Założenie agencji pracy tymczasowej w Niemczech – aspekty formalne

Niemiecki rynek od lat przyciąga przedsiębiorców z różnych krajów, w tym także z Polski. Jednym z modeli działalności na terenie Niemiec, który cieszy się popularnością wśród polskich przedsiębiorców jest działalność w formie agencji pracy tymczasowej.

Rozpoczęcie działalności jako agencja pracy tymczasowej wiąże się z szeregiem formalności, regulacji prawnych oraz wymogów, które trzeba spełnić, aby działać zgodnie z prawem obowiązującym w Niemczech.

W niniejszym artykule przedstawimy najważniejsze aspekty, o których należy pamiętać decydując się na prowadzenie agencji pracy tymczasowej w Niemczech. Taka forma działalności to nie tylko dobry pomysł na biznes, ale także prawdziwe wyzwanie, jeśli chodzi o kwestie formalne. Nie należy panikować, warto jednak dobrze się przygotować. W końcu dobre przygotowanie to podstawa sukcesu.

Praca tymczasowa w Niemczech

Zacznijmy od podstaw. W Niemczech praca tymczasowa określana jest jako Arbeitnehmerüberlassung. Mówiąc najprościej jest to wypożyczanie pracowników. Agencja zatrudnia pracownika u siebie, a następnie wypożycza go do innego podmiotu, gdzie pracownik ten wykonuje swoją pracę.

Niestety nie można tak po prostu założyć firmy i rozpocząć działania. Konieczne jest dopełnienie kilku formalności.

Od czego zacząć

By legalnie prowadzić działalność w zakresie pracy tymczasowej w Niemczech należy uzyskać licencję na użyczanie pracowników tj. Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung, która wydawana jest przez Federalną Agencję Pracy.

Celem jej uzyskania należy złożyć wniosek do właściwej agencji pracy. Dla polskich przedsiębiorców będzie to agencja pracy w Düsseldorfie. Przed przystąpieniem do wypełniania wniosku warto w pierwszej kolejności zgromadzić potrzebne dane np. te dotyczące ilości zatrudnianych pracowników, metrażu posiadanego biura, czy stosowanego układu zbiorowego.

Dokumentacja ma znaczenie, czyli co przygotować przed złożeniem wniosku do Bundesagentur für Arbeit

Zanim jednak złoży się wniosek do agencji należy pamiętać o skompletowaniu dokumentów, co zdecydowanie jest bardziej czasochłonne i skomplikowane niż samo uzupełnienie wniosku.

Aby uzyskać zezwolenie Bundesagentur für Arbeit niezbędne jest spełnienie szeregu formalnych wymogów zarówno w Niemczech, jak i w Polsce. Jednym z najważniejszych etapów przygotowania dokumentacji jest zebranie odpowiednich dokumentów potwierdzających wiarygodność i rzetelność podmiotu składającego wniosek.

W Polsce należy uzyskać zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego, zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu podatków z urzędu skarbowego oraz o niezaleganiu ze składkami na ubezpieczenia społeczne z ZUS. Dodatkowo np. w przypadku prowadzenia firmy w formie spółki wpisanej do KRS – umowa spółki oraz odpis aktualny z KRS. Dokumenty te stanowią potwierdzenie, że firma działa zgodnie z przepisami prawa i dopełnia wszystkie niezbędne obowiązki oraz, że nie ma zobowiązań względem instytucji publicznych, co jest jednym z podstawowych kryteriów w procesie weryfikacji przez niemieckie urzędy. Niemniej ważnym dokumentem jest certyfikat wpisu do KRAZ. Do tego dokumentu urzędy niemieckie przykładają bardzo dużą wagę.

Wpis do KRAZ – formalność czy twardy orzech do zgryzienia?

Wydawać by się mogło, że dokonanie wpisu do KRAZ nie jest skomplikowane, bowiem wniosek składa się za pomocą formularza online, który w każdym kroku wskazuje jakie informacje należy podać.

Jest jednak kilka niuansów, o których trzeba pamiętać, aby po pierwsze złożony wniosek został pozytywnie rozstrzygnięty, a po drugie, żeby pozyskać z rejestru niezbędne dla niemieckiego urzędu dokumenty.

Przede wszystkim trzeba pamiętać, że wnioskując o wpis do KRAZ należy uprawdopodobnić, że rzeczywiście jest taka potrzeba. Mówiąc prościej, że firma świadczy usługi związane z:

• pośrednictwem pracy,
• doradztwem personalnym,
• poradnictwem zawodowym lub
• pracą tymczasową.

Jak wykazać powyższe? Wystarczy, że firma będzie posiadać kody PKD związane z ww. aktywnościami.

Wniosek należy uzupełnić bardzo skrupulatnie uważając na możliwe literówki, gdyż urząd wzywa później do ich poprawienia… co wydłuża całą procedurę.

Kluczowe załączniki do wniosku o użyczenie pracowników z Niemiec

Jeśli chodzi o dokumenty, które należy pozyskać bezpośrednio z Niemiec – kluczowym załącznikiem do wniosku o wydanie zezwolenia na użyczenie pracowników są wnioski z Gewerbezentralregister. Należy jednak pamiętać o uzyskaniu wniosku zarówno dla członków zarządu spółki, jak i dla samej spółki.

Agencji pracy należy także przedstawić potwierdzenie posiadania na koncie bankowym firmy środków finansowych na każde pracownika w wysokości 3 000,00 Euro (1 pracownik=3 000,00 Euro).

Uzupełniony wniosek wraz z kompletem dokumentów należy złożyć w Bundesagentur für Arbeit. Czas rozpatrywania wniosku wynosi około miesiąca. Jak widać procedura założenia agencji pracy tymczasowej w Niemczech jest pełna formalności i szczegółów, które mogą zaważyć na tempie procedury uzyskiwania zezwolenia. Podsumowując, rozpoczęcie działalności jako agencja pracy tymczasowej w Niemczech wymaga nie tylko cierpliwości, ale i skrupulatnego podejścia do każdego etapu procesu. Warto więc już na początku zadbać o staranne przygotowanie wszystkich dokumentów, by uniknąć zbędnych komplikacji i przyspieszyć cały proces.

W razie zainteresowania powyższą tematyką, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią lub udziału w szkoleniach organizowanych przez naszą Kancelarię.

Więcej informacji na temat aktualnych szkoleń znajdziecie Państwo w zakładce „Szkolenia”.

dr Katarzyna Styrna – Bartman LL.M. radca prawny, Hanna Ursel aplikantka radcowska. Wszystkie prawa zastrzeżone.

O nas

Kancelaria Prawna BLU z Wrocławia od wielu lat wspiera krajowych przedsiębiorców w procesie delegowania pracowników w ramach Unii Europejskiej. Stworzyliśmy zespół polskich i niemieckich radców prawnych, adwokatów i doradców podatkowych, który skutecznie wspiera naszych Klientów w zagadnieniach prawnych i podatkowych, które powstają w związku z delegowaniem i działalnością za granicą, w szczególności w Niemczech. W naszej codziennej pracy opieramy się przede wszystkim na wieloletnim doświadczeniu i praktycznym wykorzystaniu instytucji prawa delegowania, niemieckiego prawa podatkowego, procedurach kontrolnych krajowych i zagranicznych. Wspieramy naszych Klientów w opiniowaniu umów z niemieckimi kontrahentami, pomagamy w sporach przedsądowych i sądowych w Niemczech oraz doradzamy w postępowaniach kontrolnych Zollamt, czy Finanzamt. Skontaktuj się z nami pod adresem