Niemiecki kontrahent nie płaci faktury – jak odzyskać pieniądze od firmy z Niemiec

Autorka: dr Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. – radca prawny, specjalistka w zakresie prawa delegowania pracowników do Niemiec i reprezentowania firm delegujących w sporach z niemieckimi firmami. Autorka bloga bartmanlegalupdates.com.

Spis treści:

1. Dlaczego początki współpracy mają znaczenie?
2. Gdy zakres prac wykracza poza ustalenia
3. Pierwszy krok: rozmowy i wezwanie do zapłaty
4. Jak odzyskać pieniądze od niemieckiego kontrahenta?
5. Droga sądowa – w Polsce czy w Niemczech?
6. Dlaczego w wielu przypadkach warto rozważyć sąd niemiecki?
7. Jakie procedury są możliwe w Niemczech?
8. Czy polska firma może pozwać niemieckiego kontrahenta w Polsce?
9. Ile kosztuje dochodzenie należności od niemieckiego kontrahenta?
10. Jak długo trwa odzyskanie pieniędzy od firmy z Niemiec?
11. Kiedy nie warto zwlekać z podjęciem działań?
12. Sekcja FAQ

Polska firma wykonała usługę w Niemczech, wystawiła fakturę, a termin płatności minął – niemiecki kontrahent nie odpowiada na wiadomości, tłumaczy się przejściowymi problemami finansowymi albo wprost odmawia zapłaty, uznając roszczenie polskiego wykonawcy za niezasadne.

W takiej sytuacji wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy możliwe jest skuteczne odzyskanie pieniędzy od firmy z Niemiec oraz gdzie w praktyce należy dochodzić swoich roszczeń.

Dlaczego początki współpracy mają znaczenie?

Zaczynając od początku – może nie wszystko, ale bardzo wiele zależy od początków współpracy, czyli od tego, na co faktycznie umówiliśmy się z niemieckim kontrahentem i w jakiej formie. Praktyka biznesowa bywa bardzo różna. Czasami można poświęcić więcej czasu na wynegocjowanie właściwej umowy i precyzyjne określenie wartości oraz przedmiotu zamówienia. Bywa jednak i tak, że jest to praktycznie niemożliwe. Jeżeli niemiecki kontrahent działa „szybko” i oczekuje dużej elastyczności, pisemne – a czasem nawet mailowe doprecyzowanie zasad współpracy bywa bardzo ograniczone, a niekiedy wręcz niemożliwe.

Firma przyjmuje zlecenie w dobrej wierze, jedzie na miejsce, realizuje usługę, ale nie zawsze na końcu otrzymuje zapłatę. Dlaczego? Bo wszelkiego rodzaju niedomówienia z reguły działają na niekorzyść firmy wykonawczej.

Gdy zakres prac wykracza poza ustalenia

Zdarzają się jednak także inne scenariusze. Z naszego doświadczenia wynika, że niektóre firmy bardzo długo negocjują kontrakt, podpisują liczne dokumenty i załączniki, a mimo to w praktyce okazuje się, że nie wszystko zostało ustalone tak precyzyjnie, jak powinno.

Dodatkowo proces realizacji umowy bywa na tyle chaotyczny, że polska firma wykonuje znacznie więcej prac, niż wynikało to z pierwotnych ustaleń. Naturalne jest więc, że oczekuje za to wynagrodzenia – i w tym momencie często zaczynają się problemy.

Niemiecki kontrahent nierzadko obarcza odpowiedzialnością za tzw. nadmiarowe wykonanie usługi właśnie polską firmę, która – w jego ocenie – powinna była właściwie skalkulować zakres zlecenia i na bieżąco kontrolować przebieg prac. Tak wygląda teoria. Praktyka bywa jednak zupełnie inna – i bardzo często nie dlatego, że polska firma działa nieprofesjonalnie.

Pierwszy krok: rozmowy i wezwanie do zapłaty

Z naszej praktyki wynika, że wielu przedsiębiorców zgłasza się do kancelarii dopiero po kilku miesiącach bezskutecznych prób kontaktu z kontrahentem. W wielu przypadkach wcześniejsze podjęcie działań – nawet w formie profesjonalnego wezwania do zapłaty – znacząco zwiększa szanse na szybkie zakończenie sporu.

Sprawa bywa oczywiście bardziej skomplikowana, gdy naszym dłużnikiem jest niemiecka firma, z którą współpracujemy od lat, a problem pojawił się tylko przy jednym, konkretnym zleceniu. W takiej sytuacji trzeba zadbać nie tylko o prawne zabezpieczenie interesów przedsiębiorcy, ale również zachować odpowiednią dyplomację biznesową, aby nie zamknąć sobie drogi do przyszłych kontraktów.

Dlatego w pierwszej kolejności warto podjąć próbę bezpośrednich rozmów. Jeżeli jednak z ich przebiegu – albo z braku reakcji kontrahenta – wynika, że sprawa nie zmierza w dobrym kierunku, wówczas warto rozważyć włączenie do sprawy prawników.

Jednym z pierwszych kroków może być właśnie przygotowanie profesjonalnego wezwania do zapłaty wraz z przedstawieniem stanowiska przedsiębiorcy. Dla wielu kontrahentów jest to wyraźny sygnał, że spór wchodzi w kolejny etap – jeszcze pozasądowy, ale już zdecydowanie bardziej formalny. Jest to jasna informacja dla drugiej strony, że może nie warto lekceważyć swojego polskiego wykonawcy.

Jak odzyskać pieniądze od niemieckiego kontrahenta?

Jeżeli działania polubowne nie przynoszą rezultatu, konieczne może być podjęcie bardziej zdecydowanych kroków. W praktyce odzyskanie pieniędzy od niemieckiego kontrahenta może przebiegać na kilku etapach.

Najczęściej obejmują one:

• analizę umowy i ustalenie właściwego sądu,
• skierowanie formalnego wezwania do zapłaty,
• podjęcie negocjacji ugodowych,
• a w razie potrzeby – skierowanie sprawy na drogę sądową.

W zależności od okoliczności sprawy możliwe jest dochodzenie należności zarówno przed sądem w Polsce, jak i w Niemczech.

Droga sądowa – w Polsce czy w Niemczech?

Jeżeli żadne działania negocjacyjne ani kierowane do kontrahenta wezwania do zapłaty nie przynoszą efektu, trzeba rozważyć drogę sądową. Pojawia się wówczas pytanie: przed którym sądem – polskim czy niemieckim?

Wiele zależy od treści umowy. Jeżeli umowa została przygotowana według wzoru niemieckiego, często można założyć, że właściwe będzie prawo niemieckie oraz sąd niemiecki.

Warto jednak pamiętać, że są to dwie odrębne kwestie – prawo właściwe dla umowy oraz właściwość sądu. W praktyce może się zdarzyć, że sprawa będzie rozpoznawana przez sąd niemiecki, ale na podstawie prawa polskiego, albo odwrotnie. Jest to jednak opcja bardzo kłopotliwa dla wszystkich, dlatego już na etapie zawierania umowy warto wprowadzić wyraźną klauzulę dotyczącą wyboru prawa i jurysdykcji sądowej.

Dlaczego w wielu przypadkach warto rozważyć sąd niemiecki?

W przypadku kontraktów z niemiecką firmą realizowanych na terytorium Niemiec często rekomendujemy wybór prawa oraz sądu niemieckiego. Mimo że nasza kancelaria działa w Polsce, to po wieloletniej obserwacji procedur sądowych w Polsce i w Niemczech, niestety z przykrością musimy wskazać, że sądzenie się w Niemczech jest nieporównywalnie szybsze i co ważne, bardziej efektywne.

Pomijając bardziej złożone kwestie prawne i proceduralne, w praktyce sądy niemieckie działają sprawniej i szybciej niż sądy polskie. Nie chodzi wyłącznie o terminy rozpraw, ale także o sposób prowadzenia spraw.

Sędziowie w Niemczech często już na początku postępowania przedstawiają swoje wstępne stanowisko w sprawie, wskazując jak rozumieją problem prawny. Ułatwia to stronom ocenę sytuacji i często sprzyja zawarciu ugody.

Z naszego doświadczenia wynika, że zdecydowana większość takich sporów kończy się właśnie ugodą. Z punktu widzenia przedsiębiorcy jest to często najbardziej racjonalne rozwiązanie – pozwala zakończyć spór i skupić się na prowadzeniu biznesu zamiast na wieloletnim procesie sądowym. Uprzedzając zaś obawy polskich przedsiębiorców, nigdy nie zauważyliśmy, aby sądy niemieckie w jakikolwiek sposób faworyzowały niemieckie firmy przed sądami. Możemy więc liczyć na sprawiedliwy proces.

Jakie procedury są możliwe w Niemczech?

Jeżeli po wyczerpaniu drogi pozasądowej konieczne jest skierowanie sprawy do sądu, możliwe jest m.in. skorzystanie z niemieckiej procedury nakazowej (Mahnverfahren) albo wniesienie pozwu w zwykłym trybie.

Warto przy tym pamiętać, że niemiecki wyrok lub nakaz zapłaty może być wykonywany także w Polsce – wynika to z przepisów unijnych dotyczących uznawania i wykonywania orzeczeń sądowych w sprawach cywilnych i handlowych.

Czy polska firma może pozwać niemieckiego kontrahenta w Polsce?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań przez przedsiębiorców, którzy mają problem z odzyskaniem pieniędzy od niemieckiego kontrahenta. W wielu przypadkach jest to możliwe – szczególnie wtedy, gdy usługa była wykonywana na rzecz polskiej firmy albo gdy strony w umowie nie wyłączyły właściwości sądów polskich. Każdą sprawę należy jednak analizować indywidualnie, ponieważ o właściwości sądu mogą decydować zarówno postanowienia umowy, jak i przepisy prawa unijnego dotyczące jurysdykcji w sporach transgranicznych.

Ile kosztuje dochodzenie należności od niemieckiego kontrahenta?

Jednym z pierwszych pytań, które pojawia się przy sporze z kontrahentem z Niemiec, jest koszt postępowania. W praktyce zależy on przede wszystkim od wartości sporu oraz od tego, czy sprawa będzie rozpoznawana przez sąd w Polsce czy w Niemczech.

Koszty obejmują zazwyczaj opłatę sądową, koszty pełnomocników oraz ewentualne koszty tłumaczeń. Wbrew pozorom, czym pewnie Państwa zaskoczymy, sądzenie się w Niemczech nie musi być droższe niż w Polsce. Oczywiście stawki niemieckich kancelarii bywają bardzo różne, ale nasze doświadczenia i naszych Klientów, których wspieramy we współpracy z niemieckimi adwokatami, są w tym zakresie bardzo pozytywne.

Jak długo trwa odzyskanie pieniędzy od firmy z Niemiec?

Czas trwania postępowania zależy od wielu czynników – w szczególności od tego, czy sprawa jest sporna oraz w jakim trybie będzie prowadzona.

W przypadku niemieckiej procedury nakazowej (Mahnverfahren) możliwe jest stosunkowo szybkie uzyskanie nakazu zapłaty, jeżeli dłużnik nie wniesie sprzeciwu.

Kiedy nie warto zwlekać z podjęciem działań?

W praktyce zdarzają się sytuacje, w których zbyt długie oczekiwanie na zapłatę może znacząco utrudnić odzyskanie należności.

Dotyczy to przede wszystkim przypadków, gdy niemiecki kontrahent ma problemy finansowe albo gdy różne sygnały wskazują, że jego sytuacja gospodarcza szybko się pogarsza.

W takich sytuacjach warto działać zdecydowanie szybciej – nie tylko poprzez kierowanie kolejnych wezwań do zapłaty, ale również poprzez analizę możliwości podjęcia kroków prawnych.

W praktyce wiele sporów z niemieckimi kontrahentami można rozwiązać szybciej, niż przedsiębiorcy zakładają – pod warunkiem, że odpowiednio wcześnie zostanie przyjęta właściwa strategia działania, obejmująca zarówno analizę umowy, wybór właściwego sądu, jak i odpowiednią procedurę dochodzenia roszczenia. W każdym przypadku sprzymierzeńcem wierzyciela jest możliwie szybki czas reakcji.

✅ Sekcja FAQ

❓ Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy można pozwać niemiecką firmę w Polsce?

W wielu przypadkach jest to możliwe. Zależy to przede wszystkim od treści umowy oraz od miejsca wykonania usługi lub dostawy towaru. Jeżeli strony nie wyłączyły właściwości sądów polskich, polska firma może często dochodzić roszczeń przed sądem w Polsce.

Czy niemiecki wyrok może być wykonany w Polsce?

Tak. Na podstawie przepisów prawa unijnego wyroki sądów państw członkowskich UE są co do zasady uznawane i wykonywane w innych krajach Unii, w tym w Polsce.

Jak sprawdzić, czy niemiecka firma jest wypłacalna?

Przed podjęciem działań prawnych warto sprawdzić sytuację finansową kontrahenta, m.in. poprzez niemieckie rejestry gospodarcze oraz dostępne bazy danych dotyczące przedsiębiorców. W wielu przypadkach pozwala to ocenić, czy dochodzenie roszczenia będzie skuteczne.

Czy warto kierować sprawę do sądu o niewielką kwotę?

Każdą sprawę należy ocenić indywidualnie. W wielu przypadkach już profesjonalne wezwanie do zapłaty powoduje, że kontrahent decyduje się uregulować należność, co pozwala uniknąć postępowania sądowego.

Zobacz jeszcze:

• Jak radzić sobie z niemieckimi kontrahentami? Historia z praktyki
• Niemiecki kontrahent nie płaci faktury - co zrobić i jak ograniczyć straty?
• Postępowanie upadłościowe w Niemczech - praktyczny poradnik dla wierzycieli

W razie zainteresowania powyższą tematyką, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią lub udziału w szkoleniach organizowanych przez naszą Kancelarię.

Więcej informacji na temat aktualnych szkoleń znajdziecie Państwo w zakładce „Szkolenia”.

O mnie

dr Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. jest radcą prawnym w BLU Kancelarii Prawnej we Wrocławiu oraz autorką bloga bartmanlegalupdates.com, na którym w przystępny i praktyczny sposób analizuje zagadnienia związane z delegowaniem pracowników, europejskim prawem pracy, międzynarodowym prawem podatkowym oraz prawnymi aspektami działalności gospodarczej prowadzonej pomiędzy Polską a Niemcami.

Posiada niemiecki doktorat z prawa uzyskany na Uniwersytecie w Ratyzbonie (Universität Regensburg). Dzięki temu łączy znajomość polskiego i niemieckiego systemu prawnego z praktycznym doświadczeniem w obsłudze przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną.

Specjalizuje się w doradztwie dla firm działających na rynku niemieckim – w szczególności w sprawach dotyczących delegowania pracowników, obowiązków podatkowych, sporów z niemieckimi kontrahentami oraz przygotowywania i opiniowania umów handlowych w relacjach międzynarodowych.

Na co dzień wspiera przedsiębiorców w analizie modeli prowadzenia działalności w Niemczech, w tym w szczególności w zakresie prawidłowego delegowania pracowników, obowiązków rejestracyjnych oraz relacji z niemieckimi organami administracji.

„Nie piszę o przepisach dla samych przepisów – piszę po to, aby pomóc przedsiębiorcom zrozumieć ich konsekwencje w praktyce.”

W jakich sprawach najczęściej pomagamy przedsiębiorcom

Wsparcie kancelarii najczęściej dotyczy sytuacji takich jak:

• kontrola Zoll w firmie delegującej pracowników do Niemiec,
• pisma z niemieckich urzędów dotyczące delegowania pracowników lub wynagrodzenia minimalnego,
• analiza modeli współpracy z niemieckimi kontrahentami (outsourcing usług czy praca tymczasowa),
• spory z niemieckimi kontrahentami,
• analiza obowiązków podatkowych związanych z działalnością prowadzoną w Niemczech,
• postępowania prowadzone przez niemieckie organy po kontroli.

W takich sytuacjach kluczowe znaczenie ma szybka analiza problemu oraz właściwa strategia działania.

Współpraca międzynarodowa

BLU Kancelaria Prawna współpracuje również z prawnikami z Niemiec oraz doradcami podatkowymi z Polski i Niemiec, co pozwala na kompleksowe wsparcie przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną.

Jeżeli prowadzisz działalność na rynku niemieckim lub planujesz delegowanie pracowników do Niemiec i potrzebujesz wsparcia prawnego w tym zakresie, zapraszam do kontaktu: .📩