Zaświadczenia A1 dla firm delegujących pracowników za granicę
Autorka: dr Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. – radca prawny, specjalistka w zakresie prawa delegowania pracowników do Niemiec i reprezentowania firm delegujących w sporach z niemieckimi firmami. Autorka bloga bartmanlegalupdates.com.
Spis treści:
- Brak zaświadczenia A1 - i co dalej?
- Brak A1 = obowiązek ubezpieczenia w Niemczech
- Zaświadczenie A1 a ryzyko biznesowe
- Zaświadczenie A1 z art. 12 czy z art. 13?
- Jak uzyskać zaświadczenie A1 z art. 12?
- Co właściwie oznacza 25% obrotu w Polsce?
- Na jaki okres można uzyskać A1 z art. 12?
- Kiedy A1 z art. 12 nie jest dobrym rozwiązaniem?
- Dla kogo jest zaświadczenie A1 z art. 13?
- Jakie warunki trzeba spełnić przy A1 z art. 13?
- Na co trzeba szczególnie uważać przy A1 z art. 13?
Dzisiejszy wpis chciałabym poświęcić tematowi, który dotyczy właściwie wszystkich firm delegujących pracowników lub zleceniobiorców do pracy za granicą, czyli tematowi zaświadczeń A1.
Wydawać by się mogło, że już wszyscy wszystko wiedzą na ten temat…, ale jak się okazuje, mimo ponad dwudziestoletniej historii delegowania pracowników przez polskie firmy za granicę, wciąż pojawia się więcej pytań niż odpowiedzi, nie mówiąc już o mitach, które krążą wokół zaświadczeń A1. Problemy w interpretacji przepisów „A1-kowych” występują zarówno po stronie firm delegujących, jak i niejednokrotnie po stronie ZUS, który jest odpowiedzialny za wydawanie i kontrolę zaświadczeń A1.
Z mojej perspektywy radcy prawnego mogę zdecydowanie powiedzieć, że temat zaświadczeń A1 jest absolutnie priorytetowy zarówno z perspektywy prawnej, jak i biznesowej dla każdej firmy delegującej, poczynając od jednoosobowych działalności, a kończąc na dużych spółkach i korporacjach.
Nie pójdziemy dalej z delegowaniem, jeżeli nie zrozumiemy na jakich zasadach działają zaświadczenia A1, po co w ogóle są potrzebne i dlaczego ich brak albo błędy przy ich uzyskiwaniu mogą mieć bardzo poważne konsekwencje na wielu płaszczyznach.
Zanim jednak przejdziemy do szczegółów i niuansów prawnych… przeczytajcie tę historię.
Brak zaświadczenia A1 - i co dalej?
Wyobraźcie sobie, że Wasza firma pozyskała intratny kontrakt np. w Niemczech, ale jego realizacja wymaga wysłania pracowników za granicę. Trwają przygotowania do wyjazdu, wszystko jest dopinane organizacyjnie, ale zapomnieliście o zaświadczeniach A1… albo nawet nie zapomnieliście, tylko świadomie uznaliście, że „to zbyt wiele zachodu”.
Pracownicy są już w Niemczech i nagle pojawia się rutynowa kontrola niemieckiej inspekcji celnej – Zollamt. I jak to zwykle bywa, pierwsze pytanie dotyczy właśnie zaświadczeń A1.
Dokumentów nie ma. I właśnie w tym momencie zaczynają się prawdziwe problemy. Dlaczego?
Ponieważ brak zaświadczenia A1 oznacza w praktyce, że Wasi pracownicy powinni zostać zgłoszeni do niemieckich ubezpieczeń społecznych już od pierwszego dnia wykonywania pracy w Niemczech.
Wielu przedsiębiorców w tym momencie pyta:
„Jak to? Przecież jesteśmy polską firmą. Nasi pracownicy są zgłoszeni do ZUS. Dlaczego mamy zgłaszać ich jeszcze w Niemczech?”
I właśnie wtedy pojawia się rozporządzenie 883/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady, które wprowadza podstawową zasadę europejskiego prawa zabezpieczenia społecznego, zgodnie z którą pracownik podlega ubezpieczeniu w państwie, w którym wykonuje pracę.
Jeżeli więc pracownik wykonuje pracę w Niemczech, to co do zasady powinien być ubezpieczony właśnie tam. Unia Europejska przewidziała oczywiście wyjątki od tej zasady. Jednym z nich jest właśnie możliwość dalszego podlegania polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych mimo wykonywania pracy za granicą. Ale warunkiem jest posiadanie ważnego zaświadczenia A1.
Brak A1 = obowiązek ubezpieczenia w Niemczech
Brak ubezpieczenia w Niemczech może oznaczać konieczność zapłaty składek w Niemczech, poważne problemy podczas kontroli, tłumaczenie się przed niemieckimi urzędami, a w skrajnych przypadkach nawet odpowiedzialność karną właściciela firmy albo członków zarządu.
W praktyce niemieckie organy bardzo często traktują takie sytuacje jak klasyczny przypadek pracy „na czarno”. I właśnie dlatego temat zaświadczeń A1 nie jest tylko zwykłą „formalnością”, jak bardzo wielu przedsiębiorców uważa. To jeden z fundamentów legalnego delegowania pracowników do Niemiec i innych krajów Unii Europejskiej.
Zaświadczenie A1 a ryzyko biznesowe
Problem nie kończy się wyłącznie na kwestiach prawnych. Przejdźmy teraz na grunt biznesowy. Wyobraźcie sobie, że kalkulując ofertę dla niemieckiego kontrahenta, bierzecie pod uwagę polskie składki ZUS, polskie podatki oraz świadczenia, które zgodnie z polskimi przepisami są zwolnione z oskładkowania, np. diety albo ryczałty noclegowe. I nagle okazuje się, że pracownicy powinni jednak podlegać niemieckim ubezpieczeniom społecznym. Może się wtedy okazać, że kontrakt, który miał być bardzo dochodowy, zacznie po prostu generować stratę.
Dlaczego?
Ponieważ zupełnie inaczej kalkulujemy składki w Polsce, a inaczej w Niemczech. Może się okazać, że świadczenia nieoskładkowane w Polsce będą w Niemczech podlegały pełnemu oskładkowaniu. To samo może dotyczyć noclegów pracowniczych albo innych dodatków wypłacanych pracownikom delegowanym.
A stąd już naprawdę bardzo krótka droga do problemów nie tylko prawnych, ale i finansowych.
Zaświadczenie A1 z art. 12 czy z art. 13?
Bez względu na to, czy dopiero zaczynacie przygodę z delegowaniem pracowników, czy delegujecie już od wielu lat, warto dobrze rozumieć różnicę pomiędzy zaświadczeniem A1 z art. 12 i art. 13 rozporządzenia 883/2004.
W praktyce mówi się często o A1 z „dwunastki” albo A1 z „trzynastki”. Nazwy te wynikają oczywiście z odpowiednich przepisów rozporządzenia 883/2004.
Wiele informacji na temat zaświadczeń A1 można znaleźć w tzw. Praktycznym Poradniku dotyczącym ustawodawstwa właściwego w UE, który jest dostępny na stronie ZUS. Nie będę jednak powielać treści poradnika. Chciałabym zwrócić uwagę przede wszystkim na kwestie, które w praktyce sprawiają firmom największe problemy.
Jak uzyskać zaświadczenie A1 z art. 12?
Zaświadczenie A1 z art. 12 jest przeznaczone przede wszystkim dla firm, które:
- rzeczywiście prowadzą działalność w Polsce,
- zatrudniają pracowników w Polsce,
- realizują usługi również na rynku krajowym,
- osiągają w Polsce odpowiedni poziom obrotów.
W praktyce bardzo istotne jest tzw. kryterium 25% obrotu w Polsce.
I tutaj od razu ważna uwaga praktyczna. Choć kryterium obrotów powinno mieć charakter orientacyjny, ZUS od lat podchodzi do niego bardzo rygorystycznie.
Co właściwie oznacza 25% obrotu w Polsce?
Oznacza to, że firma powinna rzeczywiście prowadzić działalność na rynku krajowym i osiągać tutaj realny obrót poprzez wykonywanie usług w Polsce. Jeżeli więc Wasza firma rzeczywiście działa w Polsce i nie jest wyłącznie „spółką delegującą”, możecie ubiegać się o zaświadczenia A1 z art. 12 dla swoich pracowników.
Na jaki okres można uzyskać A1 z art. 12?
Zaświadczenie A1 z art. 12 można uzyskać nawet na okres 24 miesięcy. Po zakończeniu tego okresu konieczna jest jednak co najmniej dwumiesięczna przerwa przed uzyskaniem kolejnego A1 dla tego samego pracownika, tego samego pracodawcy i tego samego państwa delegowania.
W praktyce wygląda to więc często tak:
24 miesiące delegowania → 2 miesiące przerwy → kolejne 24 miesiące delegowania.
Jest to bardzo wygodne rozwiązanie przy długoterminowych kontraktach zagranicznych.
Trzeba jednak pamiętać, że jeżeli pracownik wraca do Polski i wykonuje tutaj pracę, należy wystąpić do ZUS o skrócenie zaświadczenia A1.
Kiedy A1 z art. 12 nie jest dobrym rozwiązaniem?
Problemy pojawiają się wtedy, gdy pracownicy pracują w trybie rotacyjnym, np.:
- 3 tygodnie w Niemczech,
- 1 tydzień w Polsce.
W takich sytuacjach każdorazowy powrót pracownika do wykonywania pracy w Polsce wymaga skrócenia A1 i ponownego składania wniosku przy kolejnym wyjeździe.
W praktyce potrafi to bardzo mocno dezorganizować pracę działów kadr. I właśnie dlatego w takich przypadkach dużo lepiej sprawdza się zaświadczenie A1 z art. 13.
Dla kogo jest zaświadczenie A1 z art. 13?
A1 z art. 13 dotyczy sytuacji, w której pracownik normalnie wykonuje pracę w dwóch lub większej liczbie państw członkowskich UE.
To rozwiązanie jest szczególnie korzystne dla firm organizujących pracę w systemie rotacyjnym. Dlaczego?
Ponieważ:
- A1 można uzyskać na okres 12 miesięcy,
- po upływie tego okresu można wystąpić o kolejne,
- i co bardzo ważne, nie obowiązuje tutaj 2-miesięczna przerwa, która występuje przy art. 12.
Jakie warunki trzeba spełnić przy A1 z art. 13?
Warunkiem uzyskania zaświadczenia A1 z art. 13 jest m.in.:
- miejsce zamieszkania pracownika w Polsce,
- wykonywanie pracy naprzemiennie albo równocześnie w Polsce i innym państwie UE,
- wykonywanie pracy w Polsce w wymiarze co najmniej 25% czasu pracy.
Jak wygląda to w praktyce?
Pokażę to na prostym przykładzie.
Pracownik pracuje:
- 3 tygodnie w Niemczech,
- 1 tydzień w Polsce.
W takiej sytuacji zaświadczenie A1 z art. 13 powoduje, że pracownik przez cały czas pozostaje objęty polskim systemem ubezpieczeń społecznych, zarówno podczas pobytu w Niemczech, jak i podczas wykonywania pracy w Polsce.
Dzięki temu pracodawca nie musi co chwilę skracać A1 i ponownie występować do ZUS o nowy dokument.
Na co trzeba szczególnie uważać przy A1 z art. 13?
Jest jednak jedna bardzo ważna kwestia praktyczna.
Jeżeli pracownik wraca do Polski, ale w tym czasie przebywa na urlopie, odbiera nadgodziny, albo po prostu odpoczywa po pracy za granicą, to taki okres nie będzie traktowany jako wykonywanie pracy w Polsce. A to ma ogromne znaczenie przy ocenie, czy rzeczywiście mamy do czynienia z pracą naprzemienną w rozumieniu art. 13 rozporządzenia 883/2004.
Zaświadczenia A1 to temat, o który łatwo się potknąć. Na pierwszy rzut oka łatwe do uzyskania… a jednak mogą nieść za sobą sporo prawnych „chochlików”, które najbardziej aktualizują się nie w momencie, w którym staramy się o ich uzyskanie, lecz…, kiedy chcemy je przedłużyć, lub przychodzi kontrola, czy w Polsce, czy w Niemczech. Jest w tym jednak także coś pozytywnego. Wiele różnych historii związanych z zaświadczeniami A1 można nawet po długim czasie naprawić i wyprostować. Nie zawsze to jest łatwe, ale często możliwe.
Zobacz jeszcze:
- Wycofanie zaświadczenia A1… i co dalej?
- A1 z art. 13, czyli czego ZUS czasami nie rozumie…
- Wycofanie zaświadczenia A1 i ubezpieczenia w Niemczech
O mnie
dr Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. jest radcą prawnym w BLU Kancelarii Prawnej we Wrocławiu oraz autorką bloga bartmanlegalupdates.com, na którym w przystępny i praktyczny sposób analizuje zagadnienia związane z delegowaniem pracowników, europejskim prawem pracy, międzynarodowym prawem podatkowym oraz prawnymi aspektami działalności gospodarczej prowadzonej pomiędzy Polską a Niemcami.
Posiada niemiecki doktorat z prawa uzyskany na Uniwersytecie w Ratyzbonie (Universität Regensburg). Dzięki temu łączy znajomość polskiego i niemieckiego systemu prawnego z praktycznym doświadczeniem w obsłudze przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną.
Specjalizuje się w doradztwie dla firm działających na rynku niemieckim – w szczególności w sprawach dotyczących delegowania pracowników, obowiązków podatkowych, sporów z niemieckimi kontrahentami oraz przygotowywania i opiniowania umów handlowych w relacjach międzynarodowych.
Na co dzień wspiera przedsiębiorców w analizie modeli prowadzenia działalności w Niemczech, w tym w szczególności w zakresie prawidłowego delegowania pracowników, obowiązków rejestracyjnych oraz relacji z niemieckimi organami administracji.
„Nie piszę o przepisach dla samych przepisów – piszę po to, aby pomóc przedsiębiorcom zrozumieć ich konsekwencje w praktyce.”
W jakich sprawach najczęściej pomagamy przedsiębiorcom
Wsparcie kancelarii najczęściej dotyczy sytuacji takich jak:
- kontrola Zoll w firmie delegującej pracowników do Niemiec,
- pisma z niemieckich urzędów dotyczące delegowania pracowników lub wynagrodzenia minimalnego,
- analiza modeli współpracy z niemieckimi kontrahentami (outsourcing usług czy praca tymczasowa),
- spory z niemieckimi kontrahentami,
- analiza obowiązków podatkowych związanych z działalnością prowadzoną w Niemczech,
- postępowania prowadzone przez niemieckie organy po kontroli.
W takich sytuacjach kluczowe znaczenie ma szybka analiza problemu oraz właściwa strategia działania.
Współpraca międzynarodowa
BLU Kancelaria Prawna współpracuje również z prawnikami z Niemiec oraz doradcami podatkowymi z Polski i Niemiec, co pozwala na kompleksowe wsparcie przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną.
Jeżeli prowadzisz działalność na rynku niemieckim lub planujesz delegowanie pracowników do Niemiec i potrzebujesz wsparcia prawnego w tym zakresie, zapraszam do kontaktu: .📩
