące podlegać ustawodawstwu państwa, w którym znajduje się pracodawca. To istotna zmiana praktyczna.
A1 trzeba będzie załatwić przed rozpoczęciem pracy
Kolejna zmiana ma charakter bardzo praktyczny.
Przy delegowaniu na podstawie art. 12 pracodawca ma informować właściwą instytucję oraz występować o dokument potwierdzający właściwe ustawodawstwo przed rozpoczęciem pracy za granicą.
Jeżeli A1 nie będzie mogło zostać wydane od razu, instytucja ma wystawić automatyczne potwierdzenie otrzymania wniosku. To ważne dla firm, które dzisiaj przy nagłych wyjazdach pracowników składają wnioski o A1 już po rozpoczęciu pracy.
Podróż służbowa wreszcie doczeka się unijnej definicji
Nowe przepisy mają również wprowadzić definicję „podróży służbowej” na potrzeby koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
Ma nią być ograniczona w czasie aktywność pracownika lub osoby prowadzącej działalność na własny rachunek, związana z interesem gospodarczym pracodawcy albo własnej działalności.
Jako przykłady wskazano udział w spotkaniach biznesowych, wydarzeniach kulturalnych i naukowych, konferencjach, seminariach czy szkoleniach.
Najważniejsze jest jednak zastrzeżenie: podróżą służbową w rozumieniu tych przepisów nie będzie aktywność polegająca na świadczeniu usług albo dostawie towarów.
To rozróżnienie może mieć w praktyce bardzo duże znaczenie, choć co pragnę podkreślić, w żaden sposób nie odnosi się do podroży służbowej w rozumieniu prawa polskiego. Tak jak było dotychczas, termin ten pozostaje niedoprecyzowany w przepisach prawa krajowego.
Kiedy nowe przepisy zaczną obowiązywać?
Na dzień publikacji tego artykułu – wrzesień 2026 r. – nie można jeszcze wskazać konkretnej daty.
Rozporządzenie nie zostało jeszcze ostatecznie przyjęte i opublikowane. Zgodnie z uzgodnionym tekstem ma wejść w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po jego publikacji w Dzienniku Urzędowym UE.
Wejście w życie rozporządzenia nie oznacza jeszcze natychmiastowego stosowania wszystkich nowych zasad dotyczących A1.
Dla szeregu kluczowych zmian dotyczących art. 12 oraz przepisów wykonawczych mających znaczenie dla art. 13 przewidziano 24-miesięczne odroczenie stosowania.
Jeżeli więc – wyłącznie przykładowo – rozporządzenie weszłoby w życie 1 listopada 2026 r., te przepisy zaczęłyby być stosowane dopiero 1 listopada 2028 r.
Czy firmy delegujące powinny już dzisiaj zmieniać swoje procedury?
W mojej ocenie – nie.
Obecnie przepisy nie obowiązują. Co więcej, dla najważniejszych zmian przewidziano długi okres przed rozpoczęciem ich stosowania, a dla istniejących sytuacji dodatkowo rozbudowane przepisy przejściowe.
Nie oznacza to oczywiście, że temat można całkowicie zignorować.
Szczególnie uważnie obserwowałabym sytuację firm korzystających z art. 13 rozporządzenia 883/2004, które rzeczywiście prowadzą działalność w Polsce, ale większość swoich przychodów osiągają za granicą.
To właśnie dla nich kluczowe będzie pytanie, jak ZUS będzie w przyszłości rozumiał całościową ocenę miejsca prowadzenia działalności przedsiębiorstwa i jaką wagę przypisze kryterium obrotu.
Jeżeli ZUS potraktuje obrót jako jeden z wielu elementów oceny – zgodnie z konstrukcją proponowanych przepisów – zmiana może okazać się znacznie mniej rewolucyjna, niż sugerują dzisiejsze zapowiedzi.
Jeżeli natomiast w praktyce obrót stanie się kryterium dominującym, wówczas dla części przedsiębiorstw korzystających obecnie z art. 13 może rzeczywiście pojawić się problem wymagający zmiany modelu.
Ale dzisiaj byłoby zdecydowanie za wcześnie, aby taki scenariusz przedstawiać przedsiębiorcom jako fakt.
Co zatem powinna zrobić firma delegująca we wrześniu 2026 r.?
Przede wszystkim zachować spokój.
Nie przebudowywać modelu działalności na podstawie projektu przepisów. Nie podejmować kosztownych decyzji tylko dlatego, że ktoś zapowiedział „koniec A1”. Natomiast warto już wiedzieć, które elementy własnego modelu mogą w przyszłości znaleźć się pod lupą.
O mnie
dr Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. jest radcą prawnym w BLU Kancelarii Prawnej we Wrocławiu oraz autorką bloga bartmanlegalupdates.com, na którym w przystępny i praktyczny sposób analizuje zagadnienia związane z delegowaniem pracowników, europejskim prawem pracy, międzynarodowym prawem podatkowym oraz prawnymi aspektami działalności gospodarczej prowadzonej pomiędzy Polską a Niemcami.
Posiada niemiecki doktorat z prawa uzyskany na Uniwersytecie w Ratyzbonie (Universität Regensburg). Dzięki temu łączy znajomość polskiego i niemieckiego systemu prawnego z praktycznym doświadczeniem w obsłudze przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną.
Specjalizuje się w doradztwie dla firm działających na rynku niemieckim – w szczególności w sprawach dotyczących delegowania pracowników, obowiązków podatkowych, sporów z niemieckimi kontrahentami oraz przygotowywania i opiniowania umów handlowych w relacjach międzynarodowych.
Na co dzień wspiera przedsiębiorców w analizie modeli prowadzenia działalności w Niemczech, w tym w szczególności w zakresie prawidłowego delegowania pracowników, obowiązków rejestracyjnych oraz relacji z niemieckimi organami administracji.
„Nie piszę o przepisach dla samych przepisów – piszę po to, aby pomóc przedsiębiorcom zrozumieć ich konsekwencje w praktyce.”
W jakich sprawach najczęściej pomagamy przedsiębiorcom
Wsparcie kancelarii najczęściej dotyczy sytuacji takich jak:
- kontrola Zoll w firmie delegującej pracowników do Niemiec,
- pisma z niemieckich urzędów dotyczące delegowania pracowników lub wynagrodzenia minimalnego,
- analiza modeli współpracy z niemieckimi kontrahentami (outsourcing usług czy praca tymczasowa),
- spory z niemieckimi kontrahentami,
- analiza obowiązków podatkowych związanych z działalnością prowadzoną w Niemczech,
- postępowania prowadzone przez niemieckie organy po kontroli.
W takich sytuacjach kluczowe znaczenie ma szybka analiza problemu oraz właściwa strategia działania.
Współpraca międzynarodowa
BLU Kancelaria Prawna współpracuje również z prawnikami z Niemiec oraz doradcami podatkowymi z Polski i Niemiec, co pozwala na kompleksowe wsparcie przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną.
Jeżeli prowadzisz działalność na rynku niemieckim lub planujesz delegowanie pracowników do Niemiec i potrzebujesz wsparcia prawnego w tym zakresie, zapraszam do kontaktu: .📩
