Pracownik delegowany do Niemiec a prawo do diet na prawie niemieckim
Autorka: dr Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. – radca prawny, specjalistka w zakresie prawa delegowania pracowników do Niemiec i reprezentowania firm delegujących w sporach z niemieckimi firmami. Autorka bloga bartmanlegalupdates.com.
Spis treści:
- Co mówią przepisy unijne o warunkach pracy pracowników delegowanych?
- Co to oznacza?
- Zasady zwrotu kosztów podróży „wewnętrznych” na terytorium Niemiec
W dzisiejszym wpisie poświęcimy uwagę tematowi, który dość często pojawia się podczas szkoleń prowadzonych przez naszą Kancelarię z tematyki delegowania, a mianowicie sytuacjom, w których pracownicy oddelegowani do Niemiec wykonują pracę/zlecenia w różnych miejscowościach na terytorium Niemiec.
W związku z tym powstaje kilka pytań, a przede wszystkim:
- jak określić miejsce wykonywania pracy w umowie o pracę/umowie zlecenia, aneksie wyjazdowym, aby określenie to było poprawne zarówno z perspektywy prawnej, jak i podatkowej,
- czy w związku z podróżami odbywanymi na terytorium Niemiec pracownikowi należą się diety?
Co mówią przepisy unijne o warunkach pracy pracowników delegowanych?
Zaczynając od początku.
Odpowiedź na te dwa, wydaje się banalne pytania, może okazać się wymagająca, gdyż uzasadnia sięgnięcie do najbardziej podstawowych aktów prawa Unii Europejskiej, jakim są dyrektywy regulujące prawa pracowników delegowanych.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1 lit. i Państwa Członkowskie zapewniają, bez względu na to, jakie prawo ma zastosowanie do danego stosunku pracy, by przedsiębiorstwa, o których mowa w art. 1 ust. 1 (uwaga: przedsiębiorstwa delegujące), gwarantowały, w oparciu o zasadę równego traktowania, pracownikom, którzy zostali delegowani na ich terytorium, stosowanie warunków zatrudnienia obejmujących następujące zagadnienia, które w Państwie Członkowskim, gdzie wykonywana jest praca, określane są przez:
- przepisy ustawowe, wykonawcze lub administracyjne, i/lub
- umowy zbiorowe lub orzeczenia arbitrażowe uznane za powszechnie stosowane lub które w innym przypadku mają zastosowanie zgodnie z ust. 8: m.in.
stawki dodatków lub zwrot wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania dla pracowników znajdujących się daleko od domu z powodów zawodowych.
Co to oznacza?
Brzmienie powyższego przepisu wskazuje, że pracodawca delegujący powinien zapewnić swojemu pracownikowi zwrot wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, jeżeli pracownicy znajdują się daleko od domu.
W przypadku pracowników delegowanych z Polski, ich domem (miejscem zamieszkania) jest określona miejscowość w Polsce, co mogłoby z kolei oznaczać, że pracownik powinien otrzymać zwrot poniesionych wydatków zgodnie z prawem państwa przyjmującego (np. prawem niemieckim) w każdym przypadku wyjazdu do Niemiec. Tak jednak nie jest.
Przepis Dyrektywy 2018/957 doprecyzował tę kwestię, wskazując, że niniejsza regulacja ma zastosowanie wyłącznie do wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania ponoszonych przez pracowników delegowanych, jeżeli wymaga się od nich podróży do i z ich normalnego miejsca pracy w Państwie Członkowskim, na terytorium którego zostali delegowani, lub jeżeli zostali czasowo wysłani przez swojego pracodawcę z tego normalnego miejsca pracy do innego miejsca pracy.
Dyrektywa wskazuje zatem, że obowiązkiem pracodawcy jest zwrócić pracownikowi delegowanemu koszty delegacji zgodnie z zasadami obowiązującymi w Niemczech, jeżeli:
- pracownik ten podróżuje na terytorium Niemiec w celach zawodowych, ale jego miejscem wykonywania pracy określonym np. w aneksie wyjazdowym jest miejscowość XXX w Niemczech (np. pracownik odbywa podróże na terytorium Niemiec w celach zawodowych, choć ma określone stałe miejsce wykonywania pracy w Niemczech)
- pracownik na określony czas na terytorium jest Niemiec „delegowany” z miejsca wykonywania pracy określonego w umowie do innego miejsca (np. z Düsseldorfu do Berlina).
Jeżeli zatem pracodawca wskazał w aneksie wyjazdowym, że miejscem wykonywania pracy jest miejscowość XXX, ale zlecił pracownikowi wykonywanie pracy także w innych miejscowościach, wówczas powinien zagwarantować pracownikowi zwrot kosztów podróży zgodnie z prawem niemieckim.
Zasady zwrotu kosztów podróży „wewnętrznych” na terytorium Niemiec
Zasady zwrotu kosztów podróży na terytorium Niemiec różnią się od tych, które znamy w polskim prawie.
Przede wszystkim w Niemczech, podobnie jak w Polsce, nie ma definicji legalnej podróży służbowej. O ile jednak w Polsce pojęcie podróży służbowej jest utrwalone w orzecznictwie sądowym i jest wyprowadzone z prawa pracy, o tyle w niemieckim prawie pojęcie podróży jest ustalane na podstawie przepisów niemieckiej ustawy podatkowej, tj. § 9 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym (EStG).
Zgodnie z tym przepisem "jeśli pracownik pracuje poza miejscem zamieszkania i pierwszym miejscem wykonywania pracy (zewnętrzna działalność zawodowa), należy wypłacić pracownikowi dietę na posiłki, aby zrekompensować dodatkowe wydatki faktycznie poniesione przez niego z przyczyn związanych z pracą."
W związku z powyższym w każdym przypadku należy ustalić, czy pracownik wykonujący pracę na terytorium Niemiec jest w podróży, jednak powyższych ustaleń należy wykonać w oparciu o przepisy prawa niemieckiego, uwzględniając przepisy regulujące tzw. Verpflegungsmehraufwand. Należy przy tym dokonać rozróżnienia na pracowników posiadających tzw. pierwsze miejsce zatrudnienia oraz posiadających zatrudnienie w kilku miejscach.
Zanim przejdziemy do szczegółowych liczb dotyczących ryczałtu na wyżywienie, który możemy porównać ze znanymi w polskim prawie „dietami”, warto powiedzieć kilka słów o samej instytucji prawnej Verpflegungsmehraufwand. Zadziwiające jest to, że wciąż bardzo wielu przedsiębiorców aktywnych na niemieckim rynku, wciąż nie zna tej instytucji lub nie potrafi z niej prawidłowo korzystać. Trzeba bowiem rozróżnić, że wspomniany ryczałt może z jednej strony przynieść realne obniżenie kosztów podatkowych na terytorium Niemiec, ale z drugiej strony stać się przedmiotem roszczeń pracowniczych o zwrot kosztów podróży.
Pracownikowi w podróży przysługuje bowiem zwrot dodatkowych kosztów posiłków poniesionych podczas podróży i koszty te są zależne od długości trwania wyjazdu.
W przypadku podróży trwającej powyżej 8 godzin ryczałt na wyżywienie wynosi 14 euro, zaś w przypadku podróży trwającej powyżej 24 godzin ryczałt ten wynosi 28 euro.
Wielu pracodawców może sobie zadać pytanie, czy w takiej sytuacji określenie w aneksie wyjazdowym kilku miejsc wykonywania pracy w Niemczech, „ratuje” pracodawcę przed obowiązkiem zwrotu kosztów. Na te i wiele innych pytań znajdziecie Państwo odpowiedź podczas naszych szkoleń oraz doradztwa indywidualnego dla Firm.
O mnie
dr Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. jest radcą prawnym w BLU Kancelarii Prawnej we Wrocławiu oraz autorką bloga bartmanlegalupdates.com, na którym w przystępny i praktyczny sposób analizuje zagadnienia związane z delegowaniem pracowników, europejskim prawem pracy, międzynarodowym prawem podatkowym oraz prawnymi aspektami działalności gospodarczej prowadzonej pomiędzy Polską a Niemcami.
Posiada niemiecki doktorat z prawa uzyskany na Uniwersytecie w Ratyzbonie (Universität Regensburg). Dzięki temu łączy znajomość polskiego i niemieckiego systemu prawnego z praktycznym doświadczeniem w obsłudze przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną.
Specjalizuje się w doradztwie dla firm działających na rynku niemieckim – w szczególności w sprawach dotyczących delegowania pracowników, obowiązków podatkowych, sporów z niemieckimi kontrahentami oraz przygotowywania i opiniowania umów handlowych w relacjach międzynarodowych.
Na co dzień wspiera przedsiębiorców w analizie modeli prowadzenia działalności w Niemczech, w tym w szczególności w zakresie prawidłowego delegowania pracowników, obowiązków rejestracyjnych oraz relacji z niemieckimi organami administracji.
„Nie piszę o przepisach dla samych przepisów – piszę po to, aby pomóc przedsiębiorcom zrozumieć ich konsekwencje w praktyce.”
W jakich sprawach najczęściej pomagamy przedsiębiorcom
Wsparcie kancelarii najczęściej dotyczy sytuacji takich jak:
- kontrola Zoll w firmie delegującej pracowników do Niemiec,
- pisma z niemieckich urzędów dotyczące delegowania pracowników lub wynagrodzenia minimalnego,
- analiza modeli współpracy z niemieckimi kontrahentami (outsourcing usług czy praca tymczasowa),
- spory z niemieckimi kontrahentami,
- analiza obowiązków podatkowych związanych z działalnością prowadzoną w Niemczech,
- postępowania prowadzone przez niemieckie organy po kontroli.
W takich sytuacjach kluczowe znaczenie ma szybka analiza problemu oraz właściwa strategia działania.
Współpraca międzynarodowa
BLU Kancelaria Prawna współpracuje również z prawnikami z Niemiec oraz doradcami podatkowymi z Polski i Niemiec, co pozwala na kompleksowe wsparcie przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną.
Jeżeli prowadzisz działalność na rynku niemieckim lub planujesz delegowanie pracowników do Niemiec i potrzebujesz wsparcia prawnego w tym zakresie, zapraszam do kontaktu: .📩
