Potrzebujesz pomocy prawnej skontaktuj się z nami na biuro@blulegal.com
| Branża budowlana

Obowiązki dokumentacyjne i zgłoszeniowe dla polskich pracodawców w prawie niemieckim

Polski pracodawca delegujący pracowników do pracy na terytorium Niemiec powinien nie tylko płacić płacę minimalną (12,00 euro w roku 2023) za godzinę pracy, lecz również stosować się do obowiązków zgłoszeniowych i dokumentacyjnych, które przewiduje niemieckie prawo.

Zagraniczni pracodawcy (im poświęcony jest niniejszy artykuł) delegujący swoich pracowników do pracy na terytorium Niemiec, powinni wykonywać obowiązki, które można podzielić na trzy podstawowe grupy:

  • obowiązki związane ze zgłaszaniem  faktu wykonywania pracy przez ich pracowników na terytorium Niemiec,
  • obowiązki związane z prowadzeniem ewidencji czasu pracy pracowników zatrudnionych w Niemczech,
  • obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej na terytorium Niemiec.

Obowiązki zgłoszeniowe

Wbrew powszechnemu przekonaniu obowiązki zgłoszeniowe pracowników wykonujących pracę na terytorium Niemiec określone są nie tylko w ustawie o płacy minimalnej, lecz również w ustawie o delegowaniu pracowników (AEntG).

Obowiązki zgłoszeniowe obowiązują dla branż określonych w § 2a ustawy o przeciwdziałaniu pracy na czarno (SchwarzArbG):

  • działalności budowlanej (im Baugewerbe),
  • działalności gastronomicznej polegającej na prowadzeniu gospody i zapewnianiu noclegów (im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe),
  • transportu osób (im Personenbeförderungsgewerbe),
  • spedycji, transportu oraz związanych ze spedycją i transportem usług logistycznych (im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe),
  • działalności cyrkowej, jarmarcznej, (im Schaustellergewerbe),
  • gospodarki leśnej (bei Unternehmen der Forstwirtschaft),
  • sprzątania budynków (im Gebäudereinigungsgewerbe),
  • urządzania wystaw (bei Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen),
  • przetwórstwa mięsnego (in der Fleischwirtschaft).

Obowiązki zgłoszeniowe obowiązują także dla branż objętych ustawą o delegowaniu pracowników (AEntG), tj. dla branż:

  • branża budowlana wykonywana jako działalność główna lub poboczna w rozumieniu rozporządzenia o przedsiębiorstwach budowlanych, nie wyłączając usług montażowych na budowach znajdujących się poza siedzibą zakładu,
  • sprzątanie budynków,
  • usługi pocztowe,
  • usługi związane z zapewnieniem bezpieczeństwa,
  • prace górnicze,
  • usługi pralnicze,
  • gospodarka odpadami, w tym również sprzątanie ulic oraz firmy odśnieżające,
  • usługi szkoleniowe zgodnie z Drugą lub Trzecią Księgą Ustawy Socjalnej,
  • przetwórstwo mięsa,
  • usługi fryzjerskie,
  • branża rolna i leśna,
  • usługi z zakresu sprawowania opieki,
  • usługi w branży tekstylnej i odzieżowej.

Dokumentacja w języku niemieckim i na terytorium Niemiec

Pracodawca mający siedzibę poza terytorium Niemiec powinien prowadzić dokumentację w języku niemieckim i przechowywać w Niemczech na wypadek kontroli. Pracodawca zobowiązany jest przechowywać takie dokumenty jak:

  • umowę o pracę,
  • dokumenty potwierdzające czas pracy,
  • rozliczenia wynagrodzenia,
  • dowody zapłaty wynagrodzenia.

Niemieckie Ministerstwo Finansów umożliwiło pracodawcom mającym siedzibę poza terytorium Polski przechowywanie dokumentacji poza terytorium Niemiec, jeżeli złożą pisemne zapewnienie, że przedłożą niniejsze dokumenty na żądanie administracji niemieckiej w języku niemieckim (§ 2 ust. 1 nr 3 MiLoMeldV).

Obowiązek ewidencjonowania i dokumentowania czasu pracy

Ustawa o płacy minimalnej wprowadza obowiązek ewidencjonowania i dokumentowania czasu pracy dla pracodawców zatrudniających pracowników w wielu branżach określonych w § 17 ust. 1 ustawy o płacy minimalnej. W tym zakresie szczegółowe regulacje zostały zawarte w rozporządzeniu o obowiązkach dokumentacyjnych, tzw. Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung oraz rozporządzeniu o obowiązkach ewidencyjnych, tzw. Mindestlohnaufzeichnungverordnung (BGBl. I z dnia 4 grudnia 2014r., wydanie 55).

Wymogi co do formy prowadzenia ewidencji czasu pracy

Ustawa o płacy minimalnej nie ustanawia żadnych szczególnych wymagań w zakresie dotyczącym formy prowadzenia ewidencji czasu pracy, co oznacza, że może może być ona sporządzona także odręcznie przez pracownika. Ostatecznie jednak pracodawca odpowiada za rzetelność i poprawność ewidencji.

W ewidencji należy wykazać początek, koniec i dzienny czas pracy bez konieczności wykazywania czasu trwania na przykład poszczególnych przerw. W odniesieniu do pracowników wykonujących wyłącznie pracę mobilną wystarczy wykazać jedynie dzienny czas pracy bez konieczności wykazywania początku i końca dnia pracy.

Ewidencje należy przechowywać przez okres co najmniej dwóch lat i okazać w razie kontroli ze strony niemieckiego urzędu celnego.

Każdy pracodawca zatrudniający pracowników w Niemczech zobowiązany jest udokumentować czas pracy pracownika najpóźniej przed upływem siódmego dnia kalendarzowego liczonego od dnia, którego udokumentowanie czasu pracy dotyczy, czyli w terminie tygodnia od wykonania pracy.

© dr Katarzyna Styrna – Bartman, Wszystkie prawa zastrzeżone.

Katarzyna Styrna-Bartman

Napisz do nas
Potrzebujesz pomocy prawnej skontaktuj się z nami na biuro@blulegal.com

    Napisz do nas

      Zapisz się do newslettera

      Zapraszamy do zapisu