Czym jest zaświadczenie A1?

Zaświadczenie A1 wystawione przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych to dokument potwierdzający, że pracownik, zleceniobiorca, osoba prowadząca działalność gospodarczą, podlega pod polski system ubezpieczeń społecznych w związku ze świadczeniem pracy na terytorium innego państwa Unii Europejskiej.

W niniejszym artykule odpowiemy na pytania, które najczęściej nurtują naszych czytelników, a które dotyczą właśnie problematyki zaświadczeń A1.

Czy pracując za granicą zawsze wymagane jest zaświadczenie A1, nawet jeżeli pracownik wyjeżdża w podróż służbową?

Bez względu na czas pracy za granicą, tj. czy praca trwa jeden dzień, czy kilka tygodni, pracownik powinien posiadać zaświadczenie A1 wystawione przez właściwą jednostkę ZUS. O ile w przypadku dłuższych wyjazdów, posiadanie zaświadczenia A1 nie budzi większych wątpliwości, to w przypadku krótkich – kilkudniowych pobytów za granicą, nie można zapominać, że zaświadczenie A1 jest warunkiem otrzymania karty EKUZ wydawanej w związku z wykonywaniem pracy za granicą.

W razie wypadku, czy też choroby pracownika podczas choćby krótkiej wizyty zagranicznej, to właśnie kart EKUZ wydana na podstawie zaświadczenia A1, będzie gwarantować pracownikowi prawo do uzyskania świadczeń medycznych za granicą.

Choćby z tego powodu warto zadbać o uzyskanie zaświadczenia A1 nawet w przypadku krótkiego wyjazdu.

Kary za brak zaświadczenia A1

Warto pamiętać, że zaświadczenie A1 jest podstawowym dokumentem w dokumentacji każdego pracodawcy delegującego swoich pracowników za granicę, gdyż poświadcza, że pracownik pracujący za granicą, nadal podlega pod system ubezpieczeń społecznych w Polsce. Konsekwencją powyższego, jest podleganie przez pracownika pod ochronę zdrowotną gwarantowaną przez NFZ, jeżeli pracownik zachorował lub uległ wypadkowi za granicą.

Jeżeli pracodawca nie wystąpi o zaświadczenie A1, to scenariusze takiego zdarzenia mogą być różne.

Z perspektywy prawa i obowiązującego unijnego Rozporządzenia 883/2004 – jeżeli pracodawca nie wystąpi o zaświadczenie A1 w Polsce, a pracownik wyjechał do pracy w Niemczech, pracodawca powinien zgłosić tego pracownika do systemu ubezpieczeń społecznych w Niemczech. Zgodnie bowiem z podstawową zasadą europejskiego prawa ubezpieczeń społecznych (art. 11 rozp. 883/2004) – pracownik podlega pod system ubezpieczeń społecznych tego państwa, na terytorium którego wykonuje pracę. Jeżeli pracodawca zaniecha tego obowiązku, narusza w ten sposób niemieckie prawo - § 28a Sozialgesetzbuch (SGB IV), a więc dopuszcza się czynu zabronionego na terytorium Niemiec.

Obowiązek zgłoszenia pracownika w Niemczech – Sofortmeldung

Niemieckie prawo przewiduje tzw. Sofortmeldung np. dla branży budowlanej, co oznacza, że pracownik powinien być zgłoszony do ubezpieczeń społecznych w Niemczech najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy.

Kary za brak A1 i zaniechanie zgłoszenia do niemieckiego ubezpieczenia

Jeżeli pracodawca zaniecha tego obowiązku (bez względu na przyczynę), może liczyć się z karą finansową do 25 000 euro (§ 111 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 4 SGB IV). Prawo niemieckie przewiduje także dalej idące konsekwencje w przypadku popełnienia przez pracodawcę przestępstwa wstrzymania i defraudacji składek na ubezpieczenie społeczne (§ 266a StGB). W takim przypadku czyn zagrożony jest karą pozbawienia wolności do lat 10 lub karą finansową.

Warto dodać, że są także branże, w których pracodawca może zgłosić pracowników do ubezpieczenia w późniejszym czasie, jednak maksymalnie do 6 tygodni od daty podjęcia pracy.

Praca na czarno/Schwarzarbeit

Jeżeli pracodawca nie wystąpił o zaświadczenie A1, delegując pracownika np. do Niemiec, i nie zgłosił go w niemieckim Rentenversicherung (niemiecki odpowiednik ZUS), wówczas w razie kontroli przez Zollamt, niemiecka instytucja z dużym prawdopodobieństwem uzna, że w tym konkretnym przypadku wystąpił przypadek tzw. pracy na czarno (Schwarzarbeit). Tłumaczenia pracodawcy, że pracownicy nie są zatrudnieni na czarno, lecz posiadają ważne umowy i w Polsce odprowadzane są składki oraz zaliczki na podatek, nie będą miały większego znaczenia, gdyż wobec braku zaświadczeń A1, pracownicy powinni podlegać pod system niemieckiego ubezpieczenia społecznego (kwestia podatkowa jest tutaj odrębnym zagadnieniem),

Jeżeli pracodawca nie wystąpił o zaświadczenie A1, delegując pracownika np. do Niemiec, wówczas może podjąć próbę uzyskania zaświadczenia A1 wstecznie, ale powyższe będzie wymagać spełnienia przesłanek wydania zaświadczenia A1 (co zwłaszcza w przypadku delegowania z art. 13 ust. 1 rozp. 883/2004 nie zawsze jest możliwe z datą wsteczną).

Jak otrzymać zaświadczenie A1?

Od 1 kwietnia 2022 r. wnioski o zaświadczenia A1 składa się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w formie dokumentów elektronicznych za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.

Do wniosku o zaświadczenie A1 należy dołączyć wymagane dokumenty. Będą nimi w zależności od podstawy prawnej zaświadczenia A1 np. umowa z pracownikiem (ze zleceniobiorcą), aneks wyjazdowy, harmonogram czasu pracy.

Zaświadczenie A1 dla przedsiębiorcy

W tym miejscu warto powtórzyć, iż nie tylko pracownik pracujący za granicą powinien mieć zaświadczenie A1, ale także przedsiębiorca wykonujący usługi na terytorium innych państwa Unii Europejskiej. Temu tematowi poświęcimy jednak więcej uwagi w odrębnym wpisie.

W razie zainteresowania powyższą tematyką, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią lub udziału w szkoleniach organizowanych przez naszą Kancelarię.

Więcej informacji na temat aktualnych szkoleń znajdziecie Państwo w zakładce „Szkolenia”.

dr Katarzyna Styrna – Bartman LL.M., radca prawny. Wszystkie prawa zastrzeżone.

O nas

Kancelaria Prawna BLU z Wrocławia od wielu lat wspiera krajowych przedsiębiorców w procesie delegowania pracowników w ramach Unii Europejskiej. Stworzyliśmy zespół polskich i niemieckich radców prawnych, adwokatów i doradców podatkowych, który skutecznie wspiera naszych Klientów w zagadnieniach prawnych i podatkowych, które powstają w związku z delegowaniem i działalnością za granicą, w szczególności w Niemczech. W naszej codziennej pracy opieramy się przede wszystkim na wieloletnim doświadczeniu i praktycznym wykorzystaniu instytucji prawa delegowania, niemieckiego prawa podatkowego, procedurach kontrolnych krajowych i zagranicznych. Wspieramy naszych Klientów w opiniowaniu umów z niemieckimi kontrahentami, pomagamy w sporach przedsądowych i sądowych w Niemczech oraz doradzamy w postępowaniach kontrolnych Zollamt, czy Finanzamt.

Skontaktuj się z nami pod adresem