Mitarbeiter in Polen einstellen - ohne polnische Gesellschaft

Über die Autorinen: Dr. Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. - ist polnische Rechtsanwältin (radca prawny) und führt die BLU Kancelaria Prawna in Wrocław. Seit über 20 Jahren befasst sie sich mit deutsch-polnischen Rechtsfragen. Sie berät deutsche Unternehmen insbesondere im polnischen Arbeitsrecht, bei Geschäftstätigkeiten in Polen sowie bei der Durchsetzung von Ansprüchen vor polnischen Gerichten, Hanna Ursel - Rechtsreferendarin.

Inhaltsverzeichnis:

1. Kann ein deutsches Unternehmen Mitarbeiter direkt in Polen beschäftigen?
2. Welche Formalitäten muss der ausländische Arbeitgeber erfüllen?
3. Arbeitsvertrag: Welche Vorschriften gelten bei einer Beschäftigung in Polen?
4. ZUS und Gehaltsabrechnung: Was ist zu beachten?
5. Homeoffice in Polen: Welche Fragen sollten vorab geklärt werden?
6. Was gilt bei der Beschäftigung ausländischer Mitarbeiter in Polen?
7. Reicht eine NIP aus, oder ist auch eine REGON erforderlich?
8. Muss also eine polnische Gesellschaft gegründet werden?
9. Wie unterstützt unsere Kanzlei bei der Einstellung von Mitarbeitern in Polen?
10. Checkliste

Kann ein deutsches Unternehmen einen Mitarbeiter in Polen beschäftigen, ohne dort eine Gesellschaft zu gründen? Die Antwort lautet grundsätzlich: Ja. Der Arbeitsvertrag kann unmittelbar mit dem deutschen Unternehmen geschlossen werden. Eine polnische Tochtergesellschaft ist allein für die Beschäftigung eines Mitarbeiters in Polen nicht erforderlich.

Das bedeutet jedoch nicht, dass die Beschäftigung ausschließlich nach den in Deutschland üblichen Regeln abgewickelt werden kann. Arbeitet der Mitarbeiter in Polen, müssen insbesondere die arbeitsrechtlichen Vorgaben, die Sozialversicherung und die steuerliche Behandlung des Gehalts geprüft und richtig organisiert werden. Zusätzliche Fragen stellen sich, wenn der Mitarbeiter Staatsangehöriger eines Drittstaates ist.

Kann ein deutsches Unternehmen Mitarbeiter direkt in Polen beschäftigen?

Nehmen wir an, ein deutsches Unternehmen möchte einen Mitarbeiter einstellen, der in Polen wohnt und seine Arbeit dauerhaft von dort aus erledigt. Der Mitarbeiter soll beispielsweise Kunden betreuen, Verwaltungsaufgaben übernehmen oder im Homeoffice für das deutsche Unternehmen arbeiten.

In einer solchen Situation kann das deutsche Unternehmen selbst als Arbeitgeber auftreten. Es muss nicht allein deshalb eine polnische Gesellschaft, eine Zweigniederlassung oder eine Repräsentanz gründen.

Entscheidend ist allerdings, die Beschäftigung von Anfang an richtig vorzubereiten. Die fehlende polnische Gesellschaft befreit den ausländischen Arbeitgeber nicht von den Pflichten, die mit der Beschäftigung in Polen verbunden sind.

Aus der Erfahrung unserer Kanzlei können wir bestätigen, dass sich dieses Modell in der Praxis gut bewährt. Voraussetzung ist, dass der Arbeitsvertrag, die erforderlichen Registrierungen und die laufende Personal- und Gehaltsabrechnung aufeinander abgestimmt sind.

Welche Formalitäten muss der ausländische Arbeitgeber erfüllen?

Bevor der Mitarbeiter seine Tätigkeit aufnimmt, sollte geklärt werden, welche Registrierungen erforderlich sind und wer die laufenden Abrechnungen übernimmt.

Zu den wesentlichen Punkten gehören insbesondere:

• die Klärung der erforderlichen steuerlichen Registrierung und gegebenenfalls die Beantragung einer polnischen Steueridentifikationsnummer, der sogenannten NIP;
• die Bestimmung des anwendbaren Sozialversicherungsrechts;
• die erforderliche Registrierung bei der polnischen Sozialversicherungsanstalt ZUS;
• die Vorbereitung eines auf die Beschäftigung in Polen abgestimmten Arbeitsvertrags;
• die Organisation der arbeitsmedizinischen Untersuchungen und der erforderlichen Arbeitsschutzunterweisungen;
• die Einrichtung der Personalverwaltung und der Gehaltsabrechnung.

Eine NIP allein erledigt diese Fragen nicht. Sie ist eine Identifikationsnummer und ersetzt weder die erforderlichen Meldungen noch die Prüfung der arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten.

In der Praxis ist es sinnvoll, die rechtliche Vorbereitung mit einem polnischen Dienstleister für die Personal- und Gehaltsabrechnung abzustimmen. So lässt sich bereits vor Arbeitsbeginn festlegen, wer welche Aufgaben übernimmt.

Arbeitsvertrag: Welche Vorschriften gelten bei einer Beschäftigung in Polen?

Ein deutsches Unternehmen sollte nicht davon ausgehen, dass es für einen dauerhaft in Polen tätigen Mitarbeiter unverändert seinen deutschen Standardarbeitsvertrag verwenden kann.

Bei einer gewöhnlichen Tätigkeit in Polen sind die dort geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften zu berücksichtigen. Auch eine vertragliche Wahl deutschen Rechts führt nicht dazu, dass zwingende Schutzvorschriften des ansonsten anwendbaren Rechts entfallen.

Geprüft werden sollten insbesondere die Regelungen zu Arbeitszeit, Urlaub, Vergütung, Kündigung und Arbeitsschutz. Ebenso muss geklärt werden, welche Anforderungen an die Vertragsfassung und die Sprache der Unterlagen gelten.

Der Arbeitsvertrag sollte außerdem die tatsächliche Arbeitsorganisation abbilden: Wo arbeitet der Mitarbeiter? Wem berichtet er? Sind Dienstreisen nach Deutschland vorgesehen? Soll die Tätigkeit ausschließlich in Polen oder regelmäßig in mehreren Ländern ausgeübt werden?

Diese Fragen sind nicht nur für die Vertragsgestaltung wichtig. Sie können auch die sozialversicherungsrechtliche und steuerliche Beurteilung beeinflussen.

ZUS und Gehaltsabrechnung: Was ist zu beachten?

Arbeitet der Mitarbeiter ausschließlich in Polen, unterliegt er im Regelfall der polnischen Sozialversicherung. Der Sitz des Arbeitgebers in Deutschland führt für sich genommen nicht dazu, dass die deutschen Sozialversicherungsvorschriften gelten.

Für Tätigkeiten in mehreren Staaten oder besondere grenzüberschreitende Konstellationen ist eine gesonderte Prüfung erforderlich.

Findet das polnische Sozialversicherungsrecht Anwendung, müssen die Meldungen und Beitragszahlungen gegenüber der ZUS organisiert werden. Ein ausländischer Arbeitgeber kann dabei grundsätzlich selbst als Beitragszahler registriert werden.

Auch die steuerliche Abrechnung des Gehalts muss vorab geklärt werden. Dabei ist zwischen den Sozialversicherungsbeiträgen und den Einkommensteuerpflichten zu unterscheiden. Beschäftigt ein ausländischer Arbeitgeber ohne steuerliche Betriebsstätte in Polen einen dort tätigen Arbeitnehmer, werden die polnischen Einkommensteuervorauszahlungen grundsätzlich vom Arbeitnehmer selbst geleistet. Die konkrete Abwicklung sollte deshalb mit der Gehaltsabrechnung abgestimmt werden.

Eine ordnungsgemäße Gehaltsabrechnung bedeutet somit nicht nur, das Gehalt zu berechnen. Sie muss auch berücksichtigen, wer für die jeweiligen Meldungen und Zahlungen verantwortlich ist.

Homeoffice in Polen: Welche Fragen sollten vorab geklärt werden?

Nicht selten beginnt eine solche Beschäftigung mit einer scheinbar einfachen Vereinbarung: Der Mitarbeiter lebt in Polen und arbeitet von seiner Wohnung aus für ein deutsches Unternehmen.

Auch in diesem Fall sollten die Bedingungen der Arbeit ausdrücklich geregelt werden. Dazu gehören insbesondere der vereinbarte Arbeitsort, die Bereitstellung von Arbeitsmitteln, die Behandlung der mit der Arbeit verbundenen Kosten sowie Arbeitsschutz und Datenschutz.

Die polnischen Vorschriften zur Fernarbeit enthalten hierzu besondere Anforderungen. Deshalb sollte die Homeoffice-Vereinbarung zusammen mit dem Arbeitsvertrag vorbereitet werden.

Zusätzlich sollte geprüft werden, ob die konkrete Tätigkeit steuerliche Risiken für das Unternehmen auslösen kann, insbesondere im Hinblick auf eine mögliche Betriebsstätte in Polen. Dabei kommt es auf die tatsächlichen Aufgaben, Befugnisse und Arbeitsbedingungen an.

Die Frage, ob eine polnische Gesellschaft gegründet werden muss, und die Frage nach einer möglichen steuerlichen Betriebsstätte sind daher getrennt zu beurteilen.

Was gilt bei der Beschäftigung ausländischer Mitarbeiter in Polen?

Zusätzliche Anforderungen können entstehen, wenn der Mitarbeiter kein polnischer Staatsbürger ist. Dabei ist jedoch zu unterscheiden: Für Staatsangehörige der Europäischen Union gelten andere Regeln als für Staatsangehörige von Drittstaaten.

Ein deutscher Staatsbürger benötigt beispielsweise grundsätzlich keine Arbeitserlaubnis, um in Polen zu arbeiten. Aufenthaltsrechtliche Formalitäten können dennoch zu beachten sein.

Möchte ein deutsches Unternehmen dagegen einen ukrainischen oder einen anderen Drittstaatsangehörigen in Polen beschäftigen, muss zunächst dessen konkrete aufenthalts- und arbeitsrechtliche Situation geprüft werden.

Dabei stellen sich insbesondere folgende Fragen:

• Hält sich die Person rechtmäßig in Polen auf?
• Auf welcher Grundlage darf sie in Polen arbeiten?
• Deckt diese Grundlage die geplante Beschäftigung ab?
• Ist eine Arbeitserlaubnis oder ein anderes Verfahren erforderlich?
• Bestehen besondere Meldepflichten oder Befreiungen?

Nicht jeder ausländische Mitarbeiter benötigt dieselben Dokumente. Ebenso lässt sich nicht jede Beschäftigung durch eine einfache Meldung über ein Online-Portal legalisieren. Maßgeblich sind der individuelle Status des Mitarbeiters und die Voraussetzungen des jeweils einschlägigen Verfahrens.

Reicht eine NIP aus, oder ist auch eine REGON erforderlich?

Bei der Beschäftigung eines Drittstaatsangehörigen sollte zusätzlich geprüft werden, ob der ausländische Arbeitgeber die erforderlichen Anträge oder Meldungen in der vorgesehenen Form einreichen kann.

Dabei können neben der NIP weitere Registrierungsangaben, etwa eine REGON-Nummer, relevant werden. Ob und in welcher Form diese benötigt werden, ist anhand des konkreten Verfahrens zu klären. Die Anforderungen einer bestimmten elektronischen Meldung sollten dabei nicht ohne Weiteres als allgemeine Voraussetzung für jede Beschäftigung in Polen verstanden werden.

Entsteht ein Registrierungsproblem, sollte zunächst geprüft werden, welche rechtliche und praktische Lösung für das Unternehmen geeignet ist.

Eine polnische Repräsentanz ist dabei keine universelle Lösung. Ihr gesetzlich zulässiger Tätigkeitsbereich ist auf Werbung und Promotion des ausländischen Unternehmens beschränkt. Ob sie für die geplanten Aufgaben des Mitarbeiters geeignet ist, muss deshalb gesondert beurteilt werden.

Muss also eine polnische Gesellschaft gegründet werden?

Ein deutsches Unternehmen kann grundsätzlich Mitarbeiter in Polen beschäftigen, ohne eine polnische Gesellschaft zu gründen. Entscheidend ist, dass die Beschäftigung arbeitsrechtlich, sozialversicherungsrechtlich und steuerlich richtig vorbereitet wird.

Bei Drittstaatsangehörigen kommen die Fragen des Aufenthaltsrechts und des Zugangs zum polnischen Arbeitsmarkt hinzu. Auch mögliche Registrierungsprobleme sollten vor Arbeitsbeginn geklärt werden.

Auf den ersten Blick mag das Verfahren kompliziert erscheinen. In der Praxis lässt es sich jedoch gut organisieren, wenn die einzelnen Schritte frühzeitig aufeinander abgestimmt werden.

Wie unterstützt unsere Kanzlei bei der Einstellung von Mitarbeitern in Polen?

Unsere Kanzlei unterstützt deutsche und andere ausländische Unternehmen bei der rechtlichen Vorbereitung einer Beschäftigung in Polen.

Wir prüfen das geplante Beschäftigungsmodell, bereiten die erforderlichen Arbeitsverträge vor und klären die arbeitsrechtlichen Pflichten des ausländischen Arbeitgebers. Bei der Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen prüfen wir zusätzlich die Voraussetzungen für eine rechtmäßige Arbeitsaufnahme.

Die Umsetzung stimmen wir bei Bedarf mit der Personal- und Gehaltsabrechnung sowie mit steuerlichen Beratern ab.

Wenn Sie einen Mitarbeiter in Polen einstellen möchten, prüfen wir mit Ihnen, welche Schritte für Ihr Unternehmen erforderlich sind und wie sich die Beschäftigung rechtssicher organisieren lässt.

✅Checkliste: Mitarbeiter in Polen einstellen - ohne polnische Gesellschaft

Sie möchten als deutsches Unternehmen einen Mitarbeiter in Polen beschäftigen? Diese Checkliste hilft Ihnen, die wichtigsten Fragen vor Arbeitsbeginn zu klären.

1. Beschäftigungsmodell und Arbeitsort festlegen

☐ Prüfen, ob der Mitarbeiter unmittelbar beim deutschen Unternehmen angestellt werden soll.

☐ Festlegen, ob die Tätigkeit ausschließlich in Polen oder regelmäßig auch in Deutschland beziehungsweise anderen Ländern ausgeübt wird.

☐ Aufgaben, Berichtslinien und Befugnisse des Mitarbeiters bestimmen.

☐ Klären, ob die Arbeit im Homeoffice, in einem Büro oder an wechselnden Einsatzorten erfolgt.

Unsere Unterstützung: Wir prüfen das geplante Beschäftigungsmodell und die daraus entstehenden rechtlichen Anforderungen.

2. Aufenthaltsrecht und Arbeitsberechtigung prüfen

☐ Staatsangehörigkeit des Mitarbeiters feststellen und zwischen EU-Staatsangehörigen und Drittstaatsangehörigen unterscheiden.

☐ Bei Drittstaatsangehörigen die Grundlage des rechtmäßigen Aufenthalts und des Zugangs zum polnischen Arbeitsmarkt prüfen.

☐ Klären, ob eine Arbeitserlaubnis, eine Meldung oder ein anderes Verfahren erforderlich ist.

☐ Sicherstellen, dass die Arbeitsberechtigung die konkrete Beschäftigung abdeckt.

☐ Erforderliche Verfahren rechtzeitig erledigen und relevante Fristen dokumentieren.

Unsere Unterstützung: Wir prüfen, auf welcher Grundlage der Mitarbeiter in Polen beschäftigt werden darf und welche Formalitäten erforderlich sind.

3. Registrierungen und Sozialversicherung klären

☐ Das anwendbare Sozialversicherungsrecht bestimmen.

☐ Prüfen, welche Registrierungen der ausländische Arbeitgeber in Polen benötigt, insbesondere hinsichtlich NIP und ZUS.

☐ Bei besonderen Verfahren klären, ob weitere Angaben oder Registrierungen, etwa eine REGON-Nummer, erforderlich sind.

☐ Zuständigkeit für die Anmeldung des Mitarbeiters, die Beitragsabrechnung und die Beitragszahlung festlegen.

☐ Erforderliche Meldungen innerhalb der jeweils geltenden Fristen vornehmen.

Unsere Unterstützung: Wir klären die rechtlichen Anforderungen und stimmen die Umsetzung mit der Personal- und Gehaltsabrechnung ab.

4. Arbeitsvertrag und Personalunterlagen vorbereiten

☐ Das anwendbare Arbeitsrecht und die zwingenden Schutzvorschriften prüfen.

☐ Den Arbeitsvertrag auf die tatsächliche Tätigkeit in Polen abstimmen.

☐ Arbeitsort, Aufgaben, Vergütung und Arbeitszeit festlegen.

☐ Urlaub, Kündigung und gegebenenfalls Dienstreisen berücksichtigen.

☐ Anforderungen an Form und Sprache der Vertragsunterlagen klären.

☐ Die erforderlichen Personalunterlagen und Informationen zum Datenschutz vorbereiten.

Unsere Unterstützung: Wir erstellen oder prüfen den Arbeitsvertrag und die ergänzenden Unterlagen für die Beschäftigung in Polen.

5. Arbeitsschutz und Homeoffice organisieren

☐ Erforderliche arbeitsmedizinische Untersuchungen vor der Arbeitsaufnahme organisieren.

☐ Notwendige Arbeitsschutzunterweisungen durchführen und dokumentieren.

☐ Die erforderliche Gefährdungsbeurteilung vorbereiten.

☐ Bei Homeoffice die Bedingungen der Fernarbeit ausdrücklich regeln.

☐ Arbeitsmittel, Kostentragung, Datenschutz und sichere Arbeitsbedingungen klären.

Unsere Unterstützung: Wir prüfen die rechtlichen Vorgaben und unterstützen bei der Vorbereitung der erforderlichen Regelungen.

6. Gehaltsabrechnung und Steuern abstimmen

☐ Einen geeigneten Dienstleister für die polnische Personal- und Gehaltsabrechnung auswählen.

☐ Die steuerliche Behandlung des Gehalts prüfen.

☐ Festlegen, wer Einkommensteuervorauszahlungen leisten und welche Erklärungen abgeben muss.

☐ Zuständigkeiten für Gehaltszahlung, Sozialversicherungsbeiträge und Meldungen eindeutig zuordnen.

☐ Den Informationsaustausch zwischen Unternehmen, Mitarbeiter und Abrechnungsdienstleister organisieren.

Unsere Unterstützung: Wir stimmen die rechtliche Gestaltung mit der Gehaltsabrechnung und bei Bedarf mit steuerlichen Beratern ab.

7. Betriebsstättenrisiko gesondert prüfen

☐ Prüfen lassen, ob Arbeitsort, Tätigkeit und Befugnisse des Mitarbeiters eine steuerliche Betriebsstätte in Polen begründen können.

☐ Insbesondere Abschlussvollmachten, Vertriebstätigkeiten und die Nutzung eines dauerhaften Arbeitsplatzes berücksichtigen.

☐ Die steuerliche Beurteilung mit dem tatsächlichen Beschäftigungsmodell abstimmen.

Wichtig: Die Beschäftigung ohne polnische Gesellschaft und die Frage nach einer steuerlichen Betriebsstätte sind getrennt zu beurteilen.

8. Laufende Betreuung sicherstellen

☐ Verantwortliche Personen für Personalfragen und Abrechnung benennen.

☐ Arbeitszeit, Urlaub und Abwesenheiten ordnungsgemäß dokumentieren.

☐ Aufenthalts- und arbeitsrechtliche Fristen überwachen, soweit relevant.

☐ Änderungen von Arbeitsort, Aufgaben oder Befugnissen rechtlich prüfen lassen.

☐ Regelmäßige Tätigkeiten in weiteren Ländern frühzeitig melden und deren Auswirkungen klären.

Über mich

Dr. Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. ist Rechtsanwältin PL mit Spezialisierung auf deutsch-polnische Wirtschaftsbeziehungen, grenzüberschreitendes Arbeitsrecht sowie Compliance-Risiken bei Geschäftstätigkeiten in Polen.

Sie berät insbesondere deutsche Unternehmen, die:

• Mitarbeiter in Polen beschäftigen,
• mit polnischen Subunternehmern zusammenarbeiten,
• grenzüberschreitende Dienstleistungen erbringen,
• oder rechtliche Risiken im Zusammenhang mit Arbeitsrecht, Sozialversicherung und Compliance minimieren möchten.

Ein besonderer Schwerpunkt ihrer Tätigkeit liegt in der Beratung deutscher Unternehmen bei:

• arbeitsrechtlichen Fragestellungen in Polen,
• Kündigungen und Restrukturierungen,
• Arbeitnehmerüberlassung und Outsourcing,
• Zusammenarbeit mit polnischen Subunternehmern,
• ZUS- und PIP-Kontrollen,
• Haftungs- und Compliance-Risiken im deutsch-polnischen Geschäftsumfeld,
• sowie deutsch-polnischen Gerichtsverfahren und grenzüberschreitenden Wirtschaftsstreitigkeiten.

Dank ihrer langjährigen Erfahrung im deutsch-polnischen Rechtsverkehr verbindet sie fundierte Kenntnisse des polnischen Arbeits- und Wirtschaftsrechts mit einem tiefen Verständnis der Erwartungen deutscher Unternehmen und internationaler Unternehmensstrukturen.

Dr. Katarzyna Styrna-Bartman begleitet Mandanten nicht nur rechtlich, sondern vor allem strategisch – mit Fokus auf Risikominimierung, rechtssichere Prozesse und praktische Lösungen für Unternehmen mit Aktivitäten in Polen.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt in der Zusammenarbeit mit deutschen Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberatern, die Mandanten bei geschäftlichen Aktivitäten in Polen begleiten. Die Kanzlei unterstützt deutsche Partnerkanzleien insbesondere bei grenzüberschreitenden arbeitsrechtlichen Fragestellungen, deutsch-polnischen Wirtschaftsstreitigkeiten sowie bei Compliance- und Haftungsrisiken im Zusammenhang mit dem polnischen Markt.

Die Zusammenarbeit erfolgt flexibel und praxisorientiert – sowohl im Hintergrund als lokale Unterstützung in Polen als auch im direkten Mandantenkontakt bei internationalen Projekten und Verfahren.

Ich unterstütze deutsche Unternehmen bei rechtlichen Risiken und Geschäftsaktivitäten in Polen.