Arbeitsvertrag in Polen kündigen: Was ausländische Arbeitgeber beachten müssen

Über die Autorinen: Dr. Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. - ist polnische Rechtsanwältin (radca prawny) und führt die BLU Kancelaria Prawna in Wrocław. Seit über 20 Jahren befasst sie sich mit deutsch-polnischen Rechtsfragen. Sie berät deutsche Unternehmen insbesondere im polnischen Arbeitsrecht, bei Geschäftstätigkeiten in Polen sowie bei der Durchsetzung von Ansprüchen vor polnischen Gerichten, Hanna Ursel - Rechtsreferendarin.

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in Polen wirft für ausländische Unternehmer häufig praktische Fragen auf. Muss die Kündigung begründet werden? Welche Kündigungsfrist gilt? Kann der Arbeitnehmer sofort freigestellt werden? Und reicht es aus, ihm die Kündigung per E-Mail zu schicken?

Dabei sollten Arbeitgeber beachten, dass sich die polnischen Vorschriften von den Regelungen ihres Heimatlandes unterscheiden können.

Wer beispielsweise die aus Deutschland bekannten Verfahren unverändert übernimmt, riskiert Fehler, die zu einem arbeitsgerichtlichen Verfahren und zusätzlichen Kosten führen können.

In diesem Artikel erläutern wir, auf welche Weise ein Arbeitsvertrag in Polen beendet werden kann und worauf ausländische Arbeitgeber besonders achten sollten.

Wie kann ein Arbeitsvertrag in Polen beendet werden?

Das polnische Arbeitsgesetzbuch (Kodeks pracy) sieht mehrere Möglichkeiten zur Beendigung eines Arbeitsvertrags vor:

• durch eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer;
• durch eine Kündigung unter Einhaltung der Kündigungsfrist;
• durch eine Beendigung ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist;
• durch Ablauf der vereinbarten Vertragsdauer.

Welche Möglichkeit im konkreten Fall geeignet ist, hängt insbesondere vom Anlass der Beendigung, der Vertragsart und einem möglichen besonderen Schutz des Arbeitnehmers ab.

Beendigung im gegenseitigen Einvernehmen: der Aufhebungsvertrag

Eine Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu beenden, ist der Abschluss eines Aufhebungsvertrags. Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren dabei, dass das Arbeitsverhältnis zu einem bestimmten Zeitpunkt endet.

Eine gesetzliche Kündigungsfrist muss in diesem Fall nicht eingehalten werden. Die Parteien können einen späteren Termin festlegen oder vereinbaren, dass das Arbeitsverhältnis bereits am Tag des Abschlusses der Vereinbarung endet.

In der Vereinbarung können insbesondere folgende Punkte geregelt werden:

• der Beendigungszeitpunkt;
• die Übergabe laufender Aufgaben;
• die Rückgabe von Firmeneigentum;
• die Inanspruchnahme und Abrechnung des verbleibenden Urlaubs;
• gegebenenfalls zusätzliche Leistungen im Zusammenhang mit der Beendigung.

Wichtig ist jedoch: Ein Aufhebungsvertrag setzt die Zustimmung beider Parteien voraus. Der Arbeitgeber kann diese Form der Beendigung nicht einseitig anordnen. Lehnt der Arbeitnehmer den Vorschlag ab, muss geprüft werden, ob und unter welchen Voraussetzungen eine Kündigung möglich ist.

Muss ein Aufhebungsvertrag schriftlich geschlossen werden?

Das polnische Arbeitsgesetzbuch schreibt für den Aufhebungsvertrag keine besondere Schriftform ausdrücklich vor. Aus Beweisgründen empfehlen wir jedoch, die Vereinbarung schriftlich abzuschließen.

Gerade bei einer grenzüberschreitenden Zusammenarbeit sollte eindeutig dokumentiert sein, welchem Inhalt der Arbeitnehmer zugestimmt hat und zu welchem Zeitpunkt das Arbeitsverhältnis endet.

Ordentliche Kündigung eines Arbeitsvertrags in Polen

Ein Arbeitsvertrag kann auch durch eine einseitige Erklärung des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers unter Einhaltung der Kündigungsfrist beendet werden.

Anders als beim Aufhebungsvertrag ist die Zustimmung der anderen Partei nicht erforderlich. Der Arbeitnehmer muss die Kündigung daher nicht „genehmigen“. Entscheidend ist, dass ihm die Erklärung ordnungsgemäß zugeht.

Kündigt der Arbeitgeber, sind zusätzliche Anforderungen zu beachten. Dazu gehören insbesondere die Begründung der Kündigung bei befristeten und unbefristeten Arbeitsverträgen, die Belehrung über die Möglichkeit einer gerichtlichen Anfechtung und gegebenenfalls die vorherige Konsultation der den Arbeitnehmer vertretenden Gewerkschaft.

Welche Kündigungsfristen gelten in Polen?

Die Kündigungsfrist hängt von der Vertragsart und bei befristeten sowie unbefristeten Arbeitsverträgen von der maßgeblichen Beschäftigungsdauer beim jeweiligen Arbeitgeber ab.

Probearbeitsvertrag

Bei einem Probearbeitsvertrag beträgt die Kündigungsfrist:

• 3 Arbeitstage, wenn die Probezeit höchstens 2 Wochen beträgt;
• 1 Woche, wenn die Probezeit länger als 2 Wochen, aber kürzer als 3 Monate ist;
• 2 Wochen, wenn die vereinbarte Probezeit 3 Monate beträgt.

Befristeter und unbefristeter Arbeitsvertrag

Für befristete und unbefristete Arbeitsverträge gelten grundsätzlich dieselben gesetzlichen Kündigungsfristen:

Bei der Ermittlung der Beschäftigungsdauer sollte nicht ausschließlich auf das Datum des aktuellen Arbeitsvertrags abgestellt werden. Auch frühere Beschäftigungszeiten beim selben Arbeitgeber können zu berücksichtigen sein.

Zu beachten sind außerdem die seit 2026 geltenden neuen Regelungen zur Anrechnung bestimmter früherer Tätigkeitszeiten. Bei privaten Arbeitgebern können seit dem 1. Mai 2026 unter den gesetzlichen Voraussetzungen beispielsweise auch entsprechend nachgewiesene Zeiten einer früheren Tätigkeit auf Grundlage eines zivilrechtlichen Vertrags oder einer selbstständigen Zusammenarbeit für denselben Arbeitgeber relevant sein.

Eine vorherige Zusammenarbeit auf B2B-Basis oder im Rahmen eines polnischen umowa zlecenia sollte daher bei der Berechnung der Kündigungsfrist nicht übersehen werden.

Muss der Arbeitgeber die Kündigung begründen?

Ja. Kündigt der Arbeitgeber einen befristeten oder unbefristeten Arbeitsvertrag, muss er den Kündigungsgrund angeben.

Der Grund muss tatsächlich vorliegen, konkret und für den Arbeitnehmer nachvollziehbar sein. Allgemeine Formulierungen, die dem Arbeitnehmer nicht erkennen lassen, weshalb sein Arbeitsverhältnis beendet werden soll, können unzureichend sein.

In Betracht kommen beispielsweise Gründe, die das Verhalten oder die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers betreffen, aber auch organisatorische Veränderungen aufseiten des Arbeitgebers.

Entscheidend ist jedoch immer der konkrete Sachverhalt. Die bloße Bezeichnung einer Maßnahme als „Umstrukturierung“ oder der allgemeine Hinweis auf „Unzufriedenheit“ ersetzt keine sorgfältige Prüfung und Formulierung des Kündigungsgrundes.

Für ausländische Arbeitgeber bedeutet dies: Die unternehmerische Entscheidung, die Zusammenarbeit zu beenden, und die rechtlich ausreichende Begründung einer Kündigung sind zwei gesondert zu prüfende Fragen.

Welche Form muss die Kündigung haben?

Die Kündigung muss schriftlich erklärt werden. Diese Anforderung kann grundsätzlich auch durch ein elektronisches Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur erfüllt werden.

Eine gewöhnliche E-Mail oder ein eingescanntes, unterschriebenes Schreiben erfüllt diese Formanforderung grundsätzlich nicht. Daraus folgt allerdings nicht automatisch, dass eine auf diese Weise erklärte Kündigung keinerlei Wirkung entfaltet. Vielmehr kann eine formfehlerhafte Kündigung zu einer gerichtlichen Anfechtung und entsprechenden Ansprüchen des Arbeitnehmers führen.

Gerade wenn sich die Geschäftsführung oder die Personalabteilung im Ausland befindet, sollten deshalb frühzeitig folgende Fragen geklärt werden:

• Wer ist zur Unterzeichnung der Kündigung berechtigt?
• In welcher Form wird die Erklärung abgegeben?
• Wie wird sie dem Arbeitnehmer zugestellt?
• Wie lässt sich der Zugang nachweisen?

Die Kündigung muss außerdem eine Belehrung über das Recht des Arbeitnehmers enthalten, sie vor dem Arbeitsgericht anzufechten.

Muss der Arbeitnehmer während der Kündigungsfrist weiterarbeiten?

Grundsätzlich besteht die Arbeitspflicht bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses fort.

Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer jedoch bis zum Ablauf der Kündigungsfrist ganz oder teilweise von der Pflicht zur Arbeitsleistung freistellen. Der Vergütungsanspruch bleibt während dieser Freistellung bestehen.

Eine solche Lösung kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn nach einer Übergabe keine weitere Tätigkeit mehr erforderlich ist oder der Zugang zu vertraulichen Unternehmensinformationen beschränkt werden soll.

Davon zu unterscheiden ist die Gewährung von Urlaub während der Kündigungsfrist. Urlaub und Freistellung sollten zeitlich und inhaltlich eindeutig geregelt werden, damit bei der abschließenden Abrechnung keine Unklarheiten entstehen.

Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf freie Tage zur Stellensuche?

Hat der Arbeitgeber gekündigt und beträgt die Kündigungsfrist mindestens zwei Wochen, kann der Arbeitnehmer eine bezahlte Freistellung zur Stellensuche beanspruchen.

Der Anspruch umfasst:

• 2 Arbeitstage bei einer zweiwöchigen oder einmonatigen Kündigungsfrist;
• 3 Arbeitstage bei einer dreimonatigen Kündigungsfrist, auch wenn diese nach den gesetzlichen Vorschriften auf einen Monat verkürzt wurde.

Diese Freistellung sollte bei der Planung der verbleibenden Arbeitszeit und der Aufgabenübergabe berücksichtigt werden.

Wann ist eine fristlose Beendigung zulässig?

Das polnische Recht erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen die Beendigung des Arbeitsvertrags ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist.

Dabei muss zwischen einer Beendigung aus Verschulden des Arbeitnehmers und einer Beendigung ohne dessen Verschulden unterschieden werden.

Fristlose Beendigung aus Verschulden des Arbeitnehmers

Die Voraussetzungen ergeben sich aus Art. 52 des polnischen Arbeitsgesetzbuchs. Eine solche Beendigung kommt insbesondere in Betracht bei:

• einer schwerwiegenden Verletzung grundlegender Arbeitnehmerpflichten;
• einer während des Arbeitsverhältnisses begangenen Straftat, die eine weitere Beschäftigung auf der betreffenden Position unmöglich macht, sofern die Straftat offensichtlich oder durch ein rechtskräftiges Urteil festgestellt ist;
• dem schuldhaften Verlust einer für die Tätigkeit erforderlichen Berechtigung.

Nicht jedes Fehlverhalten rechtfertigt eine fristlose Beendigung. Vor einer Entscheidung müssen insbesondere die Schwere des Verstoßes, das Verschulden des Arbeitnehmers und die vorhandenen Beweise geprüft werden.

Außerdem gilt eine kurze Frist: Die Beendigung darf grundsätzlich nicht später als einen Monat nach Kenntniserlangung des Arbeitgebers von dem maßgeblichen Umstand erfolgen.

Beendigung ohne Verschulden des Arbeitnehmers

Art. 53 des polnischen Arbeitsgesetzbuchs ermöglicht unter bestimmten Voraussetzungen eine Beendigung ohne Kündigungsfrist auch dann, wenn den Arbeitnehmer kein Verschulden trifft.

Dies kann insbesondere bei einer länger andauernden krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit relevant werden.

Eine längere Erkrankung allein berechtigt den Arbeitgeber jedoch nicht automatisch zur sofortigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Maßgeblich sind unter anderem die Beschäftigungsdauer und die gesetzlich geschützten Abwesenheitszeiträume. Auch die Rückkehr des Arbeitnehmers nach Wegfall des Abwesenheitsgrundes ist zu berücksichtigen.

Welche Formalitäten gelten?

Die Erklärung des Arbeitgebers muss schriftlich erfolgen, den Beendigungsgrund angeben und eine Belehrung über die gerichtliche Anfechtung enthalten.

Gegebenenfalls ist außerdem die den Arbeitnehmer vertretende Gewerkschaft zu konsultieren.

Wegen der erheblichen Folgen und des Streitpotenzials empfehlen wir, die Voraussetzungen vor der Abgabe einer solchen Erklärung sorgfältig zu prüfen und die maßgeblichen Umstände zu dokumentieren.

Wann endet ein befristeter Arbeitsvertrag automatisch?

Ein befristeter Arbeitsvertrag endet grundsätzlich mit Ablauf der vereinbarten Vertragsdauer. Entsprechendes gilt für einen Probearbeitsvertrag.

Eine zusätzliche Kündigung ist für die Beendigung zum vereinbarten Termin grundsätzlich nicht erforderlich.

Allerdings sollte geprüft werden, ob gesetzliche Sonderregelungen eingreifen, beispielsweise eine Verlängerung des Vertrags im Zusammenhang mit einer Schwangerschaft.

Auch beim regulären Ablauf der Vertragsdauer muss der Arbeitgeber die abschließende Abrechnung vornehmen und die erforderlichen Dokumente ausgeben.

Welche Arbeitnehmer genießen besonderen Kündigungsschutz?

Vor einer Kündigung sollte geprüft werden, ob der Arbeitnehmer einem besonderen gesetzlichen Schutz unterliegt.

Dies betrifft beispielsweise:

• bestimmte Situationen im Zusammenhang mit Schwangerschaft und Elternschaft;
• Arbeitnehmer in den gesetzlich geschützten Jahren vor Erreichen des Rentenalters;
• Urlaub und bestimmte andere gerechtfertigte Abwesenheiten;
• bestimmte gewerkschaftliche Funktionen.

Umfang und Wirkung des Schutzes unterscheiden sich je nach Fall und Beendigungsart. Deshalb muss geprüft werden, welche konkrete Maßnahme zulässig ist und ob gesetzliche Ausnahmen bestehen.

Muss der Arbeitgeber eine Abfindung zahlen?

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses führt in Polen nicht automatisch zu einem gesetzlichen Abfindungsanspruch.

Eine Abfindung kann jedoch insbesondere bei einer Beendigung aus Gründen erforderlich sein, die nicht den Arbeitnehmer betreffen. Dies ist nach den besonderen gesetzlichen Regelungen grundsätzlich bei Arbeitgebern mit mindestens 20 Arbeitnehmern zu prüfen.

Wichtig ist, dass diese Vorschriften nicht ausschließlich bei einer größeren Entlassungswelle relevant sind. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können sie auch bei der Beendigung eines einzelnen Arbeitsverhältnisses Anwendung finden.

Zusätzliche Ansprüche können sich außerdem aus einem Vertrag, betrieblichen Regelungen oder einer Vereinbarung über die Beendigung ergeben.

Was ist nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu erledigen?

Mit der Zustellung der Kündigung oder der Unterzeichnung eines Aufhebungsvertrags sind die Pflichten des Arbeitgebers noch nicht abgeschlossen.

Vergütung und Urlaub abrechnen

Der Arbeitgeber muss die noch offenen Vergütungsansprüche und sonstigen Leistungen prüfen und abrechnen.

Beim Urlaub ist festzustellen, ob dieser bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses genommen wird oder eine finanzielle Abgeltung erforderlich ist.

Die Bescheinigung über das Arbeitsverhältnis ausgeben

Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer grundsätzlich am Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses die gesetzliche Bescheinigung über das Arbeitsverhältnis, das sogenannte świadectwo pracy, ausgeben.

Ist dies aus objektiven Gründen nicht möglich, muss das Dokument grundsätzlich innerhalb der folgenden sieben Tage versandt oder auf andere Weise zugestellt werden. Für bestimmte Fälle einer unmittelbar anschließenden erneuten Beschäftigung gelten besondere Regeln.

Für deutsche Arbeitgeber ist dabei ein Unterschied wichtig: Das polnische świadectwo pracy entspricht keinem deutschen qualifizierten Arbeitszeugnis. Es dokumentiert gesetzlich vorgeschriebene Angaben zum Arbeitsverhältnis und enthält grundsätzlich keine Bewertung der Arbeitsleistung oder des Verhaltens.

Arbeitsvertrag in Polen beenden: rechtzeitig vorbereiten

Für ausländische Arbeitgeber kommt es bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in Polen auf mehrere Fragen gleichzeitig an: Welche Beendigungsart ist geeignet? Ist der Grund ausreichend dokumentiert? Welche Frist gilt? Und wie wird die Erklärung ordnungsgemäß zugestellt?

Diese Fragen sollten vor der Mitteilung an den Arbeitnehmer geklärt werden. Fehler bei der Vorbereitung lassen sich nachträglich häufig nur schwer korrigieren.

Unsere Kanzlei unterstützt ausländische Unternehmen bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen in Polen – von der Prüfung der rechtlichen Voraussetzungen über die Vorbereitung der Dokumente bis zur Begleitung des Verfahrens.

✅Checkliste: Beendigung eines Arbeitsvertrags in Polen

Vor der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses sollten Arbeitgeber folgende Punkte prüfen:

• Die geeignete Beendigungsart wurde festgelegt.
• Die maßgebliche Beschäftigungsdauer einschließlich anrechenbarer früherer Tätigkeitszeiten wurde geprüft.
• Die Kündigungsfrist und der Beendigungszeitpunkt wurden korrekt berechnet.
• Ein möglicher besonderer Kündigungsschutz wurde geprüft.
• Der erforderliche Kündigungs- oder Beendigungsgrund wurde geprüft und dokumentiert.
• Eine gegebenenfalls erforderliche Gewerkschaftskonsultation wurde eingeplant.
• Die Dokumente einschließlich der erforderlichen Rechtsbehelfsbelehrung wurden vorbereitet.
• Die Unterzeichnungsberechtigung, die Form und die Zustellung wurden geklärt.
• Urlaub, eine mögliche Freistellung und freie Tage zur Stellensuche wurden berücksichtigt.
• Offene Vergütungsansprüche und ein möglicher Abfindungsanspruch wurden geprüft.
• Die rechtzeitige Ausgabe des świadectwo pracy wurde organisiert.
• Die Aufgabenübergabe, die Rückgabe von Firmeneigentum und die Anpassung der Zugriffsrechte wurden vorbereitet.

Über mich

Dr. Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. ist Rechtsanwältin PL mit Spezialisierung auf deutsch-polnische Wirtschaftsbeziehungen, grenzüberschreitendes Arbeitsrecht sowie Compliance-Risiken bei Geschäftstätigkeiten in Polen.

Sie berät insbesondere deutsche Unternehmen, die:

• Mitarbeiter in Polen beschäftigen,
• mit polnischen Subunternehmern zusammenarbeiten,
• grenzüberschreitende Dienstleistungen erbringen,
• oder rechtliche Risiken im Zusammenhang mit Arbeitsrecht, Sozialversicherung und Compliance minimieren möchten.

Ein besonderer Schwerpunkt ihrer Tätigkeit liegt in der Beratung deutscher Unternehmen bei:

• arbeitsrechtlichen Fragestellungen in Polen,
• Kündigungen und Restrukturierungen,
• Arbeitnehmerüberlassung und Outsourcing,
• Zusammenarbeit mit polnischen Subunternehmern,
• ZUS- und PIP-Kontrollen,
• Haftungs- und Compliance-Risiken im deutsch-polnischen Geschäftsumfeld,
• sowie deutsch-polnischen Gerichtsverfahren und grenzüberschreitenden Wirtschaftsstreitigkeiten.

Dank ihrer langjährigen Erfahrung im deutsch-polnischen Rechtsverkehr verbindet sie fundierte Kenntnisse des polnischen Arbeits- und Wirtschaftsrechts mit einem tiefen Verständnis der Erwartungen deutscher Unternehmen und internationaler Unternehmensstrukturen.

Dr. Katarzyna Styrna-Bartman begleitet Mandanten nicht nur rechtlich, sondern vor allem strategisch – mit Fokus auf Risikominimierung, rechtssichere Prozesse und praktische Lösungen für Unternehmen mit Aktivitäten in Polen.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt in der Zusammenarbeit mit deutschen Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberatern, die Mandanten bei geschäftlichen Aktivitäten in Polen begleiten. Die Kanzlei unterstützt deutsche Partnerkanzleien insbesondere bei grenzüberschreitenden arbeitsrechtlichen Fragestellungen, deutsch-polnischen Wirtschaftsstreitigkeiten sowie bei Compliance- und Haftungsrisiken im Zusammenhang mit dem polnischen Markt.

Die Zusammenarbeit erfolgt flexibel und praxisorientiert – sowohl im Hintergrund als lokale Unterstützung in Polen als auch im direkten Mandantenkontakt bei internationalen Projekten und Verfahren.

Ich unterstütze deutsche Unternehmen bei rechtlichen Risiken und Geschäftsaktivitäten in Polen.