Zakończenie kontroli ZUS w firmie delegującej – co dalej i jak się bronić?

Autorka: dr Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. – radca prawny, specjalistka w zakresie prawa delegowania pracowników do Niemiec i reprezentowania firm delegujących w sporach z niemieckimi firmami. Autorka bloga bartmanlegalupdates.com.

Spis treści:

1. Protokół kontroli– co zawiera?
2. Zastrzeżenia do protokołu kontroli – 14 dni na reakcję
3. Korekta deklaracji po kontroli
4. Decyzja ZUS – i co dalej?
5. Jak kancelaria może pomóc po kontroli ZUS

Kontrola ZUS to dla wielu firm delegujących stresujące doświadczenie — zwłaszcza gdy dotyczy składek oddelegowanych pracowników lub zleceniobiorców. Warto jednak wiedzieć, że zakończenie kontroli to dopiero początek kluczowego etapu, w którym przedsiębiorca może jeszcze skutecznie chronić swoje interesy.

Poniżej wyjaśniamy, jak przebiega zakończenie kontroli ZUS, co zawiera protokół, jak złożyć zastrzeżenia i jakie kroki można podjąć, jeśli decyzja ZUS jest niekorzystna.

Protokół kontroli– co zawiera?

Zakończenie każdej kontroli ZUS odbywa się poprzez sporządzenie protokołu kontroli, który ZUS doręcza płatnikowi składek.
Dokument ten zawiera opis ustaleń inspektora – wskazuje, które obszary zostały zbadane, jakie nieprawidłowości wykazano i jakie przepisy ZUS uznał za naruszone.

Protokół jest więc punktem wyjścia do obrony stanowiska płatnika. Jeżeli ZUS zakwestionował np. sposób ustalania podstawy wymiaru składek przy delegowaniu lub uznał wypłaty diet za element wynagrodzenia – to właśnie w tym momencie można i warto zareagować.

Zastrzeżenia do protokołu kontroli – 14 dni na reakcję

Płatnik ma 14 dni od doręczenia protokołu, by złożyć zastrzeżenia do jego treści. Warto ten czas dobrze wykorzystać.
Zastrzeżenia powinny:

• precyzyjnie wskazywać punkty, z którymi przedsiębiorca się nie zgadza,
• zawierać uzasadnienie prawne i dowody (np. umowy, listy płac, dokumenty A1, korespondencję z kontrahentami).

ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zastrzeżenia i udzielić pisemnej odpowiedzi. Czasem skutkuje to nawet aneksowaniem protokołu – gdy inspektor uzna argumenty płatnika lub zauważy błędy rachunkowe.

Korekta deklaracji po kontroli?

Jeżeli płatnik nie wnosi zastrzeżeń, ZUS oczekuje, że w ciągu 30 dni od doręczenia protokołu zostaną złożone korekty deklaracji.
Jeżeli natomiast zastrzeżenia zostały odrzucone, a korekt nie dokonano – ZUS może wszcząć postępowanie administracyjne i wydać decyzję na podstawie ustaleń kontroli.

W takim postępowaniu płatnik ma prawo:

• przeglądać akta i sporządzać kopie,
• brać udział w czynnościach dowodowych,
• wnosić o przeprowadzenie dodatkowych dowodów.

Decyzja ZUS – i co dalej?

Efektem kontroli jest decyzja ZUS. Musi ona zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, czyli opis, na jakiej podstawie organ uznał, że należą się składki w innej wysokości.

Jeśli przedsiębiorca się z nią nie zgadza, może wnieść odwołanie do sądu w terminie 1 miesiąca od dnia doręczenia decyzji.
W praktyce – szczególnie przy delegowaniu pracowników do Niemiec – spory z ZUS często kończą się korzystnie dla płatników, o ile od początku prawidłowo zareagowali na ustalenia kontroli i przedstawili mocne argumenty.

Jak kancelaria może pomóc po kontroli ZUS

Zakończenie kontroli ZUS nie musi oznaczać przegranej. Często to właśnie na tym etapie możliwe jest jeszcze odwrócenie sytuacji – np. poprzez skuteczne zastrzeżenia, uzupełnienie dokumentacji czy odpowiednio sformułowane odwołanie.

✅ Checklista: Co zrobić po zakończeniu kontroli ZUS w firmie delegującej

1. Przeczytaj dokładnie protokół kontroli.
Sprawdź, czy opisuje rzeczywisty stan faktyczny i czy inspektor nie popełnił błędów w interpretacji przepisów.

2. Zidentyfikuj kwestie sporne.
Zaznacz, które punkty protokołu budzą Twoje wątpliwości – np. dotyczące podstawy wymiaru składek, kwalifikacji diet czy statusu pracowników delegowanych.

3. Przygotuj zastrzeżenia.
Masz 14 dni na ich złożenie. W piśmie do ZUS wskaż:

• konkretne punkty protokołu,
• argumenty prawne,
• dokumenty potwierdzające Twoje stanowisko.

4. Zachowaj dowody i korespondencję.
Zarchiwizuj wszystkie dokumenty przekazane i otrzymane od ZUS – mogą być potrzebne w ewentualnym postępowaniu sądowym.

5. Złóż korekty, jeśli są uzasadnione.
Jeśli nie składasz zastrzeżeń lub ZUS nie uzna ich za zasadne, korekty należy złożyć w ciągu 30 dni od doręczenia protokołu.

6. Przygotuj się na decyzję ZUS.
W razie niekorzystnego rozstrzygnięcia możesz odwołać się do sądu – termin to 1 miesiąc od doręczenia decyzji.

Zobacz jeszcze:

• Od czego zacząć delegowanie do Niemiec?
• Kontrola niemieckiego urzędu celnego w polskiej firmie
• Kontrole w firmach delegujących pracowników do Niemiec — na co uważać?

W razie zainteresowania powyższą tematyką, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią lub udziału w szkoleniach organizowanych przez naszą Kancelarię.

Więcej informacji na temat aktualnych szkoleń znajdziecie Państwo w zakładce „Szkolenia”.

O mnie

Dr Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. jest radcą prawnym w BLU Kancelarii Prawnej we Wrocławiu oraz autorką bloga bartmanlegalupdates.com, na którym w przystępny i praktyczny sposób analizuje zagadnienia z zakresu prawa delegowania, europejskiego prawa pracy, międzynarodowego prawa podatkowego, prawa umów i dochodzenia roszczeń w transgranicznych relacjach gospodarczych.  

Specjalizuje się w obsłudze firm prowadzących działalność transgraniczną – w szczególności na styku Polski i Niemiec. Na co dzień doradza przedsiębiorcom w sprawach dotyczących zakładów podatkowych, obowiązków rejestracyjnych, delegowania pracowników, sporów sądowych z niemieckimi firmami, umów handlowych. 

Autorka licznych publikacji branżowych, prelegentka i szkoleniowiec. W swojej pracy stawia na jasny przekaz, konkretne rozwiązania i podejście dostosowane do realnych wyzwań biznesowych.

"Nie piszę o przepisach dla samych przepisów – piszę, żeby pomóc firmom zrozumieć ich konsekwencje w praktyce."

Skontaktuj się ze mną pod adresem