Niemiecki kontrahent nie płaci faktury - co zrobić i jak ograniczyć straty?
Autorka: dr Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. – radca prawny, specjalistka w zakresie prawa delegowania pracowników do Niemiec i reprezentowania firm delegujących w sporach z niemieckimi firmami. Autorka bloga bartmanlegalupdates.com.
Spis treści:
- Dlaczego niemiecki kontrahent nie płaci faktury? Najczęstsze przyczyny
- Niemiecki kontrahent nie płaci, a pracownicy są w Niemczech - największe ryzyko
- Jak zabezpieczyć umowę przed stratą?
- Kiedy sytuacja staje się realnie niebezpieczna?
- Co zrobić od razu po braku płatności?
- Czy można wstrzymać wykonywanie usług?
- Upadłość niemieckiego kontrahenta – co to oznacza dla polskiej firmy?
- Checklista
Brak płatności od niemieckiego kontrahenta to jeden z najczęstszych problemów polskich firm wykonujących usługi w Niemczech. Sytuacja staje się szczególnie ryzykowna, gdy przedsiębiorca ponosi już koszty delegowania pracowników, a pieniądze za faktury nie wpływają na konto.
W praktyce najczęściej pojawiają się trzy scenariusze:
- opóźnienia w płatnościach mimo realizacji kontraktu,
- nagłe pogorszenie sytuacji finansowej niemieckiej firmy,
- złożenie wniosku o upadłość kontrahenta.
W tym artykule wyjaśniam:
- co zrobić, gdy niemiecki kontrahent nie płaci faktury,
- kiedy można wstrzymać wykonywanie usług,
- jakie prawa ma polska firma w przypadku upadłości kontrahenta w Niemczech,
- jak zabezpieczyć się już na etapie umowy.
Jeśli niemiecki kontrahent nie płaci, należy:
- sprawdzić możliwość wstrzymania usług,
- zabezpieczyć dowody wykonania,
- zweryfikować sytuację finansową,
- reagować przed złożeniem wniosku o upadłość.
Dlaczego niemiecki kontrahent nie płaci faktury? Najczęstsze przyczyny
W naszej praktyce najczęściej widzimy jeden błąd: polskie firmy kontynuują kontrakt mimo pierwszych sygnałów problemów z płatnościami. Musimy natomiast pamiętać o tym, że nawet najlepsza umowa nie zabezpieczy firmy przed nierzetelnym kontrahentem, jeżeli kontrahent ten okaże się niewypłacalny.
Podobnie jak w Polsce, terminowe złożenie wniosku o upadłość do niemieckiego sądu, chroni zarząd przed odpowiedzialnością osobistą całym swoim majątkiem za długi. Stąd taki wniosek o ogłoszenie upadłości to oczywista konieczność dla zarządu każdej niewypłacalnej spółki.
Niemiecki kontrahent nie płaci, a pracownicy są w Niemczech - największe ryzyko
Jednak to, co nas powinno bardziej zainteresować, to wnikliwy wgląd w przebieg naszego kontraktu i pilne reagowanie na to co się dzieje.
Co mam na myśli? Przede wszystkim warto zadbać w umowie o możliwie krótkie terminy płatności.
Rozciąganie terminów płatności np. na 30 dni ma ten skutek, że mimo potencjalnego zatoru płatniczego, nasza firma nadal realizuje kontrakt i każdego dnia ponosi koszty delegowania pracowników, nie mając pewności, czy uzyska za to płatność. Warto więc negocjować maksymalnie krótkie terminy płatności, a także rozważyć częstsze niż raz w miesiącu fakturowanie swoich usług.
Ale czy to wszystko?
Jeżeli płatność opóźnia się więcej niż kilka dni, a firma nadal ponosi koszty delegowania pracowników, warto rozważyć wstrzymanie prac lub podjęcie działań zabezpieczających.
Jak zabezpieczyć umowę przed stratą?
W umowie warto wprowadzić specjalną klauzulę umożliwiającą wstrzymanie wykonania usług w razie wystąpienia zwłoki w płatności.
Jeżeli zaś nie mamy takiej klauzuli w umowie, warto rozważyć skorzystanie z regulacji ustawowej, jednak ta zakłada konieczność spełnienia określonych formalności, wezwania i wyznaczenia odpowiedniego terminu, po upływie którego będzie możliwe wstrzymanie usługi.
Z doświadczenia mogę wskazać, że takie uprzedzenie o zamiarze wstrzymania usługi może zadziałać na niektórych jak przysłowiowa płachta na byka, no bo jak ktoś śmie nam grozić wstrzymaniem usługi, ale może też jednocześnie sprowokować do konstruktywnych reakcji, jak na przykład podjęcia rozmów na temat płatności i finalnego ich uregulowania.
Kiedy sytuacja staje się realnie niebezpieczna?
W praktyce warto działać szybko, gdy:
- płatność opóźnia się ponad 7–10 dni,
- kontrahent zaczyna unikać kontaktu,
- firma nadal ponosi koszty delegowania pracowników,
- pojawiają się informacje o problemach finansowych.
To jest moment, w którym najczęściej można jeszcze ograniczyć straty.
Co zrobić od razu po braku płatności?
W trudniejszych sytuacjach warto także rozważyć nawiązanie kontaktu ze zleceniodawcą naszego kontrahenta. Częstokroć niemieccy zleceniodawcy nie mają wiedzy o problemach płatniczych, a przecież odpowiadają np. za wynagrodzenia pracowników, jeżeli nie zostały zapłacone pracownikom podwykonawców. Niemieckie poważne firmy nie lekceważą takich sygnałów, mając właśnie świadomość swojej współodpowiedzialności prawnej i majątkowej za zobowiązania pracownicze.
A co w przypadku wniosku o upadłość?
Czy można wstrzymać wykonywanie usług?
W przypadku złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości przez niemieckiego kontrahenta, polska firma może nie być zainteresowana kontynuowaniem umowy. W praktyce bowiem największe straty powstają nie w momencie upadłości, ale kilka tygodni wcześniej - kiedy firma nadal realizuje kontrakt bez otrzymywania płatności.
W takiej sytuacji powinna skontaktować się z syndykiem w kwestii ewentualnego wstrzymania świadczenia usługi, albo też wypowiedzieć umowę syndykowi masy upadłościowej.
Sam fakt ogłoszenia upadłości nie uprawnia do wstrzymania wykonania usługi…, ale jeżeli zgodnie z powyższymi wskazówkami zabezpieczyliśmy prawnie możliwość jej wstrzymania, wówczas jest taka możliwość. W przypadku umów o świadczenie usług, w razie ogłoszenia upadłości, zgodnie z prawem niemieckim co do zasady należy najpierw uzgodnić rozwiązanie umowy z syndykiem masy upadłościowej.
Jeśli jednak polska firma byłaby zainteresowana kontynuowaniem umowy w Niemczech, przy jednoczesnym zobowiązaniu syndyka do zapłaty wynagrodzenia, można rozważyć takie rozwiązanie.
Upadłość niemieckiego kontrahenta – co to oznacza dla polskiej firmy?
W praktyce najczęściej widzimy sytuację, w której polska firma poniosła już określone koszty związane z wykonaniem umowy, na przykład koszt zatrudnienia pracowników delegowanych do Niemiec, nie otrzymała płatności swojej faktury, a w okresie oczekiwania na płatność, firma realizowała swoją usługę licząc na dobrą wolę klienta lub oczekując na płatność z jego strony. Każdy dzień takiej niepewności to koszty, które mogą być trudne do odrobienia. Dlatego tak ważne jest sprawne działanie, gdyż każdy dzień generuje koszty kontraktu.
✅Checklista: Jak ograniczyć ryzyko na kontraktach w Niemczech
Co można zrobić, aby minimalizować ryzyko strat na niemieckich kontraktach:
- zweryfikować kontrahenta w wywiadowniach gospodarczych, sprawdzić jego płynność finansową i ewentualne zaległości płatnicze – przed podpisaniem umowy,
- na etapie negocjacji handlowych zadbać o możliwie krótkie terminy płatności i możliwie częste odbiory, będące podstawą do wystawiania faktur,
- na etapie tworzenia umowy zadbać o mechanizmy umowne, które skutecznie umożliwią wstrzymanie wykonania umowy,
- na etapie wykonania umowy – pilnować ustalonych terminów wystawiania faktur i wpłat od kontrahenta, oraz pilnie reagować w razie opóźnień w płatnościach ze strony niemieckiego kontrahenta.
W praktyce więc wiele zależy od tego, jak skonstruowana jest umowa oraz kiedy firma reaguje na pierwsze sygnały problemów. Największy błąd firm polega na realizowaniu kontraktu, gdy kontrahent już ma wyraźne problemy z płynnością.
Zobacz jeszcze:
- Postępowanie upadłościowe w Niemczech - praktyczny poradnik dla wierzycieli
- Gdy niemiecki kontrahent nie płaci faktury polskiej firmy
W razie zainteresowania powyższą tematyką, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią lub udziału w szkoleniach organizowanych przez naszą Kancelarię.
Więcej informacji na temat aktualnych szkoleń znajdziecie Państwo w zakładce „Szkolenia”.
O mnie
Dr Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. jest radcą prawnym w BLU Kancelarii Prawnej we Wrocławiu oraz autorką bloga bartmanlegalupdates.com, na którym w przystępny i praktyczny sposób analizuje zagadnienia z zakresu prawa delegowania, europejskiego prawa pracy, międzynarodowego prawa podatkowego, prawa umów i dochodzenia roszczeń w transgranicznych relacjach gospodarczych.
Specjalizuje się w obsłudze firm prowadzących działalność transgraniczną – w szczególności na styku Polski i Niemiec. Na co dzień doradza przedsiębiorcom w sprawach dotyczących zakładów podatkowych, obowiązków rejestracyjnych, delegowania pracowników, sporów sądowych z niemieckimi firmami, umów handlowych.
Autorka licznych publikacji branżowych, prelegentka i szkoleniowiec. W swojej pracy stawia na jasny przekaz, konkretne rozwiązania i podejście dostosowane do realnych wyzwań biznesowych.
"Nie piszę o przepisach dla samych przepisów – piszę, żeby pomóc firmom zrozumieć ich konsekwencje w praktyce."
Jesteśmy na Instagramie.
