Ubezpieczenie zdrowotne w podróży służbowej. (Złe) konsekwencje braku EKUZ w podróży służbowej

Jeśli pracodawca nie chce narazić pracownika na problemy związane z pokryciem przez NFZ ewentualnych kosztów leczenia za granicą, powinien wystąpić o zaświadczenie A1 i EKUZ dla pracownika, także jeżeli wysyła pracownika w podróż służbową.

Wyobraźmy sobie standardową sytuację. Polska firma kieruje pracowników do pracy za granicą. W pierwszej kolejności pracodawca zastanawia się, czy w takim przypadku ma do czynienia z podróżą służbową, czy też z oddelegowaniem. Zachęcam do artykułu Delegacja a oddelegowanie. Uprawnienia, podstawa wymiaru składki, zwolnienia z PIT. Konsekwencje wadliwej kwalifikacji wyjazdu pracownika za granicę, który rozwiewa wiele wątpliwości w tym temacie. Nie istnieje jedna obowiązująca definicja podróży służbowej lub też oddelelegowania. Nie zdefiniowano dotychczas ani na gruncie prawa polskiego ani prawa europejskiego konkretnych cech, które umożliwiałyby jednoznaczne rozróżnienie, czy w danym przypadku dochodzi do oddelegowania, czy też podróży służbowej. Jako punkt wyjścia przyjmuje się, iż oddelegowanie związane jest ze zmianą miejsca świadczenia pracy, podczas gdy w przypadku podróży służbowej (tzw. delegacji) miejsce świadczenia pracy pozostaje to samo, gdyż podróż służbowa ma jedynie charakter incydentalny.

Tyle w teorii. A w praktyce? W praktyce firmy często po prostu nie wiedzą jak postąpić w określonej sytuacji. Za przyjęciem, iż mamy do czynienia z podróżą służbową przemawiają nie tylko korzystne zwolnienia podatkowe należności z tytułu podróży służbowej (np. diet), ale również okoliczność, iż nie ma potrzeby występowania do ZUS o zaświadczenie A1, wypełniania formularzy, gromadzenia danych dotyczących firmy i pracownika, wykonywania wezwań ZUS do przedkładania żądanych dokumentów i uzupełniania informacji, aby uzyskać zaświadczenie A1. Wysyłając pracownika w podróż służbową pracodawca po prostu wypisuje druk delegacji i na tym kończą się jego formalności, gdyż zazwyczaj to pracownik sam występuje o tzw. turystyczną Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotego EKUZ, czemu również poświęcimy więcej uwagi. Często miesiącami lub latami utrzymuje się taki stan rzeczy, w którym pracownik jedzie w podróż służbową na przykład na parę tygodni, potem wraca do Polski na parę dni, a potem znowu jedzie za granicę. W zasadzie nic się nie dzieje, dopóki na przykład pracownik nie ulegnie za granicą wypadkowi przy pracy. I wtedy mogą zacząć się problemy. Kto ma bowiem pokryć koszty leczenia pracownika? Sytuacja nie jest taka zła, jeśli pracodawca wykupił pracownikowi prywatne ubezpieczenie, które w pełni pokryło koszty leczenia. A jeżeli pracownik nie ma prywatnego ubezpieczenia, tylko znajduje się za granicą wyłącznie ze swoją turystyczną EKUZ? Turystyczna karta EKUZ nie uprawnia do skorzystania za granicą z pomocy medycznej, jeżeli dana osoba nie wyjechała w celach turystycznych, lecz w celach związanych z wykonywaniem pracy. Oznacza to, iż w razie skorzystania na miejscu z pomocy medycznej przez pracownika wykonującego tam pracę, polski NFZ nie pokryje kosztów leczenia takiej osoby i pracownik będzie zobowiązany do zwrotu na rzecz na przykład niemieckiej kasy chorych pełnych kosztów leczenia. Wynika to z podstawowej zasady koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, zgodnie z którą dla osób zatrudnionych lub wykonujących pracę na własny rachunek w jednym z państw członkowskich Unii Europejskiej właściwe jest ustawodawstwo państwa, w którym wykonywana jest praca. W świetle obowiązujących przepisów unijnych należy uznać, iż skoro pracownik wykonywał pracę na terytorium Niemiec to powinien podlegać systemowi ubezpieczeń społecznych w Niemczech (zgodnie z podstawową zasadą koordynacji systemów, zgodnie z którą to miejsce świadczenia pracy jest decydujące dla określenia prawa właściwego). Jeśli pracodawca nie zgłosił pracownika do ubezpieczeń za granicą i jednocześnie nie opłacał tam za niego składek, a jednocześnie zaniechał wystąpienia do właściwego oddziału ZUS o zaświadczenie A1 określające polskie ustawodawstwo jako właściwe dla pracownika, wówczas dochodzi do sytuacji, w której pracownik mimo opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w Polsce, nie może skorzystać ze świadczeń gwarantowanych mu przez polski NFZ za granicą podczas wykonywania pracy. Powyższe potwierdza stanowisko NFZ, zgodnie z którym “wykonywanie pracy w jednym z państw członkowskich UE/EFTA i korzystanie ze świadczeń rzeczowych na koszt innego państwa członkowskiego jest nieuprawnione i niedopuszczalne.” https://www.ekuz.nfz.gov.pl/faq/praca-w-panstwach-czlonkowskich-ue-efta). W związu z tym w ocenie NFZ, “osoby pracujące w innym państwie członkowskim UE/EFTA, które zgodnie z przepisami podlegają właściwości tego państwa w zakresie zabezpieczenia społecznego, posłużą się w sposób bezprawny kartą EKUZ wydaną przez NFZ, będą obowiązane do zwrotu kosztu świadczeń rzeczowych nienależnie sfinansowanych przez Narodowy Fundusz Zdrowia.” (https://www.ekuz.nfz.gov.pl/faq/praca-w-panstwach-czlonkowskich-ue-efta).

Uzyskanie turystycznej karty EKUZ jest proste i w zasięgu każdego ubezpieczonego pracownika. Uzyskanie EKUZ na wyjazd do pracy jest już trudniejsze, gdyż Narodowy Fundusz Zdrowia wymaga, aby osoba ubiegająca się o EKUZ na wyjazd do pracy przedłożyła właśnie zaświadczenie A1, które wydaje ZUS. Potwierdza to praktyka wielu firm, których dotyczy ten problem, jak i oficjalna informacja na stronie internetowej NFZ: www.ekuz.nfz.gov.pl.

Gdy mleko się wylało

W razie braku wymaganej karty EKUZ, problem ten w pierwszej kolejności będzie dotyczyć pracownika, który zostanie obciążony kosztami leczenia, gdyż zagraniczna kasa chorych nie przejmie kosztów leczenia w takim wypadku (składki bowiem nie były opłacane za granicą, lecz w Polsce). Nie oznacza to, że droga do sfinansowania kosztów leczenia przez NFZ jest zamknięta. W pierwszej kolejności koszty leczenia za granicą poniesie pracownik, jednak nie wyklucza to możliwości starania się o zwrot poniesionych kosztów leczenia przez Narodowy Fundusz Zdrowia.

EKUZ także w podróży służbowej

W konsekwencji pracodawca, który nie chce narazić pracownika na żadne nieprzyjemności za granicą, powinien za każdym razem gdy wysyła pracownika do pracy za granicę wystąpić do ZUS o zaświadczenie A1 i na tej podstawie uzyskać w NFZ kartę EKUZ do pracy za granicą. Dla pracowników delegowanych obowiązuje bowiem specjalny rodzaj wniosku o wydanie karty EKUZ, na którym pracownik wyraźnie potwierdza, że wyjeżdża za granicę właśnie w charakterze pracownika delegowanego. Oznacza to zatem, iż rozważania, czy mamy w danej sytuacji do czynienia z podróżą służbową czy też z oddelegowaniem tracą na znaczeniu, jeżeli pracodawca nie chce narazić pracownika na nieprzyjemne konsekwencje związane z ewentualnym leczeniem za granicą. W każdym bowiem przypadku jedynie zaświadczenie A1 uzyskane w ZUS będzie stanowić podstawę do wystawienia przez NFZ EKUZ uwzględniającej okoliczność wykonywania pracy za granicą, nawet jeśli pracownik wyjeżdża na krótki okres czasu, choćby na parę dni.

Przydatne formularze

EKUZ turystyczne
EKUZ dla osoby pracującej

Przydatne linki
https://www.ekuz.nfz.gov.pl/sites/default/files/100pytan.pdf
https://www.ekuz.nfz.gov.pl/wypoczynek/wniosek-ekuz
https://www.ekuz.nfz.gov.pl/praca/wniosek-o-wydanie-ekuz
https://www.ekuz.nfz.gov.pl/praca/informacja-dla-pracodawcow