Umowa z niemieckim kontrahentem. Dobry biznes czy pułapka...?  

Autor: dr Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. – radca prawny, specjalistka w zakresie prawa delegowania pracowników do Niemiec i reprezentowania firm delegujących w sporach z niemieckimi firmami. Autorka bloga bartmanlegalupdates.com

Na pytanie, jak podpisać umowę z niemieckim kontrahentem, odpowiemy: świadomie.

Świadomość oznacza, że wiemy i rozumiemy, jakie mamy prawa i obowiązki w związku z daną umową… nawet jeżeli podczas negocjacji umawialiśmy się na coś innego…

Spis treści:

1. Zaczynając od początku
2. Polscy pracownicy w Niemczech
3. Wzór umowy od kontrahenta - potencjalna pułapka?
4. A co to oznacza w praktyce?
5. Konieczna weryfikacja umowy
6. Sekcja FAQ
7. Checklista

Zaczynając od początku

Wyobraźmy sobie, że prowadzimy firmę, która rozważa wykonywanie usług na terytorium Niemiec. Jeżeli firma wykonuje działalność specjalistyczną i faktycznie wyjeżdża do Niemiec w celu wykonania określonej specjalistycznej usługi, wówczas powinna zadbać o dobrze napisaną umowę Werkvertrag (umowa o dzieło) albo Dienstleistungsvertrag (umowa o świadczenie usług) w zależności od charakteru usługi wykonywanej na terytorium Niemiec. Co do zasady usługi rzemieślnicze są regulowane w umowach o dzieło (Werkvertrag), zaś usługi, które nie cechują się konkretnym efektem na końcu są regulowane w umowach o świadczenie usług (w skrócie DLV).

W praktyce występują jednak także inne sytuacje.

Polscy pracownicy w Niemczech

Czasami na przykład firma z Polski dysponuje potencjałem kadrowym umożliwiającym jej wykonywanie określonych usług w Niemczech, ale sama nie ma doświadczenia w ich wykonywaniu. Mówimy o sytuacji, w której przykładowo firma zatrudnia spawaczy nie mając doświadczenia ani umiejętności w świadczeniu takich usług, jednak ma potencjał pozyskiwania na terytorium Niemiec zamówień na usługi spawalnicze, a w Polsce ma możliwość rekrutowania i zatrudniania takich pracowników. W przypadku spawaczy, elektryków i podobnych zawodów mówimy o zawodach wykwalifikowanych. Czasami jednak niemiecki kontrahent ma zapotrzebowanie na tzw. proste zawody do wykonywania niewykwalifikowanych usług w fabrykach, magazynach itp. i tutaj również z pomocą przychodzą polskie firmy, które takich pracowników mają w swoim portfolio albo mogą ich szybko zrekrutować.

Na pierwszy rzut oka widać, że we wskazanych przypadkach aż się prosi o wypożyczenie pracowników w ramach pracy tymczasowej. Skoro bowiem firma nie ma ani umiejętności, ani doświadczenia w wykonywaniu na przykład usług elektrycznych albo spawalniczych, ale za to potrafi dobrze rekrutować pracowników, może ich po prostu zrekrutować i udostępnić niemieckiemu kontrahentowi. Jeżeli prowadzi w Polsce agencję pracy tymczasowej i jest wpisana na listę KRAZ, to po uzyskaniu niemieckiego zezwolenia na prowadzenie agencji w Niemczech, może działać na rynku niemieckim z wynajmem pracowników.

I oczywiście tak by było najlepiej i najprościej.

Jednak nie zawsze tak się da.

Wzór umowy od kontrahenta - potencjalna pułapka?

Czasami jest tak, że polska firma nie prowadzi agencji i nie chce jej prowadzić, albo prowadzi ją, ale nie działa na rynku niemieckim jako agencja i nie ma w tym doświadczenia. Zdarza się jednak tak i to wcale nierzadko, że niemiecki kontrahent nie jest zainteresowany pracą tymczasową, lecz proponuje podpisanie z polską firmą umowy Werkvertrag albo DLV, czyli umowy o świadczenie usług. W większości sytuacji niemieccy partnerzy oferują swój wzór umowy… i tutaj zaczynają się problemy.

Jeżeli umawiamy się z naszym niemieckim kontrahentem na wykonanie usługi, za którą bierzemy odpowiedzialność i liczymy się np. z odpowiedzialnością z tytułu rękojmi, gwarancji, odszkodowania, a do tego mamy odpowiednie ubezpieczenie, wówczas można się zastanowić nad zawarciem umowy na warunkach niemieckiego kontrahenta. Choć… jeszcze nigdy nie widzieliśmy w takim niemieckim wzorze żadnego choćby najmniejszego ograniczenia odpowiedzialności wykonawcy. Można powiedzieć, że podpisując taką umowę jesteśmy jak żywa tarcza. Takiego wykonawcy nie chroni bowiem nic w razie jakichkolwiek problemów z realizacją umowy… Właśnie, jakiej umowy? Przecież skoro polska firma umawia się z niemiecką firmą na dostarczenie jej pracowników, firmy rozliczają się godzinowo, to można zadać pytanie, o jaką odpowiedzialność tutaj chodzi. W końcu umawiamy się nie na efekt, lecz na dostarczenie pracowników… I tutaj dochodzimy do sedna problemu, ponieważ niestety o ile faktycznie umawiamy się na dostarczenie pracowników, to podpisując taką umowę według wzoru niemieckiego, umawiamy się w rzeczywistości na coś zupełnie innego. Podpisując DLV albo Werkvertrag umawiamy się na wykonanie zlecenia i jako wykonawca jesteśmy odpowiedzialni za jego wykonanie. I nie ma w tym wszystkim znaczenia, na co się „tak naprawdę” umawialiśmy.

Co więcej, niemieckie wzory umów wskazują właśnie prawo niemieckie jako właściwe, więc przyjmujemy wobec niemieckiego kontrahenta odpowiedzialność za wykonanie umowy na prawie niemieckim. Z tym akurat się zgadzamy. Podobnie uważamy, że wybór sądu niemieckiego jako właściwego dla umowy jest dobrym pomysłem. 

A co to oznacza w praktyce?

W praktyce oznacza to prawną i biznesową odpowiedzialność za wykonanie umowy tak jakbyśmy byli firmą specjalizującą się w usługach, których się podejmujemy. Oznacza to potencjalną odpowiedzialność za błędy, wady, nieterminowość, szkody. Co więcej, niemieccy kontrahenci, w razie sporu, dość często z chęcią korzystają z niemieckiej instytucji tzw. Schadenersatzanspruch, czyli powołują się na szkodę, prawdziwą lub mniej prawdziwą, którą rzekomo działanie polskiej firmy spowodowało po stronie wspomnianego kontrahenta. Na tej podstawie żądają wysokich odszkodowań lub odmawiają płatności za wykonaną pracę… właśnie powołując się na wspomnianą szkodę. Nierzadko też decydują się na wykonanie zastępcze, a kosztami obciążają… oczywiście polskiego kontrahenta.

Brzmi jak koszmar, a jednak czasami się to zdarza. Nie jest to jednak reguła.

Konieczna weryfikacja umowy

Sytuacji jest wiele, a każda jest inna. Jest jednak pewien wspólny mianownik.

Decydując się na zlecenie w Niemczech, zawsze warto zweryfikować umowę, którą nam niemiecki kontrahent proponuje. W przypadku stałych zleceń, warto stworzyć swój własny wzór, który przede wszystkim ogranicza naszą odpowiedzialność jako wykonawcy, a do tego „przerzuci” na zleceniodawcę obowiązek bieżącego weryfikowania tzw. „jakości” poprzez np. regularne odbiory. W omawianych sytuacjach to właśnie przedstawiciel zamawiającego ma często decydujący wpływ na ostateczną jakoś prac.

Co trzeba zrobić:

• Jeżeli niemiecka firma przekazuje nam niemiecki wzór – trzeba go koniecznie sprawdzić i zastanowić się na jej zapisami. Warto zwrócić uwagę na OWU, ponieważ niejedna firma w Niemczech ma własne zasady wykonywania zleceń przez wykonawców, które są wiążące w przypadku relacji biznesowych z tą firmą.

• Jeżeli możemy, udostępnijmy niemieckiemu partnerowi własny wzór, który zabezpiecza i chroni interesy wykonawcy.

Wiadomym jest, że umowy podpisuje się na czas wojny, a nie pokoju. Tam, gdzie miłe negocjacje i dużo dobrej woli współpracy, czasami trudno o chłodną kalkulację prawniczą, ale z perspektywy prawnika… warto ją wykonać.

✅Sekcja FAQ

❓Najczęstsze pytania (FAQ)

Co to są OWU i dlaczego są ryzykowne?

OWU, czyli ogólne warunki umowy, to wzorce stosowane przez wielu niemieckich kontrahentów. Zawierają jednostronne klauzule, które mogą obciążać wykonawcę dodatkowymi obowiązkami, karami lub ryzykiem odpowiedzialności za cudze błędy.

Czy można zaproponować własny wzór umowy?

Tak – nic nie stoi na przeszkodzie, aby zamiast akceptowania cudzych OWU, zaproponować własny, zrównoważony wzór umowy. W wielu przypadkach kontrahenci są otwarci na negocjacje, jeśli mają pewność co do jakości wykonawcy.

Na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy z niemieckim partnerem?

Na zakres odpowiedzialności, procedury odbioru prac, wysokość kar umownych, zasady odstąpienia od umowy i rozliczenia robót dodatkowych. Warto też sprawdzić, czy OWU nie naruszają polskiego prawa – zwłaszcza gdy dotyczą polskiej strony.

Czy podpisanie umowy według OWU bez analizy jest bezpieczne?

Nie. Wielu przedsiębiorców nieświadomie podpisuje dokumenty zawierające ryzykowne postanowienia. Brak konsultacji z prawnikiem może skutkować dużymi stratami finansowymi w razie sporu.

✅Checklista: jak nie wpaść w pułapkę niemieckiej umowy

• Przeczytanie uważnie OWU – zwrócenie uwagi na kary, zakres odpowiedzialności, klauzule odstąpienia.

• Weryfikacja prawa do zaproponowania własnego wzoru umowy – często istnieje taka możliwość.
• Unikanie „niemych” akceptacji – nie należy podpisywać umowy, jeśli nie jest się pewnym jej treści.
• Ustalenie warunków rozliczeń – czy obejmują prace dodatkowe i terminy zapłaty?
• Zabezpieczenie swoich interesów – np. klauzulą o obowiązkowych odbiorach lub wynagrodzeniu częściowym.
• Skonsultowanie umowy z prawnikiem – zwłaszcza jeśli OWU są napisane po niemiecku.

Zobacz jeszcze:

• Gdy niemiecki kontrahent nie płaci faktury polskiej firmy
• Historia z życia wzięta, czyli o potyczkach z niemieckimi kontrahentami

W razie zainteresowania powyższą tematyką, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią lub udziału w szkoleniach organizowanych przez naszą Kancelarię.

Więcej informacji na temat aktualnych szkoleń znajdziecie Państwo w zakładce „Szkolenia”.

O mnie

Dr Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. jest radcą prawnym w BLU Kancelarii Prawnej we Wrocławiu oraz autorką bloga bartmanlegalupdates.com, na którym w przystępny i praktyczny sposób analizuje zagadnienia z zakresu prawa delegowania, europejskiego prawa pracy, międzynarodowego prawa podatkowego, prawa umów i dochodzenia roszczeń w transgranicznych relacjach gospodarczych.  

Specjalizuje się w obsłudze firm prowadzących działalność transgraniczną – w szczególności na styku Polski i Niemiec. Na co dzień doradza przedsiębiorcom w sprawach dotyczących zakładów podatkowych, obowiązków rejestracyjnych, delegowania pracowników, sporów sądowych z niemieckimi firmami, umów handlowych. 

Autorka licznych publikacji branżowych, prelegentka i szkoleniowiec. W swojej pracy stawia na jasny przekaz, konkretne rozwiązania i podejście dostosowane do realnych wyzwań biznesowych.

"Nie piszę o przepisach dla samych przepisów – piszę, żeby pomóc firmom zrozumieć ich konsekwencje w praktyce."

Skontaktuj się ze mną pod adresem biuro@blulegal.com