Kontrole w firmach delegujących – co sprawdza Zollamt i ZUS w 2025 roku?
Autorka: dr Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. – radca prawny, specjalistka w zakresie prawa delegowania pracowników do Niemiec i reprezentowania firm delegujących w sporach z niemieckimi firmami. Autorka bloga bartmanlegalupdates.com.
Spis treści:
- Dlaczego znowu rośnie liczba kontroli firm delegujących?
- Kontrole w Niemczech – coraz większa aktywność Zollamt
- Co sprawdza Zollamt podczas kontroli?
- Jak wygląda kontrola w praktyce?
- Płaca minimalna i dokumentacja w delegowaniu do Niemiec
- Zaświadczenia A1 – kluczowy dokument przy delegowaniu
- Czy należy się obawiać kontroli Zollamt?
- Kontrole ZUS w Polsce – na co zwraca uwagę urząd?
- Praca naprzemienna, A1 i składki
- Dlaczego warto sprawdzić upoważnienie do kontroli ZUS?
- Status przedsiębiorcy a czas trwania kontroli
- Sprzeciw wobec kontroli ZUS – prawo, o którym mało kto pamięta
- Checklista dla firm delegujących - co sprawdzić przed kontrolą Zollamt?
- Checklista: Podsumowanie - Twoje prawa i obowiązki podczas kontroli ZUS
Dzisiejszy wpis na naszym blogu chciałabym poświęcić tematowi, który ostatnio jest bardzo gorący, czyli tematowi kontroli w firmach delegujących.
Dlaczego znowu rośnie liczba kontroli firm delegujących?
Po dość spokojnych latach, które być może były uwarunkowane sytuacją na świecie (najpierw kryzys uchodźczy w Europie, potem COVID, a następnie wojna na Ukrainie), zauważyliśmy rosnącą ilość kontroli firm delegujących zarówno po niemieckiej, jak i po polskiej stronie.
Kontrole w Niemczech – coraz większa aktywność Zollamt
Zaczniemy od niemieckich kontroli, których można się spodziewać przede wszystkim po stronie inspekcji celnej Zollamt.
Co sprawdza Zollamt podczas kontroli?
Zollamt kontroluje przede wszystkim dwie kwestie: legalność pobytu i pracy pracowników delegowanych na terytorium Niemiec oraz spełnianie przez firmę wymaganych warunków zatrudnienia na terytorium Niemiec.
Odnośnie pierwszej kwestii – oczywiście mamy na myśli kontrole wiz Vander Elst.
Ku zaskoczeniu wielu pracodawców, którzy przeszli już niejednokrotnie różne kontrole Zollamtu, coraz więcej jednostek Zollamt kwestionuje brak wiz Vander Elst u tzw. obywateli państw trzecich.
Jak wygląda kontrola w praktyce?
Jeżeli Zollamt podczas bardziej lub mniej rutynowej kontroli stwierdzi brak wiz np. u obywateli Ukrainy lub Białorusi, zabiera tym pracownikom paszporty, wzywa na przesłuchanie, a następnie w zależności od własnej praktyki i rozumienia przepisów, albo nakazuje deportację pracowników albo też prosi o samowolne opuszczenie terytorium Niemiec i poświadczenie powrotu w konsulacie w Polsce. Jeżeli na tym się skończy, to można powiedzieć, że pracodawca miał „szczęście“. Niektóre jednostki bowiem idą krok dalej i stawiają zarzuty karne członkom zarządu spółki delegującej, a nawet członkom zarządu spółki, która występowała jako zamawiający. Stąd też nie można się dziwić, że niemieccy kontrahenci i ich prawnicy są często tak bardzo przeczuleni na punkcie wiz Vander Elst. A jak wiemy, z wizami Vander Elst nic nie jest tak oczywiste jak byśmy sobie tego życzyli.
Płaca minimalna i dokumentacja w delegowaniu do Niemiec
Co jeszcze kontroluje Zollamt?
Oczywiście płacę minimalną. Delegując pracowników do Niemiec, należy być przygotowanym na to, aby w każdym czasie dysponować ewidencją czasu pracy i listami płac za pracę w Niemczech, oczywiście dokumenty powinny być w języku niemieckim.
Zaświadczenia A1 – kluczowy dokument przy delegowaniu
Nie zapominajmy także o zaświadczeniach A1. To one dają prawo pracodawcy delegującemu, aby ubezpieczył pracownika delegowanego w Polsce, nawet jeżeli ten pracuje w Niemczech.
Czy należy się obawiać kontroli Zollamt?
W mojej ocenie nie, pod warunkiem, że firma płaci pracownikom tyle, ile nakazują przepisy za dany rok oraz zgłasza ich przez Meldeportal, jeżeli jest taka konieczność.
Odnośnie przestrzegania norm czasu pracy, czy urlopu, z naszego doświadczenia wynika, że są to kwestie badane w bardzo jednostkowych wypadkach, a Zoll skupia się przede wszystkim na płacy minimalnej, zaświadczeniach A1 i wizach Vander Elst.
Kontrole ZUS w Polsce – na co zwraca uwagę urząd?
W Polsce firmy delegujące są kontrolowane przede wszystkim przez ZUS.
Sprawdzane są dwie kwestie, tj. zaświadczenia A1 oraz prawidłowość ustalenia podstawy wymiaru składek pracowników delegowanych.
Praca naprzemienna, A1 i składki
O ile w przypadku zaświadczeń A1 zawsze najwięcej kontrowersji wzbudza praca naprzemienna, która występuje w przypadku zaświadczeń A1 z art. 13 Rozporządzenia 884/2004, o tyle w przypadku podstawy wymiaru składek zawsze najbardziej problematyczne są diety i kwestia ich zwolnienia z podstawy wymiaru składek.
ZUS niejednokrotnie pomija kwestie obowiązujących przepisów prawa, w tym prawa unijnego, odnośnie konieczności zwrotu wydatków dla pracowników delegowanych i częstokroć oskładkowuje diety.
Niejednokrotnie wypowiadałam się na ten temat, iż wypłata diet na bazie prawa krajowego, jest obowiązkiem firmy delegującej, bez względu na to, jak wyjazd zakwalifikuje ZUS (czy jako podróż, czy delegowanie), ponieważ tutaj nadrzędne znaczenie mają przepisy prawa europejskiego. Kwestie te, od lat rozstrzygane na korzyść podatników przez administrację skarbową, są niejednokrotnie rozstrzygane przez ZUS w sposób zasadniczo odmienny.
Dlaczego warto sprawdzić upoważnienie do kontroli ZUS?
Co płatnik może, a czego nie może w trakcie kontroli ZUS?
Przede wszystkim w trakcie kontroli ZUS należy pamiętać o tym, jak doniosłe i ważne jest upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. To dokument, którego potencjalne błędy, skutkują nieważnością wszelkich czynności podejmowanych przez kontrolera.
Dlatego w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy upoważnienie na pewno jest prawidłowe.
Z doświadczenia wiem, że często nie jest.
Status przedsiębiorcy a czas trwania kontroli
Następnie należy upewnić się, że kontroler prawidłowo ustalił status firmy jako mikro, małego, albo na przykład średniego przedsiębiorcy i w związku z tym prawidłowo określił ilość dni kontroli w firmie. Temat statusu przedsiębiorcy to temat „rzeka“, gdyż jest to jeden z najbardziej kontrowersyjnych tematów w kontrolach ZUS.
Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że kontrolerzy niejednokrotnie (choć są również dobre przykłady prawidłowego rozumienia art. 7 u.p.p.) uwzględniają ubezpieczonych zleceniobiorców w stanie zatrudnienia, a przecież w przepisie chodzi tylko o pracowników. Podobnie częstokroć nie uwzględnia się obrotów firmy, a te przecież muszą być także na odpowiednim poziomie (wraz ze stanem zatrudnieniem, a nie „albo“), aby kontroler mógł prawidłowo ustalić status przedsiębiorcy i czas trwania kontroli.
W upoważnieniu nie wystarczy także napisać, że kontrola ma trwać np. 6 albo 12 dni, lecz należy wskazać dokładne daty czasu trwania kontroli. Tego także niejednokrotnie brakuje.
Sprzeciw wobec kontroli ZUS – prawo, o którym mało kto pamięta
Co zaskakujące, ale bardzo mało przedsiębiorców wie, że mają takie prawo, ale i wręcz obowiązek, aby swój sprzeciw zgłosić do ZUS w terminie 3 dni roboczych od daty zaistnienia zdarzenia, które w ocenie przedsiębiorcy narusza jego prawa.
Co więcej, sprzeciw wobec prowadzenia kontroli należy złożyć w jednostce ZUS, która prowadzi kontrolę… nie można wysłać tego pocztą. I nikt tego niestety nigdzie nie napisał, a pozostaje to w sprzeczności z tymi zasadami k.p.a., które są nam znane.
Instytucja sprzeciwu w trakcie kontroli jest na tyle osobliwym elementem polskiego prawa, że wciąż zadziwia mnie fakt, iż taka forma reliktu nadal funkcjonuje i nikt nie podjął próby jej zmiany... Co bowiem z tego, że w tym roku skrócono czas kontroli wobec mikroprzedsiębiorców z 12 do 6 dni, skoro ten sam mikroprzedsiębiorca ma tak ograniczone możliwości obrony przed nieuprawnionym zakwalifikowaniem go np. jako średniego przedsiębiorcy, co automatycznie wydłuża czas kontroli z 6 do aż 48 dni?
A co, jeżeli przedsiębiorca zbyt późno zorientuje się, że został źle zakwalifikowany? Po upływie 3 dni? Czy to znaczy, że bezprawność się sankcjonuje?
O kontroli ZUS można napisać wiele, ale zawsze w każdej sytuacji, gdy taka kontrola się zapowiada, należy pamiętać o swoich obowiązkach, ale i prawach, a jest ich w trakcie kontroli całkiem sporo i warto z nich korzystać.
Zobacz jeszcze:
- Kontrola niemieckiego urzędu celnego w polskiej firmie
- Zakończenie kontroli ZUS w firmie delegującej – co dalej i jak się bronić?
- Czy brak wizy Vander Elst grozi odpowiedzialnością zarządu spółki delegującej do Niemiec?
✅ Checklista dla firm delegujących - co sprawdzić przed kontrolą Zollamt?
Przed kontrolą warto:
- sprawdzić czy wszyscy pracownicy spoza UE mają ważne wizy Vander Elst,
- upewnić się, że dokumenty delegowania są przetłumaczone na język niemiecki (listy płac, ewidencje czasu pracy),
- przygotować ewidencję czasu pracy za okres wykonywania pracy w Niemczech,
- zweryfikować, czy wypłacane wynagrodzenie odpowiada aktualnej płacy minimalnej w Niemczech,
- upewnić się, że wszyscy pracownicy posiadają ważne zaświadczenia A1,
- sprawdzić, czy firma została zgłoszona przez Meldeportal, jeśli wymaga tego rodzaj zlecenia.
✅ Checklista: Podsumowanie - Twoje prawa i obowiązki podczas kontroli ZUS
W przypadku kontroli ZUS należy:
- pamiętać o zweryfikowaniu poprawności zaświadczeń A1 - zwłaszcza w przypadkach pracy naprzemiennej (art. 13 rozporządzenia 883/2004),
- sprawdzić, czy diety i inne świadczenia są prawidłowo ujęte w podstawie wymiaru składek,
- przygotować pełną dokumentację pracowników delegowanych (umowy, aneksy, potwierdzenia zgłoszeń),
- sprawdzić upoważnienie do kontroli - czy jest prawidłowe, i zawiera wymagane elementy,
- zweryfikować, czy kontroler prawidłowo określił status Państwa firmy (mikro, mała, średnia),
- upewnić się, że wiedzą Państwo, jak i kiedy wnieść sprzeciw - w ciągu 3 dni roboczych od naruszenia.
W razie zainteresowania powyższą tematyką, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią lub udziału w szkoleniach organizowanych przez naszą Kancelarię.
Więcej informacji na temat aktualnych szkoleń znajdziecie Państwo w zakładce „Szkolenia”.
O mnie
Dr Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. jest radcą prawnym w BLU Kancelarii Prawnej we Wrocławiu oraz autorką bloga bartmanlegalupdates.com, na którym w przystępny i praktyczny sposób analizuje zagadnienia z zakresu prawa delegowania, europejskiego prawa pracy, międzynarodowego prawa podatkowego, prawa umów i dochodzenia roszczeń w transgranicznych relacjach gospodarczych.
Specjalizuje się w obsłudze firm prowadzących działalność transgraniczną – w szczególności na styku Polski i Niemiec. Na co dzień doradza przedsiębiorcom w sprawach dotyczących zakładów podatkowych, obowiązków rejestracyjnych, delegowania pracowników, sporów sądowych z niemieckimi firmami, umów handlowych.
Autorka licznych publikacji branżowych, prelegentka i szkoleniowiec. W swojej pracy stawia na jasny przekaz, konkretne rozwiązania i podejście dostosowane do realnych wyzwań biznesowych.
"Nie piszę o przepisach dla samych przepisów – piszę, żeby pomóc firmom zrozumieć ich konsekwencje w praktyce."
Jesteśmy na Instagramie.
