Niemiecka kontrola w naszej firmie

Zagraniczne urzędy odpowiedzialne za kontrolowanie zagranicznych przedsiębiorców na terytorium ich państw coraz częściej i coraz chętniej korzystają z możliwość międzynarodowej współpracy, którą gwarantuje im dyrektywa wdrożeniowa nr 2014/67/UE. Na podstawie niniejszej dyrektywy każde państwo członkowskie zobowiązane było do wyznaczenia organu współpracującego, do którego to organ współpracujący innego państwa może skierować wniosek o pomoc, udzielenie informacji, powiadomienie lub też egzekucję kary lub grzywny. Czyli w praktyce niemiecki urząd celny Zollamt, który w Niemczech został wyznaczony jako urząd współpracujący, może skontrolować polskiego przedsiębiorcę delegującego pracowników do Niemiec w ten sposób, że za pomocą specjalnego systemu informatycznego IMI wysyła zapytanie do polskiej instytucji współpracującej, jaką jest Państwowa Inspekcja Pracy z prośbą, aby ta skontrolowała wybranego pracodawcę na miejscu. Wiele firm może zadać sobie pytanie, czy to w ogóle w praktyce funkcjonuje. Działa i to coraz sprawniej. Po belgijskich i holenderskich urzędach, która już od dłuższego czasu chętnie korzystają z tej form kontroli, przyszedł czas na urzędy niemieckie. Jak taka kontrola wygląda w praktyce?Państwowa Inspekcja Pracy otrzymuje zapytanie np. z niemieckiego urzędu celnego Zollamt z prośbą o sprawdzenie danego podmiotu, który kontroluje na terytorium Niemiec. Zakres pytań bywa bardzo zróżnicowany, a niektóre pytania potrafią być nawet bardzo zaskakujące. Oto parę z nich (przykładowych)):

Jakiego rodzaju i w jakim sektorze dana firma prowadzi działalność na terytorium Polski (działalność deklarowana i faktyczna).

W tym miejscu chciałabym się na chwilę zatrzymać. Niejednokrotnie jest bowiem tak, że polskie firmy delegujące pracowników / zleceniobiorców za granicę mają w swojej nazwie oznaczenie „agencja zatrudnienia”, „agencja pracy”, „agencja pracy tymczasowej”.

W swoim PKD w przedmiocie prowadzonej działalności gospodarczej także wskazują prowadzenie agencji pracy tymczasowej jako przedmiot prowadzonej działalności gospodarczej. Częstokroć także firmy takie posiadają nawet wpis do rejestru agencji zatrudnienia, w sytuacji gdy tak naprawdę wcale nimi nie są, lecz w praktyce podpisują z kontrahentami w Niemczech klasyczne umowy o świadczenie usług. Jest to często występująca wadliwa praktyka zwłaszcza w przypadku firm delegujących opiekunki do Niemiec, ale nie tylko. Jakie to ma konsekwencje praktyczne? Jeżeli firma jest agencją pracy tymczasowej w świetle polskiego prawa, a delegując pracowników na terytorium Niemiec nie posiada specjalnego zezwolenia Federalnej Agencji Pracy (Bundesagentur für Arbeit), wówczas niestety naraża się na zarzut prowadzenia na terytorium Niemiec działalności z zakresu pracy tymczasowej bez wymaganego zezwolenia. Konsekwencje takiego stanu rzecz są nie tylko finansowe, ale i karne. Dlatego też warto zastanowić się nad swoją deklarowaną i faktyczną działalnością, aby uniknąć wątpliwości w tym temacie.

Czy pracownicy byli zgłoszeni do ubezpieczenia społecznego podczas wykonywania pracy na terytorium Niemiec?

Pytanie wydaje się banalne, a jednak…dla niejednego pracodawcy może okazać się kłopotliwe. Pamiętajmy o tym, że tego typu kontrole są bardzo często inicjowane na skutek skarg niezadowolonych pracowników i czasami mogą zdarzyć się już długo po tym, jak firma zakończyła delegowanie za granicę.

Warto więc o tym pamiętać i nie ryzykować zatrudniania pracowników w sposób inny niż legalny, z pominięciem przepisów o ubezpieczeniu pracowników. Niestety to często wraca w najmniej spodziewanych okolicznościach. Może to także dotyczyć pracowników, którzy np. pobierając różne świadczenia przedemerytalne chcą sobie za granicą dorobić. Takie przypadki wychodzą częstokroć nawet po latach…

Jaka jest wysokość deklarowanego i faktycznego wynagrodzenia? Jakie są kwoty wynagrodzenia brutto ze wskazaniem składników wynagrodzenia oraz kwoty netto, które zostało wypłacone za każdy miesiąc delegowania.

To pytanie wskazuje wyraźnie, że zagraniczne urzędy nie interesuje już tylko to, czy polski pracodawca płacy wynagrodzenie minimalne obowiązujące w danym kraju (np. 8,84 euro w Niemczech), ale także czy nie optymalizuje swoich kosztów np. poprzez zaniżanie wysokości podstawy wymiaru składek w kraju. Co zatem w sytuacji, gdy pracodawca stosuje system rozliczania pracowników oddelegowanych oparty na dietach? To pytanie także zadają zagraniczne urzędy, pytając wprost:

Czy pracodawca wypłacał diety.

W następnych wpisach odniosę się do dalszych pytań, które są równie interesujące jak pytania powyżej. Jedno jest pewne. Polityczny spór o delegowanie zaczyna powoli przekładać się na coraz bardziej zintensyfikowane działania kontrolne zagranicznych służb z wykorzystaniem Państwowej Inspekcji Pracy.

dr Katarzyna Styrna – Bartman, Wszystkie prawa zastrzeżone.