A1 dla opiekunki delegowanej do Niemiec

W dzisiejszym wpisie chciałabym poświęcić uwagę kwestii delegowania opiekunek do pracy za granicą. Z mojego doświadczenia w obsłudze prawnej firm delegujących pracowników do Niemiec, wynika, że jest to jeden z trudniejszych rodzajów delegowania pod kątem zawiłości prawnopodatkowych. Okazuje się bowiem, że agencja zainteresowana delegowaniem opiekunek w sposób w pełni zgodny z prawem (w tym miejscu mam na myśli delegowanie bez stosowania żadnych rozwiązań optymalizacji podatkowej czy ubezpieczeniowej), a zatem w sposób, gwarantujący spokojny sen jej właścicielom, może mieć z tym trudności w świetle obowiązującego obecnie prawa.

Zaczynając od początku, czyli podstawy delegowania opiekunek na podstawie zaświadczenia A1. Nie chcąc w tym miejscu wchodzić w szczegóły, każda agencja delegująca opiekunki do Niemiec powinna uzyskać dla delegowanych opiekunek zaświadczenie A1. ZUS odmawia udzielenia A1 w oparciu o art. 12 rozporządzenia 883/2004, twierdząc konsekwentnie, że firma wysyłająca swoich pracowników za granicę, z uwagi na obroty uzyskiwane za granicą, nie może skorzystać z dobrodziejstwa art. 12. Z kolei gdy już zdarzyły się przypadki wydawania takich zaświadczeń na podstawie art. 12 rozporządzenia 883/2004, okazywało się, że agencja narusza zakaz „zastępowalności“ (wysyłając naprzemiennie różne opiekunki do tego samego podopiecznego), co niestety znalazło swoje potwierdzenie w orzeczeniach sądowych. A zatem jeżeli nie obrót, to „zastępowalność“ właśnie dyskwalifikuje agencje delegujące opiekunki do pracy np. w Niemczech, z możliwości korzystania z dobrodziejstwa delegowania na podstawie art. 12 rozporządzenia nr 883/2004, który jak wiemy, jest najprosztszą drogą do uzyskania A1. Firma delegująca, musi zatem znaleźć rozwiązanie, aby delegować opiekunki na innej podstawie. Zostaje zatem art. 13.1. rozporządzenia 883/2004, bardzo chętnie stosowany zresztą przez agencje. Wydaje się, że jego stosowanie w praktyce nie powinno powodować większych trudności. Firma delegująca opiekunki wykazuje adres zamieszkania opiekunki w Polsce oraz stosunek „czasu pracy“ lub „wynagrodzenia“ w proporcji co najmniej 25% pracy w Polsce, 75% za granicą (uwaga: proporcje te mogą być też określone  inaczej, choć w granicach dopuszczalnych przez rozporządzenie 883/2004) . Opiekunki zatrudniane są w Polsce na podstawie umów zlecenia celem wykonywania usług marketingowych, promocyjnych, szkoleniowych i w ten sposób uzyskują wspomniane proporcje wymagane przy uzyskiwaniu A1. Starając się o A1 firma na początku sporządza harmongram przewidywanego czasu pracy, a na koniec okresu rozliczeniowego, harmonogram końcowy, pamiętając, aby praca opiekunki na terytorium Niemiec nie była marginalna (mniej niż 5% czasu pracy). Wszystko wydaje się jakoś „działać“ do momentu, aż do agencji nie przyjdzie kontrola, która zażąda udowodnienia pracy w Polsce, wykazania ilości godzin pracy na każdy dzień w Polsce oraz za granicą, itp. I tutaj zaczynają się problemy. Dodatkowo od 1 stycznia 2017 roku obowiązują w Polsce nowe przepisy dotyczące płacy minimalnej i obowiązki ewidencjonowania czasu pracy, które nakładają na firmy obowiązek zapłaty płacy minimalnej za godzinę pracy zleceniobiorcy w Polsce (w 2018r. stawka godzinowa wynosi 13,70 złotych). Dotyczy to także opiekunek wykonujących w Polsce w czynności marketingowe i opiekuńcze. W dzisiejszym wpisie chciałabym się skupić własnie na tym zagadnieniu w działalności firm delegujących opiekunki, a mianowice kwestii A1. Chciałabym zwrócić szczególną uwagę, że uzyskanie A1 dla opiekunki na wyjazd to połowa sukcesu. Druga połowa sukcesu to jej „utrzymanie“ po kontroli ZUS w naszej firmie. Niestety dotychczas nie wykształciła się w Polsce jednolita praktyka dotycząca dokumentów, jakich ZUS oczekuje od przedsiębiorcy starającego się o A1 dla swoich zleceniobiorców. Niestety w trakcie kontroli spotykamy się z bardzo różnymi oczekiwaniami kontrolerów, łącznie z wymogiem wykazania dokładnej ilości przepracowanych godzin na dobę w Polsce oraz w Niemczech, co ma umożliwić ZUS pełną ocenę sytuacji opiekunki pod kątem spełniania wymogów z A1. Dodatkowo ZUS może od nas zażądać oświadczeń opiekunek, potwierdzających powyższe okoliczności (w formie pisemnej), co w kontekście dużej rotacji opiekunek w agencjach może się okazać trudne w razie kontroli za ubiegłe lata. Zdobycie bowiem takich oświadczeń za lata ubiegłe może okazać się po prostu niemożliwe. Dodatkowym utrudnieniem może być także żądanie przez ZUS okazania wyników pracy takiego zleceniobiorcy – opiekunki. Okazuje się, iż kontrola ZUS, która mogłaby się wydawać formalnością w kontekście A1 wydawanych na podstawie art. 13 rozporządzenia nr 883/2004, może wykazać brak spełniania przesłanek do uzyskania zaświadczenia A1, a tym samym skutkować  cofnięciem A1 lub też odmową wydania A1 na kolejne okresy, co niestety nie jest wymyślonym zdarzeniem. Z tego powodu bardzo istotne znaczenie ma prawidłowe, skrupulatne i bieżące prowadzenie dokumentacji związanej z A1 w pełnym zakresie.

Zapraszam także do artykułu: Płaca minimalna w branży opiekuńczej 2018.

dr Katarzyna Styrna - Bartman, Wszystkie prawa zastrzeżone.