Oferta dla zagranicznego kontrahenta – jak bezpiecznie skalkulować koszty delegowania do Niemiec

Autorka: dr Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. – radca prawny, specjalistka w zakresie prawa delegowania pracowników do Niemiec i reprezentowania firm delegujących w sporach z niemieckimi firmami. Autorka bloga bartmanlegalupdates.com.

Spis treści:

1. Najpierw liczymy, potem ofertujemy
2. Jak prawidłowo przygotować ofertę dla niemieckiego kontrahenta?
3. Przeciętne wynagrodzenie a podstawa wymiaru składek ZUS
4. Odliczanie diet od podstawy wymiaru składek ZUS
5. Ostateczna decyzja pracodawcy
6. Zakład podatkowy w Niemczech – kiedy powstaje ryzyko?
7. Delegowanie do Niemiec nie jest już optymalizacją kosztów

Najpierw liczymy, potem ofertujemy

Ofertowanie usługi to złożony proces, który przynajmniej w teorii powinien zacząć się od policzenia kosztów. Gdy znamy koszty, ustalamy naszą marżę i w ten sposób dochodzimy do ceny, którą możemy zaproponować naszemu niemieckiemu klientowi. W praktyce rynkowej większość firm delegujących bez względu na charakter usługi czy jest to outsourcing usług, czy też praca tymczasowa, operuje stawkami godzinowymi. Oczywiście występują także stawki ryczałtowe za określone usługi, nie opierające się na rozliczeniach godzinowych.

W każdym przypadku prawidłowe sformułowanie oferty jest podstawą do tego, aby projekt był rentowny. Jak wysoka ma być ta rentowność?

O tym decyduje już każdy przedsiębiorca.

Zwrócę dzisiaj uwagę na te aspekty ofertowania pracy za granicą, na których można się „wywrócić“ jeżeli coś pójdzie nie tak i nasze wstępne założenia okażą się błędne. Wówczas z „plusa“ możemy wejść w „minusa“ i to porządnego.

Jak prawidłowo przygotować ofertę dla niemieckiego kontrahenta?

Oczywiście warto zacząć od policzenia kosztów zatrudnienia pracowników delegowanych.

Co jest największą trudnością? 

Największą trudnością jest określenie wysokości składek na ZUS. W przypadku pracowników delegowanych obowiązują specyficzne zasady ustalania takiej podstawy wymiaru składek zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zgodnie z tym przepisem, z podstawy wymiaru składek wyłącza się równowartość diet przysługujących z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu za granicą, określonych w przepisach dotyczących pracowników sfery budżetowej. Jednakże po odliczeniu tej kwoty miesięczny przychód stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W praktyce oznacza to, że:

• od wynagrodzenia delegowanego pracownika można odliczyć równowartość diet za każdy dzień pobytu za granicą,
• jednak podstawa wymiaru składek nie może być niższa niż przeciętne wynagrodzenie krajowe.

Przeciętne wynagrodzenie a podstawa wymiaru składek ZUS

Problematyczne jest właśnie to „przeciętne wynagrodzenie”, które każdego roku rośnie, a w tym roku osiągnęło wysokość 9 420,00 złotych. W 2025 roku wynosiło zaś 8 673,00 złotych. To różnica 747,00 złotych. Od tej różnicy pracodawcy delegujący zapłacą większą składkę ZUS, a wyniesie ona około 4 000,00 złotych na umowie zlecenia (łączny koszt pracownika i pracodawcy). Przy wynagrodzeniu brutto w wysokości około 3 700,00 euro miesięcznie na podstawie umowy zlecenia, koszt samych składek po stronie pracodawcy wyniesie około 1 000,00 euro.

Skąd nagle kwota 3 700,00 euro?

Wynagrodzenie brutto pracownika, które przyjęłam na poziomie 3 700,00 euro pomniejszyłam o iloczyn 30 dni pobytu x 49,00 euro diety za dzień pobytu w Niemczech. To dało kwotę 2 200,00 euro, która odpowiada mniej więcej kwocie 9 420,00 złotych, czyli naszej minimalnej podstawie wymiaru składek dla pracownika delegowanego.

Oczywiście, jeżeli pracownik zarobi mniej niż aktualnie obowiązujące przeciętne wynagrodzenie, wówczas otrzyma siłą rzeczy mniejsze wynagrodzenie i od tej niższej kwoty będzie ustalona podstawa wymiaru składek.

Odliczanie diet od podstawy wymiaru składek ZUS

Konkurentką wskazanej powyżej metody rozliczeń podstawy wymiaru składek pracowników delegowanych jest metoda ustalania podstawy z uwzględnieniem diet, które są zwracane tytułem zwrotu kosztów podróży. Ta metoda wiąże się jednak z ryzykami, o których pisaliśmy na blogu.

Ostateczna decyzja pracodawcy

Zawsze ostateczną decyzję o wyborze formy oskładkowania podejmuje przedsiębiorca. Przyjmijmy założenie, że wybierze opcję I, czyli rozliczanie składek od średniej krajowej. W takim przypadku pracodawca śpi spokojnie, nie obawia się kontroli, pracownik pracuje na wyższą emeryturę, ale też i jego koszty zatrudnienia są wyższe, co przekłada się na konieczność dostosowania oferty do takiego kosztu.

Jeżeli pracodawca wybierze opcję II, czyli rozliczanie składek z uwzględnieniem diet, które wypłaca pracownikowi/zleceniobiorcy, wówczas jego spokojny sen może być zakłócony potencjalną kontrolą, która może (ale też nie musi) zobowiązać pracodawcę do oskładkowania diet. I tutaj zaczynają się schody, ponieważ co ma zrobić w tej sytuacji pracodawca, który nie skalkulował tak wysokich składek z odsetkami za opóźnienie, w swoim budżecie? Niemiecki kontrahent zapewne nie dopłaci różnicy i w zasadzie słusznie. Nie jest to jego problemem, na jakich zasadach firma w Polsce rozlicza składki. Prawo niemieckie przewiduje co prawda współodpowiedzialność firmy niemieckiej za niezapłacone składki, ale zakładam, że uruchomienie tego mechanizmu byłoby bardziej prawdopodobne, gdyby polska firma płaciła składki na ubezpieczenie społeczne pracowników właśnie w Niemczech, a nie w Polsce.

Zakład podatkowy w Niemczech – kiedy powstaje ryzyko?

O ile płacimy podatki w Polsce, od dochodów własnej firmy, jak i dochodów pracowników, sytuacja jest stabilna. Wiemy na czym stoimy i możemy szacować koszty w oparciu o polski system podatkowy. Ale…

Co, jeżeli niemiecki urząd uzna nagle, a tak się przecież czasami dzieje, że naszej firmie powstał zakład podatkowy w Niemczech? Albo na przykład okaże się, że zakład podatkowy nie powstał, ale trzeba opodatkować dochody pracowników w Niemczech? To przewraca cały system kosztowy o 180 stopni.

W tym wpisie chciałam zwrócić uwagę na te kwestie, które są kluczowe z mojej prawnopodatkowej perspektywy. Czynników wpływających na końcową ofertę jest znacznie więcej, ponieważ to m.in. koszty operacyjne działalności, wynajmy, zewnętrzne usługi, itp.

W delegowaniu jednak to właśnie ten koszt zatrudnienia może działać na korzyść przedsiębiorcy albo przeciwko niemu, jeżeli podejdzie do tego tematu zbyt pochopnie. Niestety zdarzają się sytuacje, które bardzo mocno potrafią zredefiniować przyjęte założenia.

Delegowanie do Niemiec nie jest już optymalizacją kosztów

Z mojej strony przestrzegałabym przed wciąż pokutującym myśleniem o delegowaniu pracowników do Niemiec jako o formie optymalizacji kosztów biznesowych w Niemczech. Wiem, że polskie firmy to wiedzą, ale zdarzają się jeszcze oczekiwania możliwie niskich kosztów pracy. Warto podchodzić do tego z dystansem. Do tego dochodzi często zagadnienie wysokich oczekiwań finansowych pracowników co do kwoty „na rękę”, których to pracowników częstokroć wartość ich wynagrodzenia brutto kompletnie nie interesuje.

A to przecież właśnie to „brutto” jest źródłem rozterek i problemów pracodawcy i temu też właśnie „brutto” poświęciliśmy dzisiaj więcej uwagi.

Z pewnością delegowanie to rynek, na którym także widać bolączki dzisiejszej ekonomii. Utrzymanie w ryzach kosztów pracy, sprostanie oczekiwaniom finansowym pracowników, i oddanie państwu (tylko któremu?) tego, czego oczekuje w postaci składek i podatków to wyzwanie, przed którym stoi dzisiejszy rynek delegowania. Możemy sobie życzyć, aby i prawo delegowania za tymi wyzwaniami podążało…

Zobacz jeszcze:

• Umowa z niemieckim kontrahentem. Dobry biznes czy pułapka...?  
• Delegowanie w 2026 roku – co nas czeka?
• Zakład podatkowy w Niemczech: nieoczekiwany problem polskich firm w 2026 roku

W razie zainteresowania powyższą tematyką, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią lub udziału w szkoleniach organizowanych przez naszą Kancelarię.

Więcej informacji na temat aktualnych szkoleń znajdziecie Państwo w zakładce „Szkolenia”.

O mnie

Dr Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. jest radcą prawnym w BLU Kancelarii Prawnej we Wrocławiu oraz autorką bloga bartmanlegalupdates.com, na którym w przystępny i praktyczny sposób analizuje zagadnienia z zakresu prawa delegowania, europejskiego prawa pracy, międzynarodowego prawa podatkowego, prawa umów i dochodzenia roszczeń w transgranicznych relacjach gospodarczych.  

Specjalizuje się w obsłudze firm prowadzących działalność transgraniczną – w szczególności na styku Polski i Niemiec. Na co dzień doradza przedsiębiorcom w sprawach dotyczących zakładów podatkowych, obowiązków rejestracyjnych, delegowania pracowników, sporów sądowych z niemieckimi firmami, umów handlowych. 

Autorka licznych publikacji branżowych, prelegentka i szkoleniowiec. W swojej pracy stawia na jasny przekaz, konkretne rozwiązania i podejście dostosowane do realnych wyzwań biznesowych.

"Nie piszę o przepisach dla samych przepisów – piszę, żeby pomóc firmom zrozumieć ich konsekwencje w praktyce."

Skontaktuj się ze mną pod adresem