Gdy niemiecki kontrahent nie płaci faktury polskiej firmy

Polska firma współpracując z niemieckimi klientami musi pamiętać, że dobrze napisana faktura to podstawa w skutecznym dochodzeniu roszczeń od niemieckiego kontrahenta, gdy ten nie płaci wystawionej przez firmę faktury.

Na pewno niejedna firma musiała się skonfrontować z sytuacją, w której po wykonaniu usługi, niemiecki kontrahent odmówił płatności rachunku.

Najczęstszymi przyczynami odmowy płatności są:

• szkoda (prawdziwa lub wymyślona), którą kontrahent miał ponieść na skutek niezgodnego z umową wykonania umowy przez polską firmę. Pod pojęciem tej „niezgodności” można rozumieć różne sytuacje, jak na przykład wystąpienie szkody rzeczowej (np. zalanie),

• wady usługi (nieprawidłowe wykonanie usługi) albo,

• co ku naszemu zaskoczeniu także się zdarza, za mała ilość pracowników na budowie… Gdybyśmy mówili o pracownikach tymczasowych, to moglibyśmy się z tym zgodzić, ale nigdy w przypadku klasycznej usługi np. budowlanej.

Jeżeli kontrahent odmawia płatności wystawionej faktury, należy w pierwszej kolejności upewnić się, że jest ona poprawnie wystawiona. Od tego, jako Kancelaria, zaczynamy rozmowę z każdą poszkodowaną takim działaniem firmą.

O czym pamiętać?

Nie wolno zapomnieć, że rozliczenia godzinowe w przypadku wykonywania prac montażowych, technicznych na terytorium Niemiec, nie są poprawną formą rozliczenia takich usług (oczywiście z wyjątkami). W takim przypadku rozliczenia powinny być wykonywane w oparciu o obmiar ilości wykonanej pracy tzw. Aufmass.

Jeżeli jednak z kontrahentem dokonywane jest rozliczenie godzinowe, a firma sporządza tzw. Stundenzettel, warto zadbać o to, aby rozliczenia godzinowe zostały zaakceptowane i podpisane przez kontrahenta.

Dzięki temu prostemu zabiegowi w razie sporu z kontrahentem unika się konieczności udowodnienia nakładu godzinowego poświęconego na prace na rzecz klienta, co może być w praktyce bardzo trudne.

Jeżeli klient podpisze rozliczenie godzin pracowników, i mimo to nie będzie chciał zapłacić faktury, to ciężar udowodnienia, że prace nie zostały wykonane, leży po jego stronie. To w praktyce będzie dla kontrahenta bardzo trudne, a znacząco poprawi sytuację firmy, która wystawiła fakturę. Podpisanie rozliczenia godzin oznacza nic innego jak akceptację tego rozliczenia.

Jak prawidłowo wystawić fakturę dla niemieckiej firmy

Sposób, w jaki wystawi się fakturę i opisze wykonane usługi, jest także ważny dla skutecznego dochodzenia roszczeń. Rachunek musi szczegółowo wskazywać budowy, na których były wykonywane prace oraz odnosić się do tzw. Aufmassu, czyli obmiaru, na podstawie którego rachunek został wystawiony.

Wspomniany Aufmass, czyli obmiar, to np. wspomniane rozliczenia godzinowe albo ilość wykonanych usług. Jak to mówi nasz niemiecki kolega adwokat rachunek musi być „prüfbar“, czyli sprawdzalny.

Rachunek wystawia się nie tylko dla celów podatkowych, ale także na wypadek sprawy w sądzie, podczas której trzeba udowodnić swoje racje.

Trzy zasady prawidłowego postępowania

Trzy zasady prawidłowego postępowania to:

• zadbanie o podpisanie zestawienia godzinowego przez klienta,
• poprawne opisanie usługi na rachunku,
• wystawienie poprawnie sporządzonej faktury końcowej (Schlussrechnung).

Adwokat prowadzący sprawę na pewno będzie wdzięczny za postępowanie zgodnie ze wskazanymi wyżej zasadami, jeżeli kiedyś przyjdzie mu dochodzić praw z faktury przed niemieckim sądem.

Nie można zapominać także o wystawieniu faktury końcowej, tzw. Schlussrechnung po wykonaniu każdej usługi. Dotyczy to wszystkich firm, które w swojej praktyce stosują faktury zaliczkowe, bez względu na to, czy ich umowa z niemieckim kontrahentem podlega pod VOB albo BGB.

W razie zainteresowania powyższą tematyką, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią lub udziału w szkoleniach organizowanych przez naszą Kancelarię.

Więcej informacji na temat aktualnych szkoleń znajdziecie Państwo w zakładce „Szkolenia”.

dr Katarzyna Styrna – Bartman LL.M. radca prawny. Wszystkie prawa zastrzeżone.

O nas

Kancelaria Prawna BLU z Wrocławia od wielu lat wspiera krajowych przedsiębiorców w procesie delegowania pracowników w ramach Unii Europejskiej. Stworzyliśmy zespół polskich i niemieckich radców prawnych, adwokatów i doradców podatkowych, który skutecznie wspiera naszych Klientów w zagadnieniach prawnych i podatkowych, które powstają w związku z delegowaniem i działalnością za granicą, w szczególności w Niemczech. W naszej codziennej pracy opieramy się przede wszystkim na wieloletnim doświadczeniu i praktycznym wykorzystaniu instytucji prawa delegowania, niemieckiego prawa podatkowego, procedurach kontrolnych krajowych i zagranicznych. Wspieramy naszych Klientów w opiniowaniu umów z niemieckimi kontrahentami, pomagamy w sporach przedsądowych i sądowych w Niemczech oraz doradzamy w postępowaniach kontrolnych Zollamt, czy Finanzamt.Skontaktuj się z nami pod adresem