Obowiązki dokumentacyjne i zgłoszeniowe dla polskich pracodawców w prawie niemieckim
Polski pracodawca delegujący pracowników do pracy na terytorium Niemiec powinien nie tylko płacić płacę minimalną (12,00 euro w roku 2023) za godzinę pracy, lecz również stosować się do obowiązków zgłoszeniowych i dokumentacyjnych, które przewiduje niemieckie prawo.
Zagraniczni pracodawcy (im poświęcony jest niniejszy artykuł) delegujący swoich pracowników do pracy na terytorium Niemiec, powinni wykonywać obowiązki, które można podzielić na trzy podstawowe grupy:
- obowiązki związane ze zgłaszaniem faktu wykonywania pracy przez ich pracowników na terytorium Niemiec,
- obowiązki związane z prowadzeniem ewidencji czasu pracy pracowników zatrudnionych w Niemczech,
- obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej na terytorium Niemiec.
Obowiązki zgłoszeniowe
Wbrew powszechnemu przekonaniu obowiązki zgłoszeniowe pracowników wykonujących pracę na terytorium Niemiec określone są nie tylko w ustawie o płacy minimalnej, lecz również w ustawie o delegowaniu pracowników (AEntG).
Obowiązki zgłoszeniowe obowiązują dla branż określonych w § 2a ustawy o przeciwdziałaniu pracy na czarno (SchwarzArbG):
- działalności budowlanej (im Baugewerbe),
- działalności gastronomicznej polegającej na prowadzeniu gospody i zapewnianiu noclegów (im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe),
- transportu osób (im Personenbeförderungsgewerbe),
- spedycji, transportu oraz związanych ze spedycją i transportem usług logistycznych (im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe),
- działalności cyrkowej, jarmarcznej, (im Schaustellergewerbe),
- gospodarki leśnej (bei Unternehmen der Forstwirtschaft),
- sprzątania budynków (im Gebäudereinigungsgewerbe),
- urządzania wystaw (bei Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen),
- przetwórstwa mięsnego (in der Fleischwirtschaft).
Obowiązki zgłoszeniowe obowiązują także dla branż objętych ustawą o delegowaniu pracowników (AEntG), tj. dla branż:
- branża budowlana wykonywana jako działalność główna lub poboczna w rozumieniu rozporządzenia o przedsiębiorstwach budowlanych, nie wyłączając usług montażowych na budowach znajdujących się poza siedzibą zakładu,
- sprzątanie budynków,
- usługi pocztowe,
- usługi związane z zapewnieniem bezpieczeństwa,
- prace górnicze,
- usługi pralnicze,
- gospodarka odpadami, w tym również sprzątanie ulic oraz firmy odśnieżające,
- usługi szkoleniowe zgodnie z Drugą lub Trzecią Księgą Ustawy Socjalnej,
- przetwórstwo mięsa,
- usługi fryzjerskie,
- branża rolna i leśna,
- usługi z zakresu sprawowania opieki,
- usługi w branży tekstylnej i odzieżowej.
Dokumentacja w języku niemieckim i na terytorium Niemiec
Pracodawca mający siedzibę poza terytorium Niemiec powinien prowadzić dokumentację w języku niemieckim i przechowywać w Niemczech na wypadek kontroli. Pracodawca zobowiązany jest przechowywać takie dokumenty jak:
- umowę o pracę,
- dokumenty potwierdzające czas pracy,
- rozliczenia wynagrodzenia,
- dowody zapłaty wynagrodzenia.
Niemieckie Ministerstwo Finansów umożliwiło pracodawcom mającym siedzibę poza terytorium Polski przechowywanie dokumentacji poza terytorium Niemiec, jeżeli złożą pisemne zapewnienie, że przedłożą niniejsze dokumenty na żądanie administracji niemieckiej w języku niemieckim (§ 2 ust. 1 nr 3 MiLoMeldV).
Obowiązek ewidencjonowania i dokumentowania czasu pracy
Ustawa o płacy minimalnej wprowadza obowiązek ewidencjonowania i dokumentowania czasu pracy dla pracodawców zatrudniających pracowników w wielu branżach określonych w § 17 ust. 1 ustawy o płacy minimalnej. W tym zakresie szczegółowe regulacje zostały zawarte w rozporządzeniu o obowiązkach dokumentacyjnych, tzw. Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung oraz rozporządzeniu o obowiązkach ewidencyjnych, tzw. Mindestlohnaufzeichnungverordnung (BGBl. I z dnia 4 grudnia 2014r., wydanie 55).
Wymogi co do formy prowadzenia ewidencji czasu pracy
Ustawa o płacy minimalnej nie ustanawia żadnych szczególnych wymagań w zakresie dotyczącym formy prowadzenia ewidencji czasu pracy, co oznacza, że może może być ona sporządzona także odręcznie przez pracownika. Ostatecznie jednak pracodawca odpowiada za rzetelność i poprawność ewidencji.
W ewidencji należy wykazać początek, koniec i dzienny czas pracy bez konieczności wykazywania czasu trwania na przykład poszczególnych przerw. W odniesieniu do pracowników wykonujących wyłącznie pracę mobilną wystarczy wykazać jedynie dzienny czas pracy bez konieczności wykazywania początku i końca dnia pracy.
Ewidencje należy przechowywać przez okres co najmniej dwóch lat i okazać w razie kontroli ze strony niemieckiego urzędu celnego.
Każdy pracodawca zatrudniający pracowników w Niemczech zobowiązany jest udokumentować czas pracy pracownika najpóźniej przed upływem siódmego dnia kalendarzowego liczonego od dnia, którego udokumentowanie czasu pracy dotyczy, czyli w terminie tygodnia od wykonania pracy.
W razie zainteresowania powyższą tematyką, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią lub udziału w szkoleniach organizowanych przez naszą Kancelarię.
Więcej informacji na temat aktualnych szkoleń znajdziecie Państwo w zakładce „Szkolenia”.
dr Katarzyna Styrna – Bartman LL.M., radca prawny. Wszystkie prawa zastrzeżone.
O nas
Kancelaria Prawna BLU z Wrocławia od wielu lat wspiera krajowych przedsiębiorców w procesie delegowania pracowników w ramach Unii Europejskiej. Stworzyliśmy zespół polskich i niemieckich radców prawnych, adwokatów i doradców podatkowych, który skutecznie wspiera naszych Klientów w zagadnieniach prawnych i podatkowych, które powstają w związku z delegowaniem i działalnością za granicą, w szczególności w Niemczech. W naszej codziennej pracy opieramy się przede wszystkim na wieloletnim doświadczeniu i praktycznym wykorzystaniu instytucji prawa delegowania, niemieckiego prawa podatkowego, procedurach kontrolnych krajowych i zagranicznych. Wspieramy naszych Klientów w opiniowaniu umów z niemieckimi kontrahentami, pomagamy w sporach przedsądowych i sądowych w Niemczech oraz doradzamy w postępowaniach kontrolnych Zollamt, czy Finanzamt.
Skontaktuj się z nami pod adresem
