Obowiązki dokumentacyjne i zgłoszeniowe dla polskich pracodawców w prawie niemieckim

image_print

Polski pracodawca delegujący pracowników do pracy na terytorium Niemiec powinien nie tylko płacić 8,50 euro za godzinę pracy, lecz również stosować się do obowiązków zgłoszeniowych i dokumentacyjnych, które przewiduje niemieckie prawo.

Zakres obowiązków zgłoszeniowych i dokumentacyjnych zagranicznych pracodawców delegujących pracowników do wykonywania pracy na terytorium Niemiec jest określony w pięciu podstawowych aktach prawnych:

  • ustawie o płacy minimalnej (MiLoG),
  • ustawa o delegowaniu pracowników (AEntG),
  • rozporządzeniu Ministerstwa Pracy i Spraw Socjalnych – Mindestlohnmeldepflicht (MiLoMeldV),
  • rozporządzeniu Ministerstwa Pracy i Spraw Socjalnych – Mindestlohndokumentationspflichten (MiLoDokV),
  • Rozporządzeniu Ministerstwa Pracy i Spraw Socjalnych – Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV).

Co z tego wynika?

Zagraniczni pracodawcy (im poświęcony jest niniejszy artykuł) delegujący swoich pracowników do pracy na terytorium Niemiec, powinni wykonywać obowiązki, które można podzielić na trzy podstawowe grupy:

  • obowiązki związane ze zgłaszaniem do niemieckiej administracji celnej faktu wykonywania pracy przez ich pracowników na terytorium Niemiec,
  • obowiązki związane z prowadzeniem ewidencji czasu pracy pracowników zatrudnionych w Niemczech,
  • obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej na terytorium Niemiec.

Obowiązki zgłoszeniowe

Wbrew powszechnemu przekonaniu obowiązki zgłoszeniowe pracowników wykonujących pracę na terytorium Niemiec określone są nie tylko w ustawie o płacy minimalnej, lecz również w ustawie o delegowaniu pracowników (AEntG). W Polsce dużo mówi się o ustawie o płacy minimalnej, która z dniem 1 stycznia 2015r. wprowadziła płacę minimalną w wysokości 8,50 euro za godzinę pracy, a zapomina się o regulacjach wspomnianej ustawy o delegowaniu pracowników, które mają również ogromne znaczenie prawne dla polskich firm.

W zakresie dotyczącym obowiązków zgłoszeniowych, pracodawcy zatrudniający pracowników w określonych branżach, zobowiązani są wykonywać obowiązki zgłoszeniowe za pośrednictwem specjalnych formularzy dostępnych na stronie niemieckiego urzędu celnego. Formularze są interaktywne i edytowalne. Po wypełnieniu formularza można go wydrukować i przesłać faxem lub listem poleconym na adres w nim wskazany w Kolonii. Należy pamiętać, iż dowód nadania/wysłania faxu jest jedynym dowodem, iż pracodawca spełnił obowiązek zgłoszeniowy, gdyż urząd celny nie odsyła żadnego potwierdzenia.

Fill in the name and address in an order form

Obowiązki zgłoszeniowe obowiązują dla branż określonych w § 2a ustawy o przeciwdziałaniu pracy na czarno (SchwarzArbG):

  • działalności budowlanej (im Baugewerbe),
  • działalności gastronomicznej polegającej na prowadzeniu gospody i zapewnianiu noclegów (im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe),
  • transportu osób (im Personenbeförderungsgewerbe),
  • spedycji, transportu oraz związanych ze spedycją i transportem usług logistycznych (im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe),
  • działalności cyrkowej, jarmarcznej, (im Schaustellergewerbe),
  • gospodarki leśnej (bei Unternehmen der Forstwirtschaft),
  • sprzątania budynków (im Gebäudereinigungsgewerbe),
  • urządzania wystaw (bei Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen),
  • przetwórstwa mięsnego (in der Fleischwirtschaft).

Obowiązki zgłoszeniowe obowiązują także dla branż objętych ustawą o delegowaniu pracowników (AEntG), tj. dla branż:

  • branża budowlana wykonywana jako działalność główna lub poboczna w rozumieniu rozporządzenia o przedsiębiorstwach budowlanych, nie wyłączając usług montażowych na budowach znajdujących się poza siedzibą zakładu,
  • sprzątanie budynków,
  • usługi pocztowe,
  • usługi związane z zapewnieniem bezpieczeństwa,
  • prace górnicze,
  • usługi pralnicze,
  • gospodarka odpadami, w tym również sprzątanie ulic oraz firmy odśnieżające,
  • usługi szkoleniowe zgodnie z Drugą lub Trzecią Księgą Ustawy Socjalnej,
  • przetwórstwo mięsa,
  • usługi fryzjerskie,
  • branża rolna i leśna,
  • usługi z zakresu sprawowania opieki,
  • usługi w branży tekstylnej i odzieżowej.

Dokumentacja w języku niemieckim i na terytorium Niemiec

Pracodawca mający siedzibę poza terytorium Niemiec powinien prowadzić dokumentację w języku niemieckim i przechowywać w Niemczech na wypadek kontroli. Pracodawca zobowiązany jest przechowywać takie dokumenty jak:

  • umowę o pracę,
  • dokumenty potwierdzające czas pracy,
  • rozliczenia wynagrodzenia,
  • dowody zapłaty wynagrodzenia.

Niemieckie Ministerstwo Finansów umożliwiło pracodawcom mającym siedzibę poza terytorium Polski przechowywanie dokumentacji poza terytorium Niemiec, jeżeli złożą pisemne zapewnienie, że przedłożą niniejsze dokumenty na żądanie administracji niemieckiej w języku niemieckim (§ 2 ust. 1 nr 3 MiLoMeldV).

Obowiązek ewidencjonowania i dokumentowania czasu pracy

Ustawa o płacy minimalnej wprowadza obowiązek ewidencjonowania i dokumentowania czasu pracy dla pracodawców zatrudniających pracowników w wielu branżach określonych w § 17 ust. 1 ustawy o płacy minimalnej. W tym zakresie szczegółowe regulacje zostały zawarte w rozporządzeniu o obowiązkach dokumentacyjnych, tzw. Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung oraz rozporządzeniu o obowiązkach ewidencyjnych, tzw. Mindestlohnaufzeichnungverordnung (BGBl. I z dnia 4 grudnia 2014r., wydanie 55).

Wymogi co do formy prowadzenia ewidencji czasu pracy

Ustawa o płacy minimalnej nie ustanawia żadnych szczególnych wymagań w zakresie dotyczącym formy prowadzenia ewidencji czasu pracy, co oznacza, że może może być ona sporządzona także odręcznie przez pracownika. Ostatecznie jednak pracodawca odpowiada za rzetelność i poprawność ewidencji.

W ewidencji należy wykazać początek, koniec i dzienny czas pracy bez konieczności wykazywania czasu trwania na przykład poszczególnych przerw. W odniesieniu do pracowników wykonujących wyłącznie pracę mobilną wystarczy wykazać jedynie dzienny czas pracy bez konieczności wykazywania początku i końca dnia pracy.

Ewidencje należy przechowywać przez okres co najmniej dwóch lat i okazać w razie kontroli ze strony niemieckiego urzędu celnego.

Każdy pracodawca zatrudniający pracowników w Niemczech zobowiązany jest udokumentować czas pracy pracownika najpóźniej przed upływem siódmego dnia kalendarzowego liczonego od dnia, którego udokumentowanie czasu pracy dotyczy, czyli w terminie tygodnia od wykonania pracy.

Zwolnienie pracodawcy z obowiązku ewidencjonowania czasu pracy

Zgodnie z § 17 ustawy o płacy minimalnej (MiLoG) każdy pracodawca zobowiązany jest ewidencjonować początek, koniec i dzienny czas pracy. Obowiązek niniejszy dotyczy tylko tych pracowniów, którzy regularnie zarabiają mniej niż 2 958 Euro brutto miesięcznie. Jeżeli natomiast pracownik zarabia więcej niż 2 958 Euro miesięcznie i jednocześnie pracodawca wypełnia w stosunku do niego wynikający z § 16 ust. 2 ustawy o czasie pracy obowiązek ewidencjonowania czasu pracy przekraczającego osiem godzin dziennie w dni robocze oraz czasu pracy w niedziele i święta, wówczas pracodawca nie musi prowadzić wspomnianej ewidencji czasu pracy, co wynika z § 1 rozporządzenia MiLoDokV.

Pracownicy wykonujący wyłącznie mobilną pracę

W odniesieniu do pracowników wykonujących wyłącznie mobilną pracę, którzy samodzielnie i na własną odpowiedzialność ustalają swój dzienny czas pracy, niemiecki ustawodawca wprowadził we wspomnianym już rozporządzeniu o ewidencjonowaniu czasu pracy (MiLoAufzV) pewne ułatwienie polegające na ograniczeniu obowiązku ewidencyjnego do ewidencjonowania dziennego czasu pracy bez konieczności wskazywania początku i końca dnia pracy. Zgodnie z wyjaśnieniami niemieckiego urzędu celnego pod pojęciem wyłącznie mobilnej pracy rozumie się działalność, która nie jest związana wyłącznie z jednym miejscem i której wykonywanie nie jest przypisane do jednego określonego adresu (www.zollamt.de). Niniejsze ułatwienie znajduje jednak zastosowanie jedynie wobec bardzo ograniczonego kręgu adresatów, np. w stosunku do pracowników dostarczających listy, gazety. Co do zasady nie dotyczy ono pracowników w branży transportowej, gdyż pracownicy w transporcie podlegają wytycznym ze strony pracodawców w zakresie dotyczącym kształtowania czasu pracy, co wyklucza możliwość skorzystania niniejszego ułatwienia. Powyższe nie dotyczy również pracowników tymczasowych.

Obowiązki zgłoszeniowe dla zagranicznych przedsiębiorców

Zgodnie z § 16 ust. 1 ustawy o płacy minimalnej pracodawcy z siedzibą za granicą, którzy zatrudniają pracowników w Niemczech, zobowiązani są do wykonywania określonych obowiązków zgłoszeniowych w formie pisemnej w języku niemieckim we właściwym urzędzie niemieckiej administracji celnej. Zgłoszeń dokonuje się na formularzach oznaczonych specjalnymi numerami w zależności od rodzaju formularza, które są dostępne w wersji elektronicznej na stronie internetowej niemieckiego urzędu celnego. Zgłoszenia należy dokonać przed rozpoczęciem pracy i dla wszystkich pracowników. Podobnie jak w przypadku obowiązków związanych z ewidencją czasu pracy, obowiązki zgłoszeniowe dotyczą tych pracowników, którzy zarabiają nie więcej niż 2 958 Euro brutto miesięcznie.

Pracownicy wykonujący działalność mobilną

Niemieckie Ministerstwo Finansów ułatwiło wykonywanie obowiązków zgłoszeniowych dla pracodawców z siedzibą za granicą zatrudniających pracowników w dzialalności mobilnej. Zgodnie bowiem z § 2 ust. 4 rozporządzenia w sprawie wykonywania obowiązku zgłoszeniowego – tzw. Mindestlohnmeldeverordnung (BGBl. I z dnia 4 grudnia 2014r., wydanie 55) w razie wykonywania pracy mobilnej, w szczególności w transporcie rzeczy lub osób, spedycji, logistyki, pracodawcy z siedzibą za granicą zatrudniający pracowników wyłącznie w działalności mobilnej, zobowiązani są zgłosić tzw. Einsatzplanung obejmujący okres do sześciu miesięcy. Co więcej, w razie wprowadzenia zmian we wspomnianym powyżej Einsatzplanung, na podstawie § 3 wspomnianego rozporządzenia pracodawca nie jest zobowiązany do zgłoszenia zmian w urzędzie niemieckim.

© dr Katarzyna Styrna – Bartman, Wszystkie prawa zastrzeżone.

Udostępnij

Masz pytania do artykułu? Skontaktuj się z nami!

Napisz do nas >

lub skontaktuj się z nami tradycyjnie >


Może Ci się spodobać...