Zakład podatkowy w Niemczech: nieoczekiwany problem polskich firm w 2026 roku
Autorka: dr Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. – radca prawny, specjalistka w zakresie prawa delegowania pracowników do Niemiec i reprezentowania firm delegujących w sporach z niemieckimi firmami. Autorka bloga bartmanlegalupdates.com.
Spis treści:
- Nieoczekiwany problem polskich firm w 2026 roku
- Rozliczenia w Polsce i Freistellungsbescheinigung a stanowisko niemieckiego fiskusa
- Cztery lata wstecz? Dlaczego urząd reaguje tak późno
- Dlaczego niemiecki fiskus analizuje sprawę dopiero teraz?
- Skutki ustalenia zakładu podatkowego
- Jakie działania może podjąć przedsiębiorca?
- Od czego zacząć?
- Pismo z urzędu to nie wyrok – jak przekształcić problem w szansę na lepszą organizację
Nieoczekiwany problem polskich firm w 2026 roku
Z Nowym Rokiem powracamy do jednego z najbardziej problematycznych zagadnień dla polskich firm działających za Odrą – zakładu podatkowego w Niemczech.
W 2026 roku do wielu przedsiębiorców zaczęły trafiać pisma z niemieckich urzędów skarbowych, w których ustalano powstanie zakładu podatkowego w poprzednich latach – często z cofnięciem się nawet do 2022 czy 2023 roku. Dla firm, które przez lata rozliczały się w Polsce i posiadały Freistellungsbescheinigung, jest to ogromne zaskoczenie.
Dlaczego niemiecki urząd skarbowy po kilku latach dochodzi do wniosku, że zakład podatkowy jednak powstał? I czy przedsiębiorca ma realne możliwości obrony?
Rozliczenia w Polsce i Freistellungsbescheinigung a stanowisko niemieckiego fiskusa
Zaczynając od początku. W 2026 roku do niektórych polskich firm zaczęły trafiać zawiadomienia z niemieckich urzędów skarbowych o powstaniu zakładu podatkowego w latach poprzednich – nierzadko z cofnięciem się do 2024 roku, a nawet dalej wstecz.
Gdyby chodziło wyłącznie o rok 2024, problem byłby zazwyczaj łatwiejszy do opanowania. Zdecydowanie prościej jest bowiem „wybronić” jeden rok podatkowy niż dwa czy trzy – a i takie sytuacje w praktyce się zdarzają.
Cztery lata wstecz? Dlaczego urząd reaguje tak późno
Jak to jednak możliwe, że w 2026 roku niemiecki urząd dochodzi do wniosku, iż zakład podatkowy powstał na przykład już w 2022 roku? Przecież to niemal cztery lata wstecz.
W międzyczasie firma składała – samodzielnie lub przy wsparciu biura rachunkowego – rozliczenia za poprzednie lata, otrzymywała Freistellungsbescheinigung, płaciła podatki w Polsce… a tu nagle taki „cios”.
Dlaczego niemiecki fiskus analizuje sprawę dopiero teraz?
Główną przyczyną takiego stanu rzeczy jest najczęściej sposób pracy niemieckiego urzędu skarbowego odpowiedzialnego za weryfikację rozliczeń danej firmy. Mówiąc wprost – dopiero teraz urząd szczegółowo przeanalizował dokumentację, którą przedsiębiorca przekazywał w ostatnich latach w związku z przedłużaniem kolejnych zaświadczeń o zwolnieniu z podatku budowlanego.
Drugą istotną kwestią jest zmiana podejścia do weryfikacji obowiązku podatkowego w Niemczech poprzez prawidłowe stosowanie definicji zakładu podatkowego wynikającej z art. 5 polsko-niemieckiej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Kluczowe znaczenie ma tu 12-miesięczny okres wykonywania prac, który nie jest tożsamy z rokiem kalendarzowym. Dotychczasowa praktyka niemieckich urzędów była (i nadal bywa) bardzo zróżnicowana, co prowadziło do licznych nieporozumień co do tego, jak rozumieć definicję zakładu podatkowego i jak faktycznie liczyć te okresy.
Najbardziej zaskoczeni są zazwyczaj przedsiębiorcy, którzy analizowali ryzyko zakładu podatkowego wyłącznie w kontekście 12 miesięcy mieszczących się w jednym roku kalendarzowym. Tymczasem chodzi o coś zupełnie innego.
W praktyce łączony jest czas realizacji projektów w Niemczech na przełomie lat. Jeżeli w ten sposób przekroczony zostanie 12-miesięczny okres wykonywania prac na danym projekcie, niemiecki urząd może ustalić powstanie zakładu podatkowego nie tylko za rok, w którym doszło do przekroczenia tego limitu, lecz również za rok, w którym prace zostały rozpoczęte.
Stąd biorą się sytuacje, w których urząd ustala powstanie zakładu podatkowego nawet za trzy lata wstecz – uznając, że prace na danym projekcie były prowadzone w sposób ciągły na przestrzeni całego tego okresu.
Skutki ustalenia zakładu podatkowego
Otrzymanie takiego pisma z niemieckiego urzędu to ogromny stres – i trudno się temu dziwić. Często podważa ono bowiem wieloletnie rozliczenia podatkowe firmy. Skutek takiego stanowiska jest jednoznaczny: za okres, w którym podatki były płacone w Polsce, powinny one zostać zapłacone w Niemczech.
Jeżeli dodatkowo firma zatrudniała pracowników, również podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowniczych powinien – zdaniem urzędu – zostać rozliczony w Niemczech.
Jakie działania może podjąć przedsiębiorca?
Czy przedsiębiorca jest w takiej sytuacji bezbronny wobec działań niemieckiego urzędu skarbowego?
Nie – i to chcielibyśmy wyraźnie podkreślić. W dobrze poprowadzonej sprawie możliwe jest wyjście z tego rodzaju problemów i przekonanie urzędu do swoich racji.
Jakie to racje? W każdej sprawie inne. Z doświadczenia wiemy jednak, że merytoryczna, konsekwentna komunikacja z niemieckim urzędem bardzo często pozwala uniknąć opodatkowania całości dochodów w Niemczech.
Od czego zacząć?
Od dokładnej analizy dokumentów przekazywanych do niemieckiego urzędu w latach poprzednich. Diabeł tkwi w szczegółach. Nierzadko tabele i zestawienia składane do urzędu nie są wypełniane z należytą starannością.
W kolejnym kroku weryfikujemy dokumentację posiadaną przez firmę i ustalamy plan działania. Dobra wiadomość jest taka, że z niemieckimi urzędami można – i warto – dyskutować. Są one bowiem skłonne wysłuchać rzeczowych argumentów.
Pismo z urzędu to nie wyrok – jak przekształcić problem w szansę na lepszą organizację
Otrzymanie nieprzyjemnego pisma z niemieckiego urzędu nie oznacza zatem, że wszystko jest już „stracone”. Wręcz przeciwnie – bardzo często stanowi to punkt wyjścia do bardziej świadomego delegowania pracowników oraz organizowania pracy własnej, pracowników i podwykonawców z uwzględnieniem zasad międzynarodowego prawa podatkowego, w szczególności postanowień polsko-niemieckiej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Zobacz jeszcze:
- Freistellungsbescheinigung, czyli zwolnienie z podatku budowlanego
- Delegowanie do Niemiec w 2026 roku – wiza Vander Elst czy paszport biometryczny? Najnowsze orzecznictwo
- Od czego zacząć delegowanie do Niemiec?
W razie zainteresowania powyższą tematyką, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią lub udziału w szkoleniach organizowanych przez naszą Kancelarię.
Więcej informacji na temat aktualnych szkoleń znajdziecie Państwo w zakładce „Szkolenia”.
O mnie
Dr Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. jest radcą prawnym w BLU Kancelarii Prawnej we Wrocławiu oraz autorką bloga bartmanlegalupdates.com, na którym w przystępny i praktyczny sposób analizuje zagadnienia z zakresu prawa delegowania, europejskiego prawa pracy, międzynarodowego prawa podatkowego, prawa umów i dochodzenia roszczeń w transgranicznych relacjach gospodarczych.
Specjalizuje się w obsłudze firm prowadzących działalność transgraniczną – w szczególności na styku Polski i Niemiec. Na co dzień doradza przedsiębiorcom w sprawach dotyczących zakładów podatkowych, obowiązków rejestracyjnych, delegowania pracowników, sporów sądowych z niemieckimi firmami, umów handlowych.
Autorka licznych publikacji branżowych, prelegentka i szkoleniowiec. W swojej pracy stawia na jasny przekaz, konkretne rozwiązania i podejście dostosowane do realnych wyzwań biznesowych.
"Nie piszę o przepisach dla samych przepisów – piszę, żeby pomóc firmom zrozumieć ich konsekwencje w praktyce."
Jesteśmy na Instagramie.
