Pracownik delegowany do Niemiec a prawo do diet na prawie niemieckim

W dzisiejszym wpisie poświęcimy uwagę tematowi, który dość często pojawia się podczas szkoleń prowadzonych przez naszą Kancelarię z tematyki delegowania, a mianowicie sytuacjom, w których pracownicy oddelegowani do Niemiec wykonują pracę/zlecenia w różnych miejscowościach na terytorium Niemiec.

W związku z tym powstaje kilka pytań, a przede wszystkim:

• jak określić miejsce wykonywania pracy w umowie o pracę/umowie zlecenia, aneksie wyjazdowym, aby określenie to było poprawne zarówno z perspektywy prawnej, jak i podatkowej,

• czy w związku z podróżami odbywanymi na terytorium Niemiec pracownikowi należą się diety?

Zaczynając od początku.

Odpowiedź na te dwa, wydaje się banalne pytania, może okazać się wymagająca, gdyż uzasadnia sięgnięcie do najbardziej podstawowych aktów prawa Unii Europejskiej, jakim są dyrektywy regulujące prawa pracowników delegowanych.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1 lit. i Państwa Członkowskie zapewniają, bez względu na to, jakie prawo ma zastosowanie do danego stosunku pracy, by przedsiębiorstwa, o których mowa w art. 1 ust. 1 (uwaga: przedsiębiorstwa delegujące), gwarantowały, w oparciu o zasadę równego traktowania, pracownikom, którzy zostali delegowani na ich terytorium, stosowanie warunków zatrudnienia obejmujących następujące zagadnienia, które w Państwie Członkowskim, gdzie wykonywana jest praca, określane są przez:

• przepisy ustawowe, wykonawcze lub administracyjne, i/lub
• umowy zbiorowe lub orzeczenia arbitrażowe uznane za powszechnie stosowane lub które w innym przypadku mają zastosowanie zgodnie z ust. 8: m.in.

stawki dodatków lub zwrot wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania dla pracowników znajdujących się daleko od domu z powodów zawodowych.

Co to oznacza?

Brzmienie powyższego przepisu wskazuje, że pracodawca delegujący powinien zapewnić swojemu pracownikowi zwrot wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, jeżeli pracownicy znajdują się daleko od domu.

W przypadku pracowników delegowanych z Polski, ich domem (miejscem zamieszkania) jest określona miejscowość w Polsce, co mogłoby z kolei oznaczać, że pracownik powinien otrzymać zwrot poniesionych wydatków zgodnie z prawem państwa przyjmującego (np. prawem niemieckim) w każdym przypadku wyjazdu do Niemiec. Tak jednak nie jest.

Przepis Dyrektywy 2018/957 doprecyzował tę kwestię, wskazując, że niniejsza regulacja ma zastosowanie wyłącznie do wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania ponoszonych przez pracowników delegowanych, jeżeli wymaga się od nich podróży do i z ich normalnego miejsca pracy w Państwie Członkowskim, na terytorium którego zostali delegowani, lub jeżeli zostali czasowo wysłani przez swojego pracodawcę z tego normalnego miejsca pracy do innego miejsca pracy.

Dyrektywa wskazuje zatem, że obowiązkiem pracodawcy jest zwrócić pracownikowi delegowanemu koszty delegacji zgodnie z zasadami obowiązującymi w Niemczech, jeżeli:

• pracownik ten podróżuje na terytorium Niemiec w celach zawodowych, ale jego miejscem wykonywania pracy określonym np. w aneksie wyjazdowym jest miejscowość XXX w Niemczech (np. pracownik odbywa podróże na terytorium Niemiec w celach zawodowych, choć ma określone stałe miejsce wykonywania pracy w Niemczech)

• pracownik na określony czas na terytorium jest Niemiec „delegowany” z miejsca wykonywania pracy określonego w umowie do innego miejsca (np. z Düsseldorfu do Berlina).

Jeżeli zatem pracodawca wskazał w aneksie wyjazdowym, że miejscem wykonywania pracy jest miejscowość XXX, ale zlecił pracownikowi wykonywanie pracy także w innych miejscowościach, wówczas powinien zagwarantować pracownikowi zwrot kosztów podróży zgodnie z prawem niemieckim.

Zasady zwrotu kosztów podróży „wewnętrznych” na terytorium Niemiec

Zasady zwrotu kosztów podróży na terytorium Niemiec różnią się od tych, które znamy w polskim prawie.

Przede wszystkim w Niemczech, podobnie jak w Polsce, nie ma definicji legalnej podróży służbowej. O ile jednak w Polsce pojęcie podróży służbowej jest utrwalone w orzecznictwie sądowym i jest wyprowadzone z prawa pracy, o tyle w niemieckim prawie pojęcie podróży jest ustalane na podstawie przepisów niemieckiej ustawy podatkowej, tj. § 9 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym (EStG).

Zgodnie z tym przepisem "jeśli pracownik pracuje poza miejscem zamieszkania i pierwszym miejscem wykonywania pracy (zewnętrzna działalność zawodowa), należy wypłacić pracownikowi dietę na posiłki, aby zrekompensować dodatkowe wydatki faktycznie poniesione przez niego z przyczyn związanych z pracą."

W związku z powyższym w każdym przypadku należy ustalić, czy pracownik wykonujący pracę na terytorium Niemiec jest w podróży, jednak powyższych ustaleń należy wykonać w oparciu o przepisy prawa niemieckiego, uwzględniając przepisy regulujące tzw. Verpflegungsmehraufwand. Należy przy tym dokonać rozróżnienia na pracowników posiadających tzw. pierwsze miejsce zatrudnienia oraz posiadających zatrudnienie w kilku miejscach.

Zanim przejdziemy do szczegółowych liczb dotyczących ryczałtu na wyżywienie, który możemy porównać ze znanymi w polskim prawie „dietami”, warto powiedzieć kilka słów o samej instytucji prawnej Verpflegungsmehraufwand. Zadziwiające jest to, że wciąż bardzo wielu przedsiębiorców aktywnych na niemieckim rynku, wciąż nie zna tej instytucji lub nie potrafi z niej prawidłowo korzystać. Trzeba bowiem rozróżnić, że wspomniany ryczałt może z jednej strony przynieść realne obniżenie kosztów podatkowych na terytorium Niemiec, ale z drugiej strony stać się przedmiotem roszczeń pracowniczych o zwrot kosztów podróży.

Pracownikowi w podróży przysługuje bowiem zwrot dodatkowych kosztów posiłków poniesionych podczas podróży i koszty te są zależne od długości trwania wyjazdu.

W przypadku podróży trwającej powyżej 8 godzin ryczałt na wyżywienie wynosi 14 euro, zaś w przypadku podróży trwającej powyżej 24 godzin ryczałt ten wynosi 28 euro.

Wielu pracodawców może sobie zadać pytanie, czy w takiej sytuacji określenie w aneksie wyjazdowym kilku miejsc wykonywania pracy w Niemczech, „ratuje” pracodawcę przed obowiązkiem zwrotu kosztów. Na te i wiele innych pytań znajdziecie Państwo odpowiedź podczas naszych szkoleń oraz doradztwa indywidualnego dla Firm.

dr Katarzyna Styrna – Bartman LL.M., Radca prawny

Wszystkie prawa zastrzeżone

O nas

Kancelaria Prawna BLU z Wrocławia od wielu lat wspiera krajowych przedsiębiorców w procesie delegowania pracowników w ramach Unii Europejskiej. Stworzyliśmy zespół polskich i niemieckich radców prawnych, adwokatów i doradców podatkowych, który skutecznie wspiera naszych Klientów w zagadnieniach prawnych i podatkowych, które powstają w związku z delegowaniem i działalnością za granicą, w szczególności w Niemczech. W naszej codziennej pracy opieramy się przede wszystkim na wieloletnim doświadczeniu i praktycznym wykorzystaniu instytucji prawa delegowania, niemieckiego prawa podatkowego, procedurach kontrolnych krajowych i zagranicznych. Wspieramy naszych Klientów w opiniowaniu umów z niemieckimi kontrahentami, pomagamy w sporach przedsądowych i sądowych w Niemczech oraz doradzamy w postępowaniach kontrolnych Zollamt, czy Finanzamt.

Skontaktuj się z nami pod adresem biuro@blulegal.com