7 pułapek, które mogą zaskoczyć firmę delegującą pracowników do Niemiec
Autorka: dr Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. – radca prawny, specjalistka w zakresie prawa delegowania pracowników do Niemiec i reprezentowania firm delegujących w sporach z niemieckimi firmami. Autorka bloga bartmanlegalupdates.com.
Spis treści:
- Cofnięcie zaświadczenia A1 przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą
- Żądanie zwrotu pieniędzy przez niemieckiego syndyka
- Podważenie rozliczeń płacowych przez ZUS
- Opodatkowanie pracowników w Niemczech mimo braku przekroczenia 183 dni
- Nieoczywisty obowiązek zgłoszenia do SOKA-BAU
- Wynagrodzenie minimalne to dopiero początek
- Czego innego oczekuje PIP, a czego niemiecki Zollamt
- Podsumowanie
Przez lata pracy z firmami delegującymi pracowników do Niemiec zauważyłam jedną prawidłowość. Największe problemy bardzo rzadko wynikają z rzeczy oczywistych. Większość przedsiębiorców wie już, że pracowników należy zgłosić do niemieckiego Zollamt, że trzeba wypłacać niemiecką płacę minimalną czy posiadać odpowiednią dokumentację.
Znacznie bardziej niebezpieczne są jednak te ryzyka, których przedsiębiorcy często w ogóle się nie spodziewają. Takie, które pojawiają się dopiero po kilku latach prowadzenia działalności albo w sytuacjach, które na pierwszy rzut oka wydają się zupełnie niegroźne.
Pomyślałam więc, że podzielę się z Państwem naszą "nie-szczęśliwą siódemką", czyli siedmioma pułapkami, które regularnie pojawiają się w praktyce naszej kancelarii.
1. Cofnięcie zaświadczenia A1 przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą
Takie sytuacje zdarzają się znacznie częściej, niż mogłoby się wydawać. Nawet po kilku latach prowadzenia działalności gospodarczej oraz regularnego uzyskiwania zaświadczeń A1 może okazać się, że po szczegółowej kontroli Zakład Ubezpieczeń Społecznych dojdzie do wniosku, iż dokumenty te zostały wydane bez podstaw prawnych.
Najczęściej przyczyną jest uznanie, że przedsiębiorca nie prowadził wystarczającej działalności na terytorium Polski, przykładowo z uwagi na zbyt niski obrót osiągany w kraju.
Skutkiem cofnięcia zaświadczenia A1 jest utrata możliwości podlegania polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Nie oznacza to jednak automatycznie obowiązku zgłoszenia przedsiębiorcy do niemieckich ubezpieczeń społecznych. O tym decydują już przepisy prawa niemieckiego, które przewidują własne przesłanki objęcia ubezpieczeniem społecznym.
W praktyce oznacza to, że jedna decyzja ZUS może otworzyć zupełnie nowy etap analizy obowiązków przedsiębiorcy po stronie niemieckiej.
2. Żądanie zwrotu pieniędzy przez niemieckiego syndyka
Przez Niemcy przechodzi obecnie fala upadłości. Dotyczy ona zarówno niewielkich przedsiębiorstw, jak i dużych spółek.
Może się wówczas zdarzyć, że przedsiębiorca otrzyma pismo od niemieckiego syndyka z żądaniem zwrotu pieniędzy otrzymanych tytułem zapłaty za... prawidłowo wystawione i wymagalne faktury.
Brzmi to zaskakująco, jednak niemieckie prawo upadłościowe przewiduje taką możliwość. Zgodnie z § 133 Insolvenzordnung syndyk może kwestionować określone płatności, jeżeli uzna, że doprowadziły one do pokrzywdzenia pozostałych wierzycieli.
Co więcej, w określonych przypadkach analiza może obejmować nawet okres dziesięciu lat wstecz.
Na co warto zwrócić szczególną uwagę?
Jednym z sygnałów ostrzegawczych bywają powtarzające się opóźnienia w regulowaniu faktur przez kontrahenta. Nie oznacza to oczywiście automatycznie obowiązku zwrotu otrzymanych środków. W praktyce jednak właśnie od takich okoliczności syndycy często rozpoczynają budowanie swojej argumentacji i żądań zwrotu zapłaconych przez niemiecką firmę faktur. Brzmi jak absurd? Niestety… tak się zdarza.
3. Podważenie rozliczeń płacowych przez ZUS
To jeden z najbardziej wrażliwych obszarów działalności firm delegujących pracowników za granicę. Niejednokrotnie od prawidłowości przyjętego modelu rozliczeń zależy rentowność całego projektu.
W praktyce zaskoczeniem dla przedsiębiorców bywa zakwestionowanie przez ZUS sposobu rozliczania pracowników lub zleceniobiorców, w szczególności w zakresie wypłaty diet.
Na naszym blogu wielokrotnie omawiałam zasady wypłaty diet oraz ryczałtów noclegowych. Warto jednak przypomnieć podstawową zasadę - dieta służy pokryciu zwiększonych kosztów wyżywienia, natomiast ryczałt noclegowy ma rekompensować wydatki związane z zakwaterowaniem.
W praktyce niejednokrotnie spotykamy się z sytuacją, w której przedsiębiorca przez wiele lat stosuje określony model rozliczeń, który nigdy wcześniej nie był kwestionowany. Dopiero kontrola ZUS prowadzi do odmiennej oceny i konieczności ponownego przeliczenia składek za okresy wsteczne, co może (choć niekoniecznie musi) skutkować domiarem.
4. Opodatkowanie pracowników w Niemczech mimo braku przekroczenia 183 dni
Jednym z częściej spotykanych zaskoczeń jest powstanie po stronie polskiego pracodawcy obowiązku pełnienia funkcji płatnika niemieckiego podatku dochodowego.
Wielu przedsiębiorców zakłada, że skoro pracownicy nie przekroczyli 183 dni pobytu w Niemczech, a jednocześnie nie powstał zakład podatkowy w rozumieniu art. 5 ust. 3 polsko-niemieckiej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, problem podatku dochodowego w Niemczech nie występuje.
Tymczasem praktyka pokazuje, że nie zawsze tak jest.
Powodem może być powstanie zakładu podatkowego na podstawie § 12 niemieckiej Ordynacji podatkowej (Abgabenordnung), który dla uproszczenia określam często jako "mały zakład podatkowy". Jego konsekwencje mogą być równie istotne dla przedsiębiorcy jak zakład wynikający z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
5. Nieoczywisty obowiązek zgłoszenia do SOKA-BAU
Choć większość przedsiębiorców słyszała o SOKA-BAU, praktyka pokazuje, że nadal wiele firm jest zaskoczonych obowiązkiem przystąpienia do tego systemu.
Największym zaskoczeniem jest zwykle to, że obowiązek może powstać również wtedy, gdy przedsiębiorca nie uważa swojej działalności za działalność budowlaną.
W praktyce o kwalifikacji decyduje bowiem nie nazwa wykonywanych usług, lecz ich rzeczywisty charakter oraz miejsce wykonywania prac. Wystarczy wykonywanie określonych prac na obiektach budowlanych - również tych mniej oczywistych, jak chociażby elektrownie wiatrowe - aby powstały obowiązki związane z SOKA-BAU.
6. Wynagrodzenie minimalne to dopiero początek
Niemiecka ustawa o płacy minimalnej obowiązuje już od wielu lat i wydawałoby się, że temat został dobrze poznany przez przedsiębiorców.
W praktyce nadal spotykamy się jednak z przekonaniem, że najważniejsze jest jedynie osiągnięcie poziomu niemieckiego wynagrodzenia minimalnego.
Tymczasem obowiązków jest znacznie więcej.
W zależności od konkretnego stanu faktycznego może pojawić się konieczność wypłaty dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w niedziele lub święta, a także prawidłowego ustalenia wynagrodzenia urlopowego z uwzględnieniem składników uzyskiwanych za pracę wykonywaną na terytorium Niemiec, ale według prawa polskiego. Czyli niemiecka płaca minimalna plus polskie dodatki. Połączenie trudne, ale często niestety konieczne.
Prawo delegowania przypomina niekiedy bardziej kubizm niż klasyczne malarstwo. Poszczególne elementy - prawo polskie, niemieckie, unijne, przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe - na pierwszy rzut oka do siebie nie pasują. Dopiero właściwe ich połączenie tworzy spójną całość. I właśnie dlatego delegowanie pracowników jest jedną z najbardziej wymagających, ale jednocześnie najciekawszych dziedzin prawa.
7. Czego innego oczekuje PIP, a czego niemiecki Zollamt
Przedsiębiorcy często zakładają, że skoro ich dokumentacja spełnia wymagania polskich organów kontrolnych, będzie również wystarczająca podczas kontroli prowadzonej przez niemiecki Zollamt.
To jedno z częściej spotykanych nieporozumień.
Państwowa Inspekcja Pracy kontroluje przestrzeganie przepisów prawa polskiego, natomiast niemiecki Zollamt weryfikuje realizację obowiązków wynikających z prawa niemieckiego.
Oznacza to, że każda z tych instytucji bada inne zagadnienia, posługuje się odmiennymi przepisami i realizuje różne cele kontrolne. Nie warto więc zakładać, że pozytywna ocena jednej instytucji automatycznie oznacza brak zastrzeżeń ze strony drugiej.
Podsumowanie
Oczywiście na tym lista się nie kończy. Każda kontrola, każda sprawa prowadzona przez naszą kancelarię przynosi kolejne doświadczenia i pokazuje, że w delegowaniu pracowników największym przeciwnikiem przedsiębiorcy nie są same przepisy, lecz ich nieoczywista interpretacja i praktyka stosowania.
Dlatego warto patrzeć na działalność prowadzoną w Niemczech nie tylko przez pryzmat obowiązków, które są powszechnie znane, ale również tych ryzyk, które ujawniają się dopiero w praktyce.
Mam nadzieję, że nasza "Nie-Szczęśliwa Siódemka" pozwoli Państwu uniknąć przynajmniej części z tych pułapek.
W razie zainteresowania powyższą tematyką, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią lub udziału w szkoleniach organizowanych przez naszą Kancelarię.
Więcej informacji na temat aktualnych szkoleń znajdziecie Państwo w zakładce „Szkolenia”.
O mnie
dr Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. jest radcą prawnym w BLU Kancelarii Prawnej we Wrocławiu oraz autorką bloga bartmanlegalupdates.com, na którym w przystępny i praktyczny sposób analizuje zagadnienia związane z delegowaniem pracowników, europejskim prawem pracy, międzynarodowym prawem podatkowym oraz prawnymi aspektami działalności gospodarczej prowadzonej pomiędzy Polską a Niemcami.
Posiada niemiecki doktorat z prawa uzyskany na Uniwersytecie w Ratyzbonie (Universität Regensburg). Dzięki temu łączy znajomość polskiego i niemieckiego systemu prawnego z praktycznym doświadczeniem w obsłudze przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną.
Specjalizuje się w doradztwie dla firm działających na rynku niemieckim – w szczególności w sprawach dotyczących delegowania pracowników, obowiązków podatkowych, sporów z niemieckimi kontrahentami oraz przygotowywania i opiniowania umów handlowych w relacjach międzynarodowych.
Na co dzień wspiera przedsiębiorców w analizie modeli prowadzenia działalności w Niemczech, w tym w szczególności w zakresie prawidłowego delegowania pracowników, obowiązków rejestracyjnych oraz relacji z niemieckimi organami administracji.
„Nie piszę o przepisach dla samych przepisów – piszę po to, aby pomóc przedsiębiorcom zrozumieć ich konsekwencje w praktyce.”
W jakich sprawach najczęściej pomagamy przedsiębiorcom
Wsparcie kancelarii najczęściej dotyczy sytuacji takich jak:
- kontrola Zoll w firmie delegującej pracowników do Niemiec,
- pisma z niemieckich urzędów dotyczące delegowania pracowników lub wynagrodzenia minimalnego,
- analiza modeli współpracy z niemieckimi kontrahentami (outsourcing usług czy praca tymczasowa),
- spory z niemieckimi kontrahentami,
- analiza obowiązków podatkowych związanych z działalnością prowadzoną w Niemczech,
- postępowania prowadzone przez niemieckie organy po kontroli.
W takich sytuacjach kluczowe znaczenie ma szybka analiza problemu oraz właściwa strategia działania.
Współpraca międzynarodowa
BLU Kancelaria Prawna współpracuje również z prawnikami z Niemiec oraz doradcami podatkowymi z Polski i Niemiec, co pozwala na kompleksowe wsparcie przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną.
Jeżeli prowadzisz działalność na rynku niemieckim lub planujesz delegowanie pracowników do Niemiec i potrzebujesz wsparcia prawnego w tym zakresie, zapraszam do kontaktu: .📩
