Arbeitnehmer in Polen beschäftigen: Was deutsche Arbeitgeber vor der Einstellung klären sollten
Über die Autorinen: Dr. Katarzyna Styrna-Bartman, LL.M. - ist polnische Rechtsanwältin (radca prawny) und führt die BLU Kancelaria Prawna in Wrocław. Seit über 20 Jahren befasst sie sich mit deutsch-polnischen Rechtsfragen. Sie berät deutsche Unternehmen insbesondere im polnischen Arbeitsrecht, bei Geschäftstätigkeiten in Polen sowie bei der Durchsetzung von Ansprüchen vor polnischen Gerichten, Hanna Ursel - Rechtsreferendarin.
Inhaltsverzeichnis:
- Welches Arbeitsrecht gilt?
- In welchem Staat ist der Arbeitnehmer sozialversichert?
- Wer rechnet die Einkommensteuer ab?
- Welche Formalitäten folgen aus dieser Prüfung?
- Fazit
- Checkliste
Ein deutsches Unternehmen kann einen Arbeitnehmer in Polen beschäftigen, ohne allein zu diesem Zweck eine polnische Gesellschaft zu gründen. Auch eine Gehaltszahlung aus Deutschland steht einer solchen Beschäftigung nicht entgegen.
Die eigentliche Frage lautet jedoch nicht, ob die Beschäftigung möglich ist, sondern wie sie rechtlich und organisatorisch gestaltet werden muss. Wer einen Mitarbeiter einstellt, der dauerhaft in Polen lebt und dort arbeitet, sollte vor Vertragsabschluss insbesondere drei Bereiche prüfen: das anwendbare Arbeitsrecht, die Sozialversicherung und die steuerlichen Folgen. Erst danach lässt sich zuverlässig festlegen, welche Registrierungen und laufenden Abrechnungen erforderlich sind.
Welches Arbeitsrecht gilt?
Der Sitz des Arbeitgebers entscheidet nicht allein darüber, welches Recht auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden ist. Arbeitet der Arbeitnehmer gewöhnlich in Polen, muss der Arbeitsvertrag unter Berücksichtigung der dort geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften vorbereitet werden. Auch eine vertragliche Wahl deutschen Rechts beseitigt nicht den Schutz durch die zwingenden Vorschriften des Rechts, das ohne diese Rechtswahl anwendbar wäre.
Für den Arbeitgeber betrifft das unter anderem die Gestaltung des Vertrags, Arbeitszeit und Urlaub, die Führung der Personalunterlagen sowie Pflichten vor der Aufnahme der Arbeit. Der Vertrag sollte zudem so vorbereitet werden, dass der Arbeitnehmer seine Beschäftigungsbedingungen versteht. Welche Sprachfassung und Dokumentation im konkreten Fall erforderlich sind, sollte vor der Unterzeichnung geklärt werden.
Vor der Zulassung zur Arbeit sind außerdem die Anforderungen an arbeitsmedizinische Untersuchungen und die Unterweisung im Arbeitsschutz zu beachten. Diese Punkte lassen sich nicht erst im Zuge der ersten Gehaltsabrechnung nachholen.
In welchem Staat ist der Arbeitnehmer sozialversichert?
Wenn die Arbeit ausschließlich in Polen ausgeübt wird, ist grundsätzlich das polnische Sozialversicherungsrecht maßgeblich. Bei Tätigkeiten in mehreren Staaten, einer Entsendung oder anderen besonderen Konstellationen muss die Zuordnung gesondert geprüft werden.
Ist Polen der zuständige Staat, entstehen Melde- und Beitragspflichten gegenüber der polnischen Sozialversicherungsanstalt ZUS. Ein deutscher Arbeitgeber ohne Niederlassung in Polen kann sich dort als ausländischer Beitragszahler registrieren. Unter bestimmten Voraussetzungen kann auch vereinbart werden, dass der Arbeitnehmer einzelne Pflichten zur Beitragszahlung im Namen des Arbeitgebers übernimmt. Die grundlegende Verantwortung des Arbeitgebers entfällt dadurch nicht.
Für die praktische Abwicklung müssen die erforderlichen Identifikationsdaten, Registrierungsunterlagen und Meldungen vorbereitet werden. Dazu kann auch die Vergabe einer polnischen Steueridentifikationsnummer, der NIP, gehören.
Wer rechnet die Einkommensteuer ab?
Hier ist besondere Vorsicht geboten. Aus dem Umstand, dass ein Arbeitnehmer in Polen arbeitet und sein Gehalt aus Deutschland erhält, folgt noch nicht, dass der deutsche Arbeitgeber polnische Einkommensteuervorauszahlungen einbehalten und nach Jahresende eine PIT-11-Information ausstellen muss.
Zunächst sind insbesondere die steuerliche Ansässigkeit des Arbeitnehmers, der Ort der tatsächlichen Arbeitsausübung und die steuerliche Präsenz des Arbeitgebers in Polen zu prüfen.
Die Frage, ob die Tätigkeit des Mitarbeiters eine steuerliche Betriebsstätte des deutschen Unternehmens in Polen begründen kann, verdient eine eigenständige Prüfung. Sie lässt sich weder aus dem Wohnort des Arbeitnehmers noch aus der Bezeichnung seines Arbeitsplatzes allein beantworten. Seine Aufgaben, Befugnisse und die tatsächliche Organisation der Tätigkeit sind dabei von Bedeutung.
Welche Formalitäten folgen aus dieser Prüfung?
Stehen die arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Grundlagen fest, kann die Beschäftigung praktisch vorbereitet werden. Je nach Ergebnis gehören dazu insbesondere:
- die Vorbereitung des Arbeitsvertrags und der weiteren Beschäftigungsunterlagen;
- die erforderlichen Registrierungen und Meldungen in Polen;
- die arbeitsmedizinische Untersuchung und die Unterweisung im Arbeitsschutz vor Arbeitsbeginn;
- die Organisation der Lohnabrechnung und der laufenden Sozialversicherungsmeldungen;
- die Festlegung, wer etwaige steuerliche Vorauszahlungen berechnet und entrichtet.
Die laufende Abrechnung kann mit Unterstützung eines polnischen Lohnbüros oder Steuerberaters organisiert werden. Wichtig ist jedoch, dass dessen Aufgaben auf einer zuvor geprüften rechtlichen Einordnung beruhen.
Fazit
Die Beschäftigung eines Arbeitnehmers in Polen durch ein deutsches Unternehmen ist auch ohne Gründung einer polnischen Gesellschaft möglich.
Wer vor der Einstellung klärt, welches Arbeits- und Sozialversicherungsrecht gilt, wie das Gehalt steuerlich zu behandeln ist und welche Aufgaben der Mitarbeiter tatsächlich in Polen übernehmen wird, kann die anschließenden Registrierungen und Abrechnungen passend organisieren.
✅Checkliste: Vom Entschluss bis zum ersten Arbeitstag
1. Beschäftigungsmodell festlegen
- Wo wird der Arbeitnehmer tatsächlich arbeiten: ausschließlich in Polen oder auch in Deutschland und anderen Staaten?
- Welche Aufgaben und Entscheidungsbefugnisse wird er haben?
- Wird er von zu Hause, bei Kunden oder an einem vom Unternehmen bereitgestellten Arbeitsplatz tätig sein?
Rolle der Kanzlei: Wir prüfen das geplante Beschäftigungsmodell und weisen frühzeitig auf arbeitsrechtliche Pflichten sowie mögliche Risiken einer steuerlichen Betriebsstätte in Polen hin.
2. Arbeitsrecht und Sozialversicherung prüfen
- Welche zwingenden polnischen arbeitsrechtlichen Vorschriften sind zu beachten?
- Welches Sozialversicherungsrecht ist auf die Tätigkeit anzuwenden?
- Wer übernimmt die Meldungen und die laufende Zahlung der Beiträge?
Rolle der Kanzlei: Wir ordnen die grenzüberschreitende Tätigkeit rechtlich ein und legen mit dem Unternehmen fest, welche Pflichten in Polen erfüllt werden müssen.
3. Steuerliche Abrechnung klären
- Wo ist der Arbeitnehmer steuerlich ansässig?
- Wo wird die Arbeit tatsächlich ausgeübt?
- Muss der Arbeitgeber in Polen Einkommensteuervorauszahlungen einbehalten, oder rechnet der Arbeitnehmer diese selbst ab?
Rolle der Kanzlei: Wir identifizieren die rechtlichen Fragen und koordinieren die Prüfung der steuerlichen Folgen mit einem polnischen beziehungsweise deutsch-polnischen Steuerberater. So steht das Abrechnungsmodell fest, bevor die erste Gehaltszahlung erfolgt.
4. Beschäftigung vorbereiten
- Arbeitsvertrag und erforderliche Unterlagen erstellen;
- notwendige Registrierungen und Meldungen veranlassen;
- arbeitsmedizinische Untersuchung und Unterweisung im Arbeitsschutz vor Arbeitsbeginn organisieren;
- Lohnabrechnung und Zuständigkeiten für die laufenden Pflichten festlegen.
Rolle der Kanzlei: Wir bereiten die arbeitsrechtlichen Dokumente vor, begleiten die Umsetzung und stimmen die einzelnen Schritte mit der Lohnbuchhaltung und der Steuerberatung ab.
5. Vor dem ersten Arbeitstag kontrollieren
Sind der Vertrag, die erforderlichen Untersuchungen und Unterweisungen sowie die Zuständigkeiten für Meldungen und Abrechnungen geklärt? Erst dann sollte der Arbeitnehmer seine Tätigkeit aufnehmen.
Kurz gesagt: Eine polnische Gesellschaft ist für die Beschäftigung eines Mitarbeiters in Polen nicht automatisch erforderlich. Entscheidend ist, das konkrete Arbeitsmodell zuerst rechtlich und steuerlich einzuordnen und anschließend die dazu passenden Formalitäten umzusetzen.
Über mich
Dr. Katarzyna Styrna-Bartman LL.M. ist Rechtsanwältin PL mit Spezialisierung auf deutsch-polnische Wirtschaftsbeziehungen, grenzüberschreitendes Arbeitsrecht sowie Compliance-Risiken bei Geschäftstätigkeiten in Polen.
Sie berät insbesondere deutsche Unternehmen, die:
- Mitarbeiter in Polen beschäftigen,
- mit polnischen Subunternehmern zusammenarbeiten,
- grenzüberschreitende Dienstleistungen erbringen,
- oder rechtliche Risiken im Zusammenhang mit Arbeitsrecht, Sozialversicherung und Compliance minimieren möchten.
Ein besonderer Schwerpunkt ihrer Tätigkeit liegt in der Beratung deutscher Unternehmen bei:
- arbeitsrechtlichen Fragestellungen in Polen,
- Kündigungen und Restrukturierungen,
- Arbeitnehmerüberlassung und Outsourcing,
- Zusammenarbeit mit polnischen Subunternehmern,
- ZUS- und PIP-Kontrollen,
- Haftungs- und Compliance-Risiken im deutsch-polnischen Geschäftsumfeld,
- sowie deutsch-polnischen Gerichtsverfahren und grenzüberschreitenden Wirtschaftsstreitigkeiten.
Dank ihrer langjährigen Erfahrung im deutsch-polnischen Rechtsverkehr verbindet sie fundierte Kenntnisse des polnischen Arbeits- und Wirtschaftsrechts mit einem tiefen Verständnis der Erwartungen deutscher Unternehmen und internationaler Unternehmensstrukturen.
Dr. Katarzyna Styrna-Bartman begleitet Mandanten nicht nur rechtlich, sondern vor allem strategisch – mit Fokus auf Risikominimierung, rechtssichere Prozesse und praktische Lösungen für Unternehmen mit Aktivitäten in Polen.
Ein weiterer Schwerpunkt liegt in der Zusammenarbeit mit deutschen Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberatern, die Mandanten bei geschäftlichen Aktivitäten in Polen begleiten. Die Kanzlei unterstützt deutsche Partnerkanzleien insbesondere bei grenzüberschreitenden arbeitsrechtlichen Fragestellungen, deutsch-polnischen Wirtschaftsstreitigkeiten sowie bei Compliance- und Haftungsrisiken im Zusammenhang mit dem polnischen Markt.
Die Zusammenarbeit erfolgt flexibel und praxisorientiert – sowohl im Hintergrund als lokale Unterstützung in Polen als auch im direkten Mandantenkontakt bei internationalen Projekten und Verfahren.
Ich unterstütze deutsche Unternehmen bei rechtlichen Risiken und Geschäftsaktivitäten in Polen.
