RODO w działalności firm opiekuńczych
Dzisiejszy wpis poświęcony jest kwestiom związanym z ochroną danych osobowych, jakie mogą się pojawić w działalności firm opiekuńczych, które delegują zleceniobiorców do świadczenia usług opieki domowej w Niemczech.
W działalności firm opiekuńczych powstają zagadnienia ochrony danych osobowych, na które warto zwrócić uwagę. W dzisiejszym wpisie chciałabym zwrócić uwagę na zagadnienia:
- procesu rekrutacji telefonicznej opiekunek,
- opiekunek jako podmiotów przetwarzających dane osobowe, którym administrator (firma opiekuńcza) powierzył przetwarzanie danych osobowych klientów (podopiecznych).
Rekrutacja telefoniczna, czyli przetwarzanie danych osobowych opiekunek
W pierwszej kolejności wskazujemy na obowiązek wynikający z art. 13 RODO. Przepis ten zobowiązuje administratora do udzielenia osobie, której dane dotyczą (np. kandydatowi do pracy, pracownikowi) enumeratywnie wskazanych informacji, dotyczących m.in. tożsamości administratora, celach i podstawach prawnych przetwarzania czy prawach tej osobie przysługujących. Spełnienie obowiązku musi nastąpić podczas pozyskiwania danych osobowych.
Nie ma przy tym znaczenia, w jaki sposób następuje zbieranie danych – w rozmowie telefonicznej, poprzez formularz interaktywny czy za pośrednictwem wiadomości SMS. W tym kontekście podkreślić trzeba, że akceptowalną (i znacząco ułatwiającą spełnienie omawianego obowiązku) metodą jest tzw. informowanie warstwowe, wedle którego najpierw przekazuje się osobie pierwszą warstwę informacji, zaś szczegółowe informacje stanowić będą drugą warstwę. Wykonanie powyższego obowiązku nie jest jednak w praktyce firm opiekuńczych proste, gdyż przeważnie rekrutacja odbywa się w formie rozmów telefonicznych inicjowanych z telefonów komórkowych rekruterów lub samych opiekunek. Dodatkowo powstaje kwestia dowodowa, czyli wykazania w razie ewentualnej kontroli, iż przedsiębiorca stosuje zasady określone w rozporządzeniu RODO.
Dane osobowe podopiecznych - opiekunki jako podmioty przetwarzające dane osobowe
Osoby współpracujące z administratorem na podstawie umowy zlecenia (odmiennie niż pracownicy w rozumieniu przepisów ustawy – Kodeks pracy) powinny zawrzeć z nim umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, która powinna spełniać wymagania określone w art. 28 RODO. Opiekunki jako zleceniobiorcy mają dostęp do danych osobowych swoich podopiecznych (klientów firm opiekuńczych), które mają charakter danych szczególnie wrażliwych (np. dane dotyczące stanu zdrowia podopiecznego, przyjmowanych leków, itp). Zgodnie z zasadą rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO), administrator danych osobowych (jakim jest w tym przypadku firma opiekuńcza) powinien wykazać prawidłowość swojego działania w sytuacji, gdy dane osobowe swoich klientów (w tym przypadku podopiecznych) przekazuje opiekunkom jako zleceniobiorcom (problem nie dotyczy opiekunek zatrudnionych w ramach umów o pracę). W tym przypadku warto zadbać o umowy powierzenia, które będą zabezpieczać interesy firmy, a także spełnienie pozostałych wymagań, które umożliwią realizację wspomnianej powyżej zasady rozliczalności.
Przestrzeganie RODO z perspektywy niemieckiej, czyli transgraniczne przetwarzanie danych osobowych
Dodatkowo sprawę komplikuje fakt, iż opiekunki wykonują swoje zlecenie na terytorium Niemiec, a więc mamy do czynienia z transgranicznym przetwarzaniem danych osobowych, a działalność krajowej firmy podlega kontroli nie tylko ze strony polskiej instytucji kontrolnej, ale także niemieckiej. Tym samym warto zadbać o formalnoprawną legalność przetwarzania danych także zgodnie z wymaganiami niemieckiego urzędu kontrolnego. Z tego też względu konieczne jest wprowadzenie procedur postępowania opiekunek (konkretne instrukcje, polecenia, zobowiązania do zachowania poufności, umowy powierzenia oraz pozostałe) w zakresie przetwarzania danych osobowych przez opiekunki.
dr Katarzyna Styrna - Bartman LL.M., Wszystkie prawa zastrzeżone.
