Mitarbeiter in Polen einstellen: Die wichtigsten Pflichten für deutsche Unternehmen

Über die Autorinen: Dr. Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. - ist polnische Rechtsanwältin (radca prawny) und führt die BLU Kancelaria Prawna in Wrocław. Seit über 20 Jahren befasst sie sich mit deutsch-polnischen Rechtsfragen. Sie berät deutsche Unternehmen insbesondere im polnischen Arbeitsrecht, bei Geschäftstätigkeiten in Polen sowie bei der Durchsetzung von Ansprüchen vor polnischen Gerichten, Hanna Ursel - Rechtsreferendarin.

Inhaltsverzeichnis:

1. Braucht ein deutsches Unternehmen einen Sitz in Polen?
2. Was gilt bei Arbeitnehmern aus Drittstaaten?
3. Sozialversicherung und Lohnabrechnung: Wer übernimmt welche Aufgaben?
4. Der Arbeitsvertrag: Ein deutsches Muster reicht häufig nicht aus
5. In welcher Sprache sollte der Arbeitsvertrag vorliegen?
6. Welche Vertragsart ist geeignet?
7. Zusätzliche Informationen über die Arbeitsbedingungen
8. Arbeitsmedizin: Auch bei Bürotätigkeiten relevant
9. Arbeitsschutz: Was muss vor Arbeitsbeginn organisiert werden?
10. Homeoffice in Polen: Mehr als die Angabe einer Privatadresse
11. PPK: Freiwillige Teilnahme, aber gesetzliche Arbeitgeberpflichten
12. Datenschutz und Personalunterlagen
13. Eine spätere Kündigung bereits bei der Einstellung mitdenken
14. Mitarbeiter in Polen beschäftigen: Vorbereitung schafft Klarheit

Ein geeigneter Mitarbeiter in Polen ist gefunden. Die Aufgaben stehen fest, die Vergütung ist vereinbart und der Arbeitsbeginn kann geplant werden. Braucht das deutsche Unternehmen jetzt nur noch einen Arbeitsvertrag?

In der Praxis beginnt an diesem Punkt die eigentliche Vorbereitung der Beschäftigung. Neben dem Arbeitsvertrag müssen unter anderem die Sozialversicherung, die Lohnabrechnung, die arbeitsmedizinische Betreuung und der Arbeitsschutz organisiert werden. Auch bei einer Tätigkeit im Homeoffice sind diese Fragen relevant.

Die gute Nachricht: Ein deutsches Unternehmen muss nicht allein deshalb eine polnische Gesellschaft gründen, weil es einen Mitarbeiter in Polen beschäftigen möchte. Entscheidend ist jedoch, die Arbeitgeberpflichten rechtzeitig zu klären und ihre Erfüllung zuverlässig zu organisieren.

Braucht ein deutsches Unternehmen einen Sitz in Polen?

Grundsätzlich kann ein deutsches Unternehmen einen Mitarbeiter in Polen unmittelbar beschäftigen, ohne hierfür eine polnische Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung zu gründen.

Das bedeutet allerdings nicht, dass die Beschäftigung ohne polnische Registrierungen und weitere Formalitäten möglich ist. Insbesondere muss geklärt werden, welche Pflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern bestehen und wie die laufenden Abrechnungen durchgeführt werden.

Davon getrennt ist die steuerliche Frage zu prüfen, ob die Tätigkeit des Mitarbeiters eine Betriebsstätte des deutschen Unternehmens in Polen begründen kann. Hier kommt es auf die tatsächlichen Aufgaben, Befugnisse und Arbeitsbedingungen an.

Keine polnische Gesellschaft zu benötigen, bedeutet somit nicht, dass keine Pflichten in Polen entstehen.

Was gilt bei Arbeitnehmern aus Drittstaaten?

Soll eine Person beschäftigt werden, die weder die polnische Staatsangehörigkeit noch die eines anderen EU-Mitgliedstaats besitzt, muss zusätzlich ihr Aufenthalts - und Arbeitsmarktzugang geprüft werden. Für Staatsangehörige des EWR und der Schweiz gelten ebenfalls besondere Freizügigkeitsregelungen.

Bei Drittstaatsangehörigen hängt das erforderliche Verfahren insbesondere vom Aufenthaltsstatus und der konkreten Beschäftigung ab. Nicht jeder ausländische Arbeitnehmer benötigt eine Arbeitserlaubnis. Ebenso wenig darf jedoch aus einem rechtmäßigen Aufenthalt automatisch auf die Zulässigkeit jeder Beschäftigung geschlossen werden.

Sozialversicherung und Lohnabrechnung: Wer übernimmt welche Aufgaben?

Diese Frage sollte bereits vor dem Arbeitsbeginn beantwortet werden.

Arbeitet der Mitarbeiter gewöhnlich ausschließlich in Polen, unterliegt er grundsätzlich dem polnischen Sozialversicherungssystem. Bei Tätigkeiten in mehreren Staaten oder einer vorübergehenden Entsendung kann die Beurteilung anders ausfallen.

Für den deutschen Arbeitgeber muss daher insbesondere geklärt werden:

• Welche Registrierungen sind erforderlich?
• Wer meldet den Mitarbeiter bei der polnischen Sozialversicherungsanstalt ZUS an?
• Wer berechnet und überweist die Beiträge?
• Wer erstellt die monatlichen Abrechnungen und Meldungen?

Unter bestimmten Voraussetzungen kann vereinbart werden, dass der Arbeitnehmer die sozialversicherungsrechtlichen Pflichten des ausländischen Arbeitgebers in dessen Namen erfüllt. Eine solche Vereinbarung muss sorgfältig gestaltet werden; sie beseitigt nicht die zugrunde liegende Verantwortung des Arbeitgebers. ZUS sieht für Arbeitnehmer, die entsprechende Pflichten übernehmen, ein eigenes Registrierungsverfahren vor.

Auch die lohnsteuerliche Behandlung muss gesondert geprüft werden. Beitragspflichten und steuerliche Abführungspflichten folgen unterschiedlichen Regeln und sollten deshalb nicht gleichgesetzt werden.

In der Praxis empfiehlt es sich, von Anfang an festzulegen, wer die rechtliche Dokumentation vorbereitet und wer die laufende Personal- und Lohnabrechnung übernimmt.

Der Arbeitsvertrag: Ein deutsches Muster reicht häufig nicht aus

Für einen Mitarbeiter, der seine Arbeit gewöhnlich in Polen verrichtet, sind die zwingenden Schutzvorschriften des polnischen Arbeitsrechts zu berücksichtigen. Eine Vereinbarung über die Anwendung deutschen Rechts kann diesen Schutz nicht ohne Weiteres ausschließen.

Ein deutsches Vertragsmuster sollte daher nicht lediglich übersetzt und unverändert verwendet werden.

Im Arbeitsvertrag sind insbesondere festzulegen:

• die Vertragsparteien und das Datum des Vertragsabschlusses;
• die Vertragsart;
• die auszuübende Tätigkeit;
• der Arbeitsort beziehungsweise die Arbeitsorte;
• die Vergütung und ihre Bestandteile;
• der Arbeitszeitumfang;
• der Beginn des Arbeitsverhältnisses;
• bei befristeten Verträgen und Probearbeitsverträgen die zusätzlich erforderlichen Angaben.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen variable Vergütungsbestandteile, Überstunden, Dienstreisen und eine mögliche Arbeit im Homeoffice. Gerade hier entstehen später häufig unterschiedliche Erwartungen.

In welcher Sprache sollte der Arbeitsvertrag vorliegen?

Bei einem polnischen Arbeitnehmer, der bei Vertragsschluss in Polen wohnt und dort arbeiten soll, ist grundsätzlich eine polnische Vertragsfassung erforderlich. Dass der Arbeitnehmer Deutsch versteht, macht diese Anforderung nicht entbehrlich.

Eine deutsch-polnische Fassung ist deshalb häufig eine praktische Lösung: Der deutsche Arbeitgeber kann den Inhalt nachvollziehen, und der Arbeitnehmer erhält die Beschäftigungsbedingungen auf Polnisch. Beide Sprachfassungen sollten inhaltlich übereinstimmen.

Welche Vertragsart ist geeignet?

Das polnische Arbeitsrecht unterscheidet insbesondere drei Vertragsarten:

Die Vertragsart sollte zur geplanten Zusammenarbeit passen. Ein befristeter Vertrag bedeutet insbesondere nicht, dass eine vorzeitige Kündigung ohne Begründung möglich wäre.

Zusätzliche Informationen über die Arbeitsbedingungen

Mit dem Arbeitsvertrag allein sind die Informationspflichten des Arbeitgebers noch nicht erfüllt.

Der Arbeitnehmer muss zusätzliche Angaben erhalten, unter anderem zu Arbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten, Urlaub sowie zum Verfahren bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Ein wesentlicher Teil dieser Informationen ist spätestens innerhalb von sieben Tagen nach der Zulassung zur Arbeit bereitzustellen. Die Unterlagen sollten deshalb zusammen mit dem Arbeitsvertrag vorbereitet werden.

Arbeitsmedizin: Auch bei Bürotätigkeiten relevant

Vor der Zulassung zur Arbeit muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die erforderliche arbeitsmedizinische Bescheinigung vorliegt.

Die Untersuchung erfolgt auf Grundlage einer Überweisung des Arbeitgebers. Darin müssen die Tätigkeit und die Arbeitsbedingungen zutreffend beschrieben werden. Die vorgeschriebenen Untersuchungen bezahlt der Arbeitgeber.

Unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen kann eine vorhandene Bescheinigung aus einer früheren Beschäftigung berücksichtigt werden. Dies muss jedoch geprüft werden; eine beliebige ärztliche Bescheinigung genügt nicht.

Arbeitsschutz: Was muss vor Arbeitsbeginn organisiert werden?

Der Arbeitgeber muss die erforderliche Arbeitsschutzunterweisung organisieren und die mit der Tätigkeit verbundenen Risiken beurteilen.

Der Umfang der Unterweisung richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben und dem konkreten Arbeitsplatz. Eine arbeitsplatzbezogene Unterweisung ist dort durchzuführen, wo sie vorgeschrieben ist.

Wichtig ist außerdem, dass der Mitarbeiter die Unterweisung tatsächlich versteht und ihre Durchführung dokumentiert wird.

Auch ein einzelner Mitarbeiter in Polen benötigt eine funktionierende Organisation des Arbeitsschutzes.

Homeoffice in Polen: Mehr als die Angabe einer Privatadresse

Soll der Mitarbeiter regelmäßig von zu Hause aus arbeiten, sollte die Fernarbeit ausdrücklich und entsprechend den polnischen Vorschriften geregelt werden.

Zu klären sind insbesondere:

• der vereinbarte Ort der Fernarbeit;
• die Bereitstellung und Nutzung von Arbeitsmitteln;
• die Übernahme der gesetzlich vorgesehenen Kosten;
• die Kommunikation und Kontrolle;
• der Arbeitsschutz und der Schutz vertraulicher Informationen.

Die Angabe „Homeoffice in Polen“ im Arbeitsvertrag allein regelt diese Fragen noch nicht ausreichend.

PPK: Freiwillige Teilnahme, aber gesetzliche Arbeitgeberpflichten

Die polnischen Arbeitnehmerkapitalpläne, kurz PPK – Pracownicze Plany Kapitałowe, sind ein Sparsystem mit Beiträgen des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers sowie staatlichen Förderungen.

Für Arbeitnehmer ist die Teilnahme freiwillig. Die automatische Aufnahme hängt jedoch von gesetzlichen Voraussetzungen ab, insbesondere vom Alter und der erforderlichen Beschäftigungsdauer.

Auf Arbeitgeberseite muss zwischen der Umowa o zarządzanie PPK, dem Vertrag über die Verwaltung des PPK, und der Umowa o prowadzenie PPK, dem Vertrag über die Führung des PPK für die jeweilige Person, unterschieden werden.

Eine Verzichtserklärung des Arbeitnehmers erledigt daher nicht automatisch sämtliche Arbeitgeberpflichten. Auch wenn alle Arbeitnehmer auf Einzahlungen verzichten, kann die Pflicht zum Abschluss eines Verwaltungsvertrags fortbestehen. Gesetzliche Ausnahmen, etwa für bestimmte Mikro unternehmen, müssen gesondert geprüft werden. Auch ausländische Arbeitgeber können den PPK-Pflichten unterliegen.

Datenschutz und Personalunterlagen

Mit der Einstellung beginnt die Verarbeitung personenbezogener Daten: Bewerbungsunterlagen, Kontaktdaten, Bankverbindung, Vergütung und Angaben zu Abwesenheiten sind nur einige Beispiele.

Der Arbeitgeber sollte deshalb insbesondere:

• die erforderlichen Datenschutzinformationen bereitstellen;
• Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung festlegen;
• nur die zulässigen und erforderlichen Daten erheben;
• Zugriffsrechte und Aufbewahrungsregeln bestimmen;
• die sichere Übermittlung an die Personal- und Lohnabrechnung organisieren.

Erhält der Mitarbeiter Zugang zu Kunden- oder Beschäftigtendaten, müssen auch seine Zugriffsrechte, Vertraulichkeitspflichten und die erforderlichen Datenschutzanweisungen geregelt werden.

Für dienstliche Kontakte empfiehlt es sich, klare Kommunikationswege vorzusehen. Die Nutzung einer privaten Telefonnummer sollte nicht ungeprüft als selbstverständlich vorausgesetzt werden.

Eine spätere Kündigung bereits bei der Einstellung mitdenken

Eine langfristig angelegte Zusammenarbeit kann sich anders entwickeln als geplant. Deshalb sollte der Arbeitgeber die grundlegenden Regeln zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses kennen.

Bei einer Arbeitgeberkündigung eines befristeten oder unbefristeten Arbeitsvertrags ist grundsätzlich ein rechtfertigender Grund anzugeben. Hinzu kommen formelle Anforderungen, Kündigungsfristen und gegebenenfalls besonderer Kündigungsschutz.

Die konkrete Frist und das zulässige Vorgehen sollten vor Ausspruch einer Kündigung geprüft werden. Die bloße Übernahme einer deutschen Kündigungsvorlage kann zu vermeidbaren Fehlern führen.

Mitarbeiter in Polen beschäftigen: Vorbereitung schafft Klarheit

Die Beschäftigung eines Mitarbeiters in Polen lässt sich auch ohne eigene polnische Gesellschaft organisieren. Dafür müssen die rechtlichen Unterlagen, Registrierungen und laufenden Abläufe jedoch aufeinander abgestimmt sein.

Unsere Kanzlei unterstützt deutsche Unternehmen dabei, die für ihr Beschäftigungsmodell geltenden Pflichten zu bestimmen, Arbeitsverträge und begleitende Unterlagen vorzubereiten und die Zusammenarbeit mit der Personal- und Lohnabrechnung rechtlich abzustimmen.

So steht vor dem ersten Arbeitstag fest, welche Schritte erforderlich sind und wer sie übernimmt.

✅FAQ

❓Häufig gestellte Fragen

Kann eine deutsche GmbH einen Mitarbeiter in Polen direkt einstellen?

Grundsätzlich ja. Eine polnische Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung ist nicht allein wegen der Einstellung erforderlich. Die Registrierungs-, Sozialversicherungs- und Steuerfragen müssen dennoch geklärt werden.

Reicht ein deutscher Arbeitsvertrag aus?

Ein deutsches Vertragsmuster sollte an die Beschäftigung in Polen angepasst werden. Insbesondere sind zwingende polnische Schutzvorschriften und die gesetzlichen Sprachanforderungen zu berücksichtigen.

Gelten die Arbeitgeberpflichten auch bei nur einem Mitarbeiter im Homeoffice?

Grundsätzlich ja. Die Beschäftigung nur einer Person und die Tätigkeit von zu Hause aus beseitigen die gesetzlichen Arbeitgeberpflichten nicht. Ihr konkreter Umfang hängt von der Tätigkeit und den jeweils geltenden Vorschriften ab.

Muss vor dem Arbeitsbeginn eine neue ärztliche Untersuchung stattfinden?

Grundsätzlich sind Einstellungsuntersuchungen erforderlich. Unter gesetzlichen Voraussetzungen kann eine vorhandene arbeitsmedizinische Bescheinigung berücksichtigt werden. Entscheidend ist, dass die erforderliche gültige Bescheinigung für die konkrete Tätigkeit und ihre Arbeitsbedingungen vorliegt.

Entfallen die PPK-Pflichten, wenn der Mitarbeiter nicht teilnehmen möchte?

Nicht automatisch. Die Verzichtserklärung betrifft die Teilnahme beziehungsweise die Einzahlungen. Ob weitere Arbeitgeberpflichten bestehen oder eine gesetzliche Ausnahme greift, muss gesondert geprüft werden.

✅Checkliste: Ist Ihr Unternehmen bereit für den ersten Mitarbeiter in Polen?

Die Checkliste hilft bei der Vorbereitung einer direkten Einstellung zur gewöhnlichen Arbeit in Polen. Bei grenzüberschreitender Tätigkeit oder besonderen Aufenthaltskonstellationen sind zusätzliche Prüfungen erforderlich.

1. Beschäftigungsmodell klären

• Aufgaben, Arbeitsort und geplanter Arbeitsbeginn sind festgelegt.
• Es steht fest, ob ausschließlich in Polen oder auch in anderen Staaten gearbeitet wird.
• Die sozialversicherungsrechtliche Zuordnung ist geprüft.
• Die lohnsteuerliche Behandlung und ein mögliches Betriebsstättenrisiko sind geklärt.
• Bei ausländischen Arbeitnehmern sind Aufenthaltsrecht und Arbeitsmarktzugang geprüft.

2. Vertrag und Unterlagen vorbereiten

• Die passende Vertragsart und die zulässige Vertragsdauer sind gewählt.
• Der Arbeitsvertrag berücksichtigt die zwingenden polnischen Vorschriften.
• Die erforderliche Sprachfassung liegt vor; zweisprachige Fassungen stimmen überein.
• Vergütung, Arbeitszeit, Arbeitsort und Aufgaben sind eindeutig geregelt.
• Die zusätzlichen Informationen über die Arbeitsbedingungen sind vorbereitet.
• Bei Fernarbeit sind Arbeitsmittel, Kosten und die weiteren erforderlichen Regeln geklärt.

3. Arbeitsbeginn vorbereiten

• Die erforderliche arbeitsmedizinische Bescheinigung liegt vor.
• Die vorgeschriebene Arbeitsschutzunterweisung ist organisiert.
• Die Gefährdungsbeurteilung und die erforderlichen Arbeitsschutzunterlagen sind vorbereitet.
• Arbeitsmittel, Zugänge und dienstliche Kommunikationswege stehen bereit.

4. Abrechnung und laufende Pflichten organisieren

• Die erforderlichen Registrierungen und ZUS-Meldungen werden fristgerecht erledigt.
• Die Zuständigkeit für Lohnabrechnung, Beiträge und steuerliche Pflichten ist festgelegt.
• PPK-Pflichten, Fristen und mögliche Ausnahmen sind geprüft.
• Personalakten, Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung sind eingerichtet.
• Datenschutzinformationen, Zugriffsrechte und sichere Datenübermittlungen sind geregelt.

Der wichtigste Kontrollpunkt zum Schluss: Ist für jede Aufgabe klar, wer sie bis wann erledigt?

Über mich

Dr. Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. ist Rechtsanwältin PL mit Spezialisierung auf deutsch-polnische Wirtschaftsbeziehungen, grenzüberschreitendes Arbeitsrecht sowie Compliance-Risiken bei Geschäftstätigkeiten in Polen.

Sie berät insbesondere deutsche Unternehmen, die:

• Mitarbeiter in Polen beschäftigen,
• mit polnischen Subunternehmern zusammenarbeiten,
• grenzüberschreitende Dienstleistungen erbringen,
• oder rechtliche Risiken im Zusammenhang mit Arbeitsrecht, Sozialversicherung und Compliance minimieren möchten.

Ein besonderer Schwerpunkt ihrer Tätigkeit liegt in der Beratung deutscher Unternehmen bei:

• arbeitsrechtlichen Fragestellungen in Polen,
• Kündigungen und Restrukturierungen,
• Arbeitnehmerüberlassung und Outsourcing,
• Zusammenarbeit mit polnischen Subunternehmern,
• ZUS- und PIP-Kontrollen,
• Haftungs- und Compliance-Risiken im deutsch-polnischen Geschäftsumfeld,
• sowie deutsch-polnischen Gerichtsverfahren und grenzüberschreitenden Wirtschaftsstreitigkeiten.

Dank ihrer langjährigen Erfahrung im deutsch-polnischen Rechtsverkehr verbindet sie fundierte Kenntnisse des polnischen Arbeits- und Wirtschaftsrechts mit einem tiefen Verständnis der Erwartungen deutscher Unternehmen und internationaler Unternehmensstrukturen.

Dr. Katarzyna Styrna-Bartman begleitet Mandanten nicht nur rechtlich, sondern vor allem strategisch – mit Fokus auf Risikominimierung, rechtssichere Prozesse und praktische Lösungen für Unternehmen mit Aktivitäten in Polen.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt in der Zusammenarbeit mit deutschen Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberatern, die Mandanten bei geschäftlichen Aktivitäten in Polen begleiten. Die Kanzlei unterstützt deutsche Partnerkanzleien insbesondere bei grenzüberschreitenden arbeitsrechtlichen Fragestellungen, deutsch-polnischen Wirtschaftsstreitigkeiten sowie bei Compliance- und Haftungsrisiken im Zusammenhang mit dem polnischen Markt.

Die Zusammenarbeit erfolgt flexibel und praxisorientiert – sowohl im Hintergrund als lokale Unterstützung in Polen als auch im direkten Mandantenkontakt bei internationalen Projekten und Verfahren.

Ich unterstütze deutsche Unternehmen bei rechtlichen Risiken und Geschäftsaktivitäten in Polen.