Kontrole w firmach delegujących pracowników do Niemiec — na co uważać?

Pracodawca delegujący pracowników do wykonywania pracy za granicą podlega kontroli ze strony instytucji zarówno właściwych dla jego siedziby, ale i instytucji państwa oddelegowania pracowników. W dzisiejszym wpisie usystematyzujemy podstawowe informacje w tej kwestii, tj. kto i jak może kontrolować pracodawcę delegującego pracowników do Niemiec.

Dla celów niniejszego artykułu podzielimy kontrole na krajowe i zagraniczne.

Kontrole krajowe to przede wszystkim:

• kontrola prowadzona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
• kontrola podatkowa,
• kontrole PiP.

Kontrole zagraniczne to przede wszystkim:

• kontrola urzędu celnego (Zollamt),
• kontrola urzędu skarbowego (Finanzamt),
• kontrole ze strony Soka – Bau (w odniesieniu do firm budowlanych).

Kontrola ZUS w firmie delegującej

Firmy delegujące pracowników za granicę mogą być kontrolowane pod kątem wykonywania przez płatników składek i przez ubezpieczonych obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań zleconych przez ZUS (art. 68 ust. 1 pkt 6 usus).

Kontrola może w szczególności obejmować:

• zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
• prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek,
• ustalania uprawnień z zakresu ubezpieczeń społecznych i dokonywanie ich wypłat,
• pozostałe kwestie, jak przykładowo prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków emerytalnych.

W firmie delegującej pracodawca powinien w szczególności zwrócić uwagę na kontrolę ZUS w zakresie określonym w punkcie 2, czyli w zakresie prawidłowości obliczania i opłacania składek pracowników/zleceniobiorców delegowanych.

Kontrola podstawy wymiaru składek w firmie delegującej

Pracodawca delegujący pracowników do pracy za granicą może wybrać dwie formuły rozliczeń pracowników (zleceniobiorców) w zależności od tego, czy płatnik wypłaca pracownikom (zleceniobiorcom) diety (w przypadku podróży), czy kieruje pracownika do pracy w trybie oddelegowania, który nie zakłada możliwości wypłaty diet. Temat ten był wielokrotnie poruszany na naszym Blogu, jednak odnosząc się krótko do tej kwestii należy wskazać, że wobec braku jasnych i czytelnych kryteriów umożliwiających zdefiniowanie podróży/oddelegowania, kwestia wypłaty diet może być przedmiotem sporu z ZUS. Wystarczy bowiem, że kontrola zakwestionuje charakter wyjazdu pracownika w formule podróży, a płatnik będzie mógł spodziewać się konsekwencji w postaci oskładkowania diet. Takie zdarzenia niestety zdarzają się w praktyce, ale płatnicy nie są pozbawieniu w takiej sytuacji argumentów uzasadniających przyjęte przez nich założenie.

Kontrola A1 nawet po zakończeniu delegowania

Kolejna kwestia, która może być weryfikowana przez ZUS, dotyczy zagadnienia zaświadczeń A1 i zbadania przesłanek, czy faktycznie zostały one zasadnie wydane. Warto mieć na uwadze, że ZUS może skontrolować zaświadczenia A1, nawet jeżeli delegowanie zakończyło się. W ramach takiej kontroli ZUS może przesłuchać pracowników, którzy byli delegowanie za granicę. W ramach weryfikacji zaświadczeń A1, ZUS może, i niestety zdarzają się takie przypadki, cofnąć udzielone zaświadczenie A1. Należy jednak pamiętać, iż nawet w takich sytuacjach, pracodawca nie jest bezbronny i może „zawalczyć” o cofnięte A1.

Zgłoszenie pracowników delegowanych do ubezpieczeń społecznych

W ramach kontroli, ZUS może zweryfikować, czy wszyscy pracownicy zostali zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych. Zdarzają się sytuacje, w których na przykład w wyniku kontroli Zollamt w Niemczech (na przykład na budowie w Niemczech), przedsiębiorca zostanie w Polsce skontrolowany przez Państwową Inspekcję Pracy. Ta zaś w razie stwierdzenia w toku kontroli nieprawidłowości w zakresie dotyczącym zgłoszenia pracowników delegowanych za granicę do ubezpieczeń społecznych, może zawiadomić ZUS o nieprawidłowościach w zgłoszeniach pracowników do ubezpieczeń społecznych.

Jak wygląda kontrola ZUS w firmie?

Kontrola ZUS rozpoczyna się od zawiadomienia płatnika o zamiarze przeprowadzenia kontroli (art. 48 ust. 1 p.p.). Kontrola zaczyna się od doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej przeprowadzenia. Nie jest to jednak jeszcze formalne wszczęcie kontroli. Formalne wszczęcie rozpoczyna inspektor ZUS, który doręcza płatnikowi upoważnienie do przeprowadzenia kontroli (art. 89 ust. 1 usus). Data doręczenia upoważnienia jest datą wszczęcia kontroli. Jeżeli przedsiębiorca nie złożył sprzeciwu co do przeprowadzenia kontroli, kontrola toczy się z zachowaniem zasad określonych w usus. Kontrola kończy się sporządzeniem protokołu kontroli, do którego płatnik może złożyć zastrzeżenia. Protokół kontroli może stanowić podstawę do wydania decyzji na zasadach określonych w art. 83 usus, jeżeli płatnik nie dokona korekty danych we własnym zakresie w sposób, do którego został zobowiązany przez ZUS. Od decyzji wydanej przez ZUS płatnik może odwołać się do sądu.

Trzeba patrzeć ZUS-owi na ręce

ZUS ma w trakcie postępowania kontrolnego szerokie uprawnienia, jednakże nie może działać dowolnie. Podlega w tym zakresie ściśle określonym regułom, których przestrzegania płatnik może egzekwować, m.in. korzystając z instytucji sprzeciwu wobec kontroli ZUS. Trzeba jednak pamiętać, że sprzeciw można wnieść w krótkim terminie 3 dni od daty wszczęcia kontroli lub wystąpienia przyczyn uzasadniających przesłanki wniesienia sprzeciwu (art. 59 ust. 4 p.p.).

Jak przygotować się na kontrolę ZUS

W zależności od charakteru kontroli i jej zakresu, należy się do kontroli odpowiednio przygotować. Podstawowa kwestia, to świadomość po stronie płatnika, jakie ma obowiązki, ale i prawa w trakcie kontroli. Już od początku kontroli trzeba mieć pewność co do tego, czy ZUS prawidłowo ustalił czas trwania kontroli, czy określił zakres kontroli i czasookres, którego kontrola dotyczy. Warto przygotować kopie dokumentów, o które prosi ZUS, zwłaszcza, jeżeli kontrola odbywa się poza siedzibą płatnika. Nie można zapominać o instytucji sprzeciwu, jeżeli działania organu naruszają prawa płatnika. Trzeba zwrócić uwagę na terminy, zarówno w kontekście sprzeciwu, jak i zastrzeżeń do protokołu kontroli, jeżeli będą wnoszone.

dr Katarzyna Styrna – Bartman, LL.M., Wszystkie prawa zastrzeżone.