Zaświadczenie A1 dla pracownika delegowanego

Pracodawca delegujący pracowników za granicę powinien sprostać licznym formalnościom, aby bezpiecznie i w zgodzie z obowiązującym prawem, delegować pracowników za granicę. Jedną z tych formalności jest uzyskanie zaświadczenia A1 dla pracownika lub zleceniobiorcy delegowanego za granicę, przy założeniu, że pracownik ma podlegać pod ubezpieczenia społeczne w Polsce, mimo iż wykonuje pracę za granicą.

Pamiętajmy bowiem, że zgodnie z naczelną zasadą europejskiego prawa ubezpieczeń społecznych pracownik podlega w zakresie ubezpieczeń społecznych prawu tego państwa, na terytorium którego wykonuje pracę.

Zasada ta wynika z art. 11 ust. 3 lit. a rozporządzenia 883/2004.

Ubezpieczenie pracownika w Polsce, nawet jeżeli wykonuje on pracę za granicą, jest wyjątkiem od tej zasady, i wymaga spełnienia określonych warunków.

Pomyłka lub brak skrupulatności w prowadzeniu dokumentacji w związku z zaświadczeniami A1 może dużo kosztować.

Koszt wydatków na ubezpieczenia społeczne jest przecież jednym z istotnych elementów biznesowych każdego przedsięwzięcia, w tym w zakresie realizacji kontraktu za granicą. Błąd może skończyć się nawet cofnięciem udzielonych już zaświadczeń A1.

Warto więc poświęcić temu tematowi trochę uwagi.

Podstawy prawne wydawania zaświadczeń A1

W Unii Europejskiej obowiązują dwa podstawowe akty prawne regulujące zagadnienia dotyczące zaświadczeń A1. Są to:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, oraz

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Gdzie jest ubezpieczony pracownik delegowany?

Pracodawca delegujący pracowników za granicę musi podjąć decyzję o miejscu ubezpieczenia społecznego pracowników delegowanych. Może to być:

• państwo, na terytorium którego praca jest wykonywana (art. 11 ust. 3 lit a rozp. 883/2004), czy też

• państwo, w którym pracodawca ma siedzibę (art. 12 ust. 1 rozp. 883/2004) lub

• państwo, w którym pracownik ma miejsce zamieszkania (art. 13 ust. 1 rozp. 883/2004).

W przypadku, w którym mowa w punkcie drugim i trzecim, pracodawca zobowiązany jest uzyskać zaświadczenie A1 dla pracowników delegowanych. Wybór polskiego ubezpieczenia społecznego oznacza, że pracownik będzie nadal ubezpieczony w Polsce, nawet jeżeli pracuje za granicą. Pracownik będzie podlegał zatem pod system polskiego ubezpieczenia wypadkowego, nawet jeżeli wypadek wydarzy się np. w Niemczech.

Zaświadczenie potwierdza, że w okresie pracy za granicą właściwe jest ustawodawstwo polskie, a więc składki na ubezpieczenie społeczne pracownika delegowanego powinny być opłacane w Polsce.

Kto może wystąpić o zaświadczenie A1?

Z wnioskiem o wydanie zaświadczenia A1 może wystąpić:

• pracodawca,
• osoba wykonująca pracę na własny rachunek,
• pracownik.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na podstawy prawne uzyskiwania zaświadczeń i różnice pomiędzy wymogami właściwymi dla każdego rodzaju zaświadczenia A1.

Wyróżnia się bowiem dwa podstawowe rodzaje zaświadczeń A1, tj.

1. wydawane na podstawie art. 12 ust. 1 Rozporządzenia 883/2004,
2. wydawana na podstawie art. 13 ust. 1 Rozporządzenia 883/2004.

Zaświadczenie A1 /art. 12 ust. 1 Rozporządzenia 883/2004

Zaświadczenia A1 na podstawie art. 12 ust. 1 powołanego Rozporządzenia wydawane są w tych przypadkach, w których pracodawca może wykazać, iż jego działalność jest związana z Polską, a w szczególności uzyskuje on obroty na terytorium Polski (co najmniej 25% obrotów jako kryterium orientacyjne), ma tutaj biuro, rekrutuje pracowników w Polsce, podpisuje w Polsce kontrakty z kontrahentami.

Pracownika można delegować na okres do 24 miesięcy, a warunkiem delegowania na tej właśnie podstawie prawnej jest wykazanie związku pracownika z Polską przez okres co najmniej jednego miesiąca przed delegowaniem (np. podleganie pod system ubezpieczeń społecznych przez okres jednego miesiąca).

Zaświadczenie A1 /art. 13 ust. 1 Rozporządzenia 883/2004

Inaczej wygląda sprawa w przypadku drugiej podstawy prawnej zaświadczeń A1, czyli art. 13 ust. 1 Rozporządzenia. W tym przypadku pracownik może zostać ubezpieczony w Polsce z uwagi na fakt zamieszkiwania w Polsce. Drugim nie mniej istotnym warunkiem możliwości skorzystania z delegowania na tej podstawie prawnej jest fakt wykonywania pracy naprzemiennie na terytorium co najmniej dwóch państw Unii Europejskiej, w tym Polski. Praca powinna być wykonywana w Polsce w wymiarze nie mniejszym niż 25% łącznego wymiaru czasu pracy.

Procedura składania wniosku o zaświadczenie A1

Wnioski o zaświadczenie A1 składa się drogą elektroniczną poprzez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS do właściwego oddziału ZUS.

Wnioski papierowe nie są już przyjmowane.

dr Katarzyna Styrna – Bartman, LL.M., Wszystkie prawa zastrzeżone.